Cách giữ tài liệu luôn cập nhật khi giao diện người dùng thay đổi
Quy trình cập nhật theo từng bản phát hành cho các bài viết hướng dẫn, ảnh chụp màn hình và video hướng dẫn: danh mục màn hình, bốn cấp độ thay đổi, người chịu trách nhiệm, thời hạn và những gì bạn có thể tự động hóa.
Roozbeh Firoozmand22 phút đọc
Cập nhật ngày 3 tháng 11 năm 2026
Để giữ tài liệu luôn cập nhật, hãy gắn nó với các bản phát hành thay vì đợi đợt dọn dẹp hàng năm. Gắn thẻ mọi bài viết và video hướng dẫn với các màn hình mà chúng hiển thị, đối chiếu từng bản phát hành với danh sách đó, phân loại những thay đổi thành bốn cấp độ, sửa nhãn tại chỗ và chỉ quay lại những luồng đã thay đổi. Sau đó, chỉ định người chịu trách nhiệm, đặt thời hạn cho từng cấp độ và đo lường xem bao nhiêu phần trong trung tâm trợ giúp của bạn đã được kiểm tra kể từ bản phát hành gần nhất.
Hướng dẫn này dành cho các nhóm hỗ trợ và giáo dục khách hàng có sản phẩm thay đổi sau mỗi vài tuần. Nó bao gồm cả bài viết, ảnh chụp màn hình và video hướng dẫn, vì một bản phát hành có thể làm hỏng cả ba thứ cùng lúc. Quy trình tương tự sẽ giữ cho cơ sở kiến thức luôn cập nhật, bất kể công cụ nào lưu trữ nó.
Tại sao tài liệu lỗi thời lại tích tụ nhanh chóng như vậy?
Nội dung trợ giúp mô tả một giao diện, và giao diện đó thay đổi sau mỗi sprint. Ba điều khiến tình trạng này tồi tệ hơn:
- Không ai biết về thay đổi kịp thời. Ghi chú phát hành ghi "Cải thiện điều hướng cài đặt"; bài viết vẫn ghi "mở menu trên cùng".
- Việc cập nhật chậm hơn bản phát hành. Nếu sửa một video đồng nghĩa với việc tìm người tạo ban đầu, quay lại, chỉnh sửa lại và nhúng lại, thì việc đó sẽ không bao giờ xảy ra.
- Các bản sao nhân lên. Một video nằm trong bài viết trợ giúp, email giới thiệu, khóa học LMS và ba bản dịch. Mỗi nơi lại là một chỗ để nội dung trở nên cũ kỹ.
Đây là một vấn đề có thể đo lường được. Khi Tella kiểm tra trung tâm trợ giúp của chính mình vào tháng 10 năm 2026, 32 trong số 76 video bài viết trợ giúp (42%) đã lỗi thời (một cuộc kiểm tra của nhà cung cấp đối với nội dung của chính họ). Và độc giả nhận ra điều đó: trong khảo sát của Gartner với 5.728 khách hàng, chỉ 14% các vấn đề dịch vụ được giải quyết hoàn toàn qua tự phục vụ, và lý do phổ biến nhất gây thất bại (43%) là không tìm thấy nội dung liên quan đến vấn đề. Các bài viết lỗi thời làm tăng thêm vấn đề đó: nội dung không còn khớp với màn hình cũng tệ như việc thiếu nội dung vậy.
Chi phí đổ dồn lên bộ phận hỗ trợ, vì khách hàng luôn thử tìm trong tài liệu trước. Harvard Business Review báo cáo vào năm 2017 rằng 81% khách hàng cố gắng tự giải quyết vấn đề trước khi liên hệ với đại diện. Một bước hướng dẫn lỗi thời thường trở thành một phiếu yêu cầu hỗ trợ. Xem thêm các số liệu khác trong thống kê tự phục vụ khách hàng của chúng tôi.
Những điều cơ bản nào giúp giữ tài liệu luôn cập nhật?
Dù bạn sử dụng công cụ nào, bốn thói quen sau đây sẽ thực hiện phần lớn công việc:
- Một nguồn sự thật duy nhất. Mỗi câu trả lời nằm trong một bài viết. Các trang khác liên kết đến đó thay vì lặp lại, vì vậy một thay đổi chỉ cần một lần chỉnh sửa.
- Tài liệu nằm trong định nghĩa hoàn thành (Definition of Done). Một tính năng chưa hoàn tất cho đến khi nội dung trợ giúp của nó được cập nhật. Thêm dòng tài liệu vào danh sách kiểm tra pull-request hoặc bản phát hành, và chỉ định người kiểm tra nó.
- Ngày xem xét trên mỗi trang. Hầu hết các công cụ trung tâm trợ giúp đều có thể hiển thị ngày cập nhật cuối cùng của trang; hãy thêm ngày xem xét theo mức độ rủi ro (các trang thanh toán và thiết lập hàng quý, các cài đặt ít dùng hàng năm) và gắn cờ các trang đã quá hạn.
- Lưu trữ có mục đích. Khi một tính năng bị loại bỏ, hãy lưu trữ trang của nó và chuyển hướng URL thay vì để nó tồn tại và hiển thị sai thông tin.
Phần còn lại của hướng dẫn này là quy trình cập nhật theo từng bản phát hành dựa trên những thói quen đó.
Làm thế nào để tìm ra những bài viết và video nào đã bị lỗi thời sau bản phát hành?
Danh sách tiêu đề bài viết sẽ không cho bạn biết bản phát hành đã làm hỏng những gì. Danh sách màn hình thì có. Hãy xây dựng một hàng kiểm kê cho mỗi bài viết hoặc video và gắn thẻ nó với mọi màn hình, trang hoặc thành phần mà nó hiển thị, sử dụng tên mà nhóm sản phẩm của bạn dùng trong các phiếu yêu cầu và ghi chú phát hành ("Cài đặt thanh toán", "Modal mời", "Điều hướng trái").
| Cột | Tại sao nó quan trọng vào ngày phát hành |
|---|---|
| Màn hình hiển thị | Khóa kết nối giữa ghi chú phát hành và nội dung |
| Nhãn giao diện trong văn bản hoặc lời dẫn | Một nút bị đổi tên sẽ làm hỏng nội dung ngay cả khi bố cục không thay đổi |
| Nơi lưu trữ | Liên kết lưu trữ, nhúng, MP4 tải xuống, LMS, chuỗi email, widget trong ứng dụng |
| Bài viết hoặc video đi kèm | Một nửa còn lại cần thay đổi cùng với nó |
| Ngôn ngữ | Mỗi bản dịch là một bản sao cần làm mới |
| Cách ghi lại | Trình ghi màn hình máy tính, hướng dẫn ghi AI, tải lên, ảnh chụp thủ công |
| Người chịu trách nhiệm và ngày xác minh cuối cùng | Ai kiểm tra và lần cuối nó khớp với sản phẩm thực tế là khi nào |
Vào ngày phát hành, hãy đối chiếu ghi chú phát hành (hoặc các pull request đã hợp nhất được gắn nhãn dành cho người dùng) với cột "Màn hình hiển thị". Sau đó, thêm hai tín hiệu giá rẻ mà ghi chú phát hành bỏ lỡ:
- Tìm kiếm trong trung tâm trợ giúp của bạn cho mọi nhãn đã đổi tên. Nếu "Workspace" trở thành "Team", hãy tìm kiếm "Workspace" trong các bài viết và kịch bản video.
- Theo dõi các phiếu yêu cầu trong 14 ngày sau khi phát hành. Các cụm từ như "video hiển thị", "tôi không tìm thấy nút" hoặc "bài viết nói rằng" chỉ ra nội dung mà quá trình phân loại đã bỏ sót.
Cột "Nơi lưu trữ" quyết định chi phí cập nhật là bao nhiêu. Một video được nhúng từ máy chủ trực tiếp có thể thay đổi tại chỗ. Một tệp MP4 tải xuống trong slide hoặc thư mục giới thiệu của khách hàng sẽ không tự cập nhật, và bạn sẽ phải thay thế từng bản sao bằng tay. Hãy chuyển chúng sang liên kết lưu trữ hoặc nhúng trước bản phát hành tiếp theo, chứ không phải trong khi đang phát hành.
Đó là loại thay đổi nào? Phân loại thành bốn cấp độ
Mỗi mục bị ảnh hưởng sẽ rơi vào một trong bốn cấp độ, và mỗi cấp độ có cách sửa chữa khác nhau cho bài viết và video.
| Cấp độ | Thay đổi là gì (ví dụ) | Sửa cho bài viết | Sửa cho video |
|---|---|---|---|
| 0. Thẩm mỹ | Màu sắc, biểu tượng, khoảng cách (nút chuyển sang màu xanh) | Thường là không; ghi chú lại | Thường là không; ghi chú lại |
| 1. Nhãn | Từ ngữ, cùng vị trí ("Workspace" trở thành "Team") | Thay thế nhãn, đổi ảnh chụp màn hình bị ảnh hưởng | Chỉnh sửa lời dẫn và văn bản trên màn hình |
| 2. Bố cục | Các bước tương tự, mọi thứ di chuyển (Cài đặt chuyển sang thanh bên) | Ảnh chụp màn hình mới, chỉnh sửa các bước | Quay lại phân đoạn bị ảnh hưởng |
| 3. Luồng | Các bước được thêm, bớt hoặc sắp xếp lại (mời người dùng giờ cần vai trò) | Viết lại các bước | Quay lại và viết lại kịch bản |
Hai quy tắc giúp việc phân loại trung thực. Đầu tiên, đánh giá cấp độ dựa trên những gì người đọc thấy, không phải dựa trên những gì nhà thiết kế đã thay đổi: nếu nhãn cũ vẫn hiển thị rõ ràng trong cảnh quay, hãy coi đó là cấp độ 2, vì chỉ chỉnh sửa lời dẫn sẽ khiến video hiển thị một từ nhưng lại nói một từ khác. Thứ hai, kiểm tra các tính năng thử nghiệm (feature flags). Nếu một bố cục mới đang được triển khai cho 20% tài khoản, nội dung cũ vẫn đúng cho 80% người đọc còn lại. Hãy cập nhật khi quá trình triển khai đến với mọi người, hoặc xuất bản cả hai phiên bản và ghi rõ phiên bản nào áp dụng cho ai.
Làm thế nào để cập nhật các bài viết trợ giúp khi giao diện người dùng thay đổi?
- Cấp độ 1: tìm kiếm nhãn cũ, thay thế nó và chỉ chụp lại những ảnh màn hình hiển thị nhãn đó.
- Cấp độ 2 và 3: viết lại các bước từ một lần đi qua luồng mới thay vì vá víu văn bản cũ, để thứ tự các bước khớp với những gì người đọc thấy. Nếu công cụ của bạn có thể tạo bài viết từ bản ghi, hãy ghi lại luồng mới một lần và tạo lại bài viết, sau đó sao chép các ghi chú viết tay qua.
Ảnh chụp màn hình là thứ nhanh lỗi thời nhất. Ba thói quen giúp giảm số lượng ảnh bạn phải chụp lại: cắt ảnh vào phần tử đang được thảo luận thay vì toàn bộ cửa sổ, tránh dữ liệu mẫu có chứa ngày tháng và bỏ qua ảnh chụp màn hình cho các bước mà người đọc có thể làm theo chỉ bằng văn bản. Các nhóm kỹ thuật chuyên sâu còn tiến xa hơn bằng cách chụp ảnh màn hình tài liệu trong các bài kiểm tra giao diện tự động, để mỗi bản build đều tạo ra hình ảnh hiện tại.
Làm thế nào để cập nhật video hướng dẫn mà không cần quay lại toàn bộ?
Trong hầu hết các bản phát hành, phần lớn các thay đổi là nhãn. Đó là những sửa chữa rẻ nhất, và là nơi mà nền tảng lưu trữ video của bạn trở nên quan trọng.
Kiểm tra những gì nền tảng lưu trữ của bạn có thể thay đổi ngay tại chỗ. YouTube Studio cho phép bạn cắt và chỉnh sửa video đã xuất bản mà vẫn giữ nguyên URL, lượt xem và bình luận, nhưng nếu có cảnh quay mới thì cần tải lên mới và có URL mới. Vimeo cho biết việc thay thế tệp video sẽ giữ nguyên liên kết và mã nhúng. Tính năng thay thế phương tiện của Wistia giữ nguyên mã nhúng, mặc dù nó sẽ tạo lại bản ghi lời thoại.
Chỉnh sửa nội dung chữ, không phải điểm ảnh. Nếu lời dẫn của bạn được tạo từ kịch bản, việc đổi tên nhãn chỉ là chỉnh sửa một dòng kịch bản và tạo lại giọng đọc. Văn bản trên màn hình, thẻ tiêu đề và các điểm nhấn cũng thay đổi tương tự. Một giải pháp tạm thời cho nút bấm bị đổi tên là làm mờ nhãn cũ và phủ tên mới lên trên. Hãy coi đó là giải pháp tình thế cho đến khi bạn quay lại, chứ không phải là cách sửa lỗi triệt để.
Quay lại các video cấp độ 2 và 3 thành từng đoạn ngắn. Mỗi video một tác vụ, dài từ một đến ba phút. Khi một quy trình thay đổi, bạn chỉ cần quay lại một video ngắn thay vì một video hướng dẫn dài mười phút.
Chi phí để quay lại một video ứng dụng web của chúng tôi: khoảng 2 phút và 9 tín dụng
Để định lượng chi phí quay lại, chúng tôi đã chạy trình ghi AI của Clevera trên một ứng dụng demo công khai (TodoMVC) vào tháng 10 năm 2026. Hướng dẫn gồm ba câu: thêm ba việc cần làm có tên, đánh dấu một việc đã hoàn thành, sau đó nhấp vào bộ lọc Active. Văn bản đó chính là toàn bộ nội dung quay lại. Lưu nó vào kho lưu trữ của bạn, và vào ngày phát hành, bạn chỉ cần dán lại, chỉnh sửa các bước đã thay đổi và bắt đầu chạy. Việc thiết lập tài khoản demo và hướng dẫn được đề cập trong cách quay demo ứng dụng web tự động.
Video hướng dẫn dài 0:40 do Clevera tạo từ bản ghi AI đó, chưa qua chỉnh sửa.
Tác nhân đã thực hiện theo hướng dẫn mà không cần thử lại hay nhấp sai lần nào mà chúng tôi thấy. Việc ghi hình mất khoảng 78 giây và tạo video 0:40 mất thêm khoảng 50 giây nữa. Chi phí là 9 tín dụng: 5 cho phân tích ghi hình và 4 cho video hướng dẫn. Hai lưu ý: mức giá này dành cho một bản quay mới, không phải viết lại sau khi thay đổi quy trình, và tác nhân tạm dừng giữa các bước (58 giây cảnh quay cho một tác vụ mà con người thực hiện trong khoảng 20 giây), vì vậy hãy xem lại mỗi bản quay mới trước khi thay thế.
Còn về bản dịch và các tính năng đã ngừng hỗ trợ thì sao?
Dịch sau cùng. Hãy phê duyệt bài viết và video tiếng Anh trước, sau đó mới dịch. Dịch một bản nháp đồng nghĩa với việc phải trả phí dịch và phí kiểm duyệt hai lần. Nếu giao diện sản phẩm của bạn đã được bản địa hóa, cảnh quay ghi lại trên giao diện tiếng Anh sẽ hiển thị nhãn tiếng Anh trong mọi video đã dịch; hãy quyết định xem điều đó có chấp nhận được đối với từng thị trường hay không.
Ngừng hỗ trợ, đừng chỉ xóa. Khi một tính năng bị loại bỏ, hãy lưu trữ bài viết của nó, chuyển hướng URL cũ đến trang hiện tại gần nhất và xóa video ở mọi nơi trong "Nơi nó tồn tại". Một trang bị xóa mà khách hàng đã đánh dấu sẽ trở thành lỗi 404 và tạo ra phiếu hỗ trợ.
Ai nên chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu và tần suất như thế nào?
Một quy trình không có người chịu trách nhiệm sẽ quay lại tình trạng "đội hỗ trợ sẽ cho chúng ta biết". Cách phân chia này hiệu quả cho nhóm từ hai đến mười người làm việc với nội dung hỗ trợ:
| Vai trò | Trách nhiệm | Thời điểm |
|---|---|---|
| Người phụ trách phát hành (PM hoặc trưởng nhóm kỹ thuật) | Liệt kê các màn hình đã thay đổi trong ghi chú phát hành, sử dụng tên trong kho lưu trữ | Trước khi phát hành |
| Người phụ trách tài liệu (vận hành hỗ trợ, hỗ trợ kinh doanh hoặc người viết kỹ thuật) | Phân loại, chỉ định sửa lỗi, cập nhật kho lưu trữ; rà soát toàn bộ nội dung chính bên cạnh sản phẩm trực tiếp | Trong vòng 1 ngày làm việc; rà soát hàng quý |
| Người phụ trách nội dung theo khu vực sản phẩm | Chỉnh sửa cấp độ 1, quay lại, viết lại bài viết | Trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc |
| Trưởng nhóm hỗ trợ | Gắn thẻ các phiếu hỗ trợ đổ lỗi cho tài liệu | Liên tục, xem xét hàng tuần |
Việc rà soát hàng quý sẽ bắt kịp những gì quá trình phân loại bỏ sót, chẳng hạn như một thành phần dùng chung đã thay đổi ở mười hai nơi. Hãy bắt đầu với nội dung được xem nhiều nhất và bất kỳ nội dung nào được liên kết từ các phiếu hỗ trợ, vì đó là những gì ảnh hưởng đến khối lượng phiếu hỗ trợ.
Làm thế nào để đo lường xem tài liệu của bạn có được cập nhật hay không?
Chọn hai hoặc ba chỉ số và xem xét chúng sau mỗi lần phát hành:
- Đã xác minh kể từ lần phát hành trước: các mục có ngày "xác minh lần cuối" sau lần phát hành mới nhất, chia cho các mục có màn hình mà lần phát hành đó đã thay đổi. Đạt mục tiêu 100% các mục cấp độ 2 và 3 trong vòng một tuần.
- Số ngày để sửa: số ngày trung bình từ khi phát hành đến khi bản sửa lỗi được trực tuyến, theo từng cấp độ.
- Phiếu hỗ trợ đổ lỗi cho tài liệu: các phiếu được gắn thẻ "bài viết sai" hoặc "video lỗi thời" trong 14 ngày sau khi phát hành. Để kết nối điều này với khả năng giảm tải, hãy xem cách đo lường tỷ lệ giảm tải phiếu hỗ trợ.
- Tìm kiếm thất bại và xếp hạng thấp: các tìm kiếm không trả về kết quả và các lượt bình chọn "không hữu ích" trên các trang đã thay đổi. Hướng dẫn của chúng tôi về cách tìm các khoảng trống nội dung trong trung tâm trợ giúp sẽ chỉ cho bạn cách khắc phục.
Bạn có thể tự động cập nhật tài liệu không?
Một phần. Những gì bạn có thể tự động hóa ngay hôm nay:
| Công việc | Tùy chọn chung | Vẫn cần con người để |
|---|---|---|
| Thông báo phát hành | Webhook hoặc công việc CI cho mỗi lần phát hành; nguồn cấp RSS nhật ký thay đổi | Quyết định bản phát hành nào quan trọng với người đọc |
| Tìm nội dung bị ảnh hưởng | Tìm kiếm các nhãn đã đổi tên; ánh xạ màn hình với bài viết | Đánh giá mức độ thay đổi |
| Chụp lại ảnh màn hình | Ảnh chụp màn hình được ghi lại trong các bài kiểm tra giao diện | Chọn nội dung cần hiển thị |
| Sửa từ ngữ | Bản nháp AI của các bước hoặc lời dẫn đã chỉnh sửa | Kiểm tra kết quả so với sản phẩm |
| Quay lại quy trình | Trình ghi AI chạy lại hướng dẫn đã lưu | Xem bản quay mới trước khi trực tuyến |
Mô hình ở đâu cũng giống nhau: tự động hóa tạo bản nháp, con người phê duyệt. Để có quy trình từng bước trên GitHub, GitLab, Bitbucket hoặc trang nhật ký thay đổi, hãy xem cách tự động cập nhật tài liệu cho mỗi lần phát hành. Không có gì trong danh sách này nên được xuất bản cho khách hàng mà chưa được xem xét, vì một bài viết sai lệch nhưng đầy tự tin còn tệ hơn là một bài viết cũ.
Cách Clevera giữ cho tài liệu và video luôn cập nhật
Clevera là một nền tảng AI biến bản ghi màn hình thành video hướng dẫn có lời dẫn, bài viết hỗ trợ từng bước và một trang trên trung tâm trợ giúp của bạn, bằng 74 ngôn ngữ. Bốn phần của nó ánh xạ vào quy trình trên:
- LiveSync (mọi gói). Chỉnh sửa lời dẫn, văn bản trên màn hình, điểm nhấn hoặc làm mờ của video đã xuất bản, và mọi liên kết chia sẻ, mã nhúng và trang trung tâm trợ giúp của Clevera hiển thị nó sẽ phát phiên bản mới. Các tệp MP4 đã tải xuống vẫn giữ nguyên như cũ.
- Quay lại. Ghi lại quy trình đã thay đổi bằng ứng dụng máy tính trên Mac, Windows hoặc Linux, hoặc để trình ghi màn hình AI nhấp qua một ứng dụng web công khai từ hướng dẫn bạn đã lưu trong kho lưu trữ. Clevera viết kịch bản, lời dẫn và bài viết khớp với bản ghi mới, sau đó bạn dịch lại phiên bản tiếng Anh đã hoàn thiện, với chi phí từ 3 đến 10 tín dụng mỗi ngôn ngữ (các yếu tố văn bản bạn tự thêm vào sẽ không được dịch; xem cách dịch video hướng dẫn để biết các mẹo kiểm duyệt theo từng ngôn ngữ).
- Autopilot (Pro và Custom). Autopilot theo dõi các bản phát hành hoặc yêu cầu kéo (pull request) đã hợp nhất của kho lưu trữ GitHub, hoặc trang nhật ký thay đổi của bạn, và kiểm tra video và bài viết của trung tâm trợ giúp dựa trên mỗi thay đổi. Với mỗi mục nó đọc đầy đủ, nó đề xuất "vẫn đúng", sửa văn bản hoặc quay lại các màn hình đã thay đổi (khi bạn cho phép nó sử dụng ứng dụng của bạn). Video được quay lại sẽ thay thế video cũ tại cùng một liên kết.
- Trợ lý AI (Pro trở lên). Nếu nhóm của bạn làm việc trong Claude Code, Cursor hoặc ChatGPT, họ có thể cập nhật các bài viết của Clevera và tạo video thông qua máy chủ MCP của Clevera.
Mọi lần chạy Autopilot đều chờ bạn xem xét: bạn bỏ chọn những gì không muốn và nhấp Run. Việc theo dõi và lập kế hoạch không tốn tín dụng; một lần chạy thông thường tốn từ 10 đến 150 tín dụng. Thiết lập nằm trong bài viết hỗ trợ Giữ trung tâm trợ giúp của bạn luôn cập nhật khi bạn phát hành.
Trường hợp Clevera không phù hợp: nếu tài liệu của bạn là tài liệu tham khảo API được tạo từ mã nguồn, quy trình docs-as-code sẽ là công cụ tốt hơn. Và nếu nội dung hỗ trợ của bạn nằm trên một nền tảng khác mà bạn không có ý định rời bỏ, tính năng tạo video và bài viết của Clevera vẫn hữu ích, nhưng Autopilot chỉ kiểm tra các trung tâm trợ giúp và video được lưu trữ trên Clevera.
Bắt đầu miễn phí: gói Miễn phí bao gồm trung tâm trợ giúp được lưu trữ và video dài tối đa 3 phút. Để có cái nhìn tổng quan hơn về việc xây dựng trung tâm trợ giúp, hãy xem cách xây dựng cơ sở tri thức bằng AI và phần mềm trung tâm trợ giúp của Clevera. Nếu các trợ lý AI đã trả lời các câu hỏi về sản phẩm của bạn, chuẩn bị tài liệu sẵn sàng cho AI là bước tiếp theo.
Danh sách kiểm tra ngày phát hành
Sao chép nội dung này vào mẫu phát hành của bạn.
- Ghi chú phát hành liệt kê mọi màn hình đã thay đổi, sử dụng tên trong danh mục
- Đã kiểm tra cờ tính năng: ghi chú tỷ lệ triển khai; cập nhật ở mức 100% (hoặc xuất bản cả hai)
- Đã tìm kiếm các nhãn cũ trên khắp các bài viết và kịch bản video
- Mỗi mục bị ảnh hưởng được gắn thẻ L0 thẩm mỹ, L1 nhãn, L2 bố cục hoặc L3 luồng
- L1: thay thế nhãn, chụp lại ảnh màn hình, chỉnh sửa lời dẫn và văn bản trên màn hình
- L2/L3: ghi lại luồng; viết lại hoặc tạo lại các bước trong bài viết
- Video mới được thay thế vào mọi liên kết, mã nhúng và tiện ích
- Các bản sao đã tải xuống (LMS, bản trình bày, email) được tìm thấy và thay thế
- Tiếng Anh được phê duyệt, sau đó chạy lại các bản dịch
- Danh mục được cập nhật: ngày xác minh cuối cùng, chủ sở hữu, hướng dẫn ghi hình
- Các phiếu hỗ trợ liên quan đến tài liệu được xem xét 14 ngày sau khi phát hành
Câu hỏi thường gặp
Bạn nên cập nhật tài liệu bao lâu một lần?
Hãy xem xét nội dung bị ảnh hưởng bởi bản phát hành trong vòng một tuần sau khi phát hành và rà soát các bài viết cũng như video được xem nhiều nhất mỗi quý. Việc đánh giá cố định hàng năm là quá chậm đối với một sản phẩm được phát hành vài tuần một lần.
Ai nên chịu trách nhiệm giữ cho tài liệu luôn cập nhật?
Một chủ sở hữu tài liệu được chỉ định sẽ thực hiện phân loại sau mỗi bản phát hành và một chủ sở hữu nội dung cho mỗi khu vực sản phẩm sẽ thực hiện các bản sửa lỗi. Công việc của người phụ trách phát hành là liệt kê các màn hình đã thay đổi trước khi ra mắt. Nếu không có danh sách đó, người phụ trách tài liệu sẽ phải đoán mò.
Tôi có phải quay lại video hướng dẫn mỗi khi giao diện người dùng thay đổi không?
Không. Các thay đổi về nhãn có thể được sửa bằng cách chỉnh sửa lời dẫn và văn bản trên màn hình, nếu nền tảng lưu trữ của bạn cập nhật video tại chỗ và nhãn cũ không hiển thị rõ ràng trong cảnh quay. Hãy quay lại khi bố cục hoặc các bước thay đổi, và giữ cho video ngắn gọn để một thay đổi chỉ ảnh hưởng đến một đoạn clip.
Làm thế nào để tôi tìm thấy các bài viết trợ giúp đã lỗi thời?
Đối chiếu ghi chú phát hành với danh mục liệt kê các màn hình mà mỗi bài viết hiển thị, tìm kiếm các nhãn đã đổi tên và theo dõi các phiếu hỗ trợ đề cập đến tài liệu trong hai tuần sau khi phát hành. Các tìm kiếm thất bại và bình chọn "không hữu ích" trên các trang đã thay đổi sẽ giúp bạn phát hiện những phần còn lại.
