Từ ảnh chụp màn hình thành hướng dẫn từng bước

Cách biến ảnh chụp màn hình thành hướng dẫn từng bước

Để chuyển từ ảnh chụp màn hình sang hướng dẫn từng bước, hãy chụp một ảnh cho mỗi hành động, sắp xếp theo thứ tự thực hiện tác vụ và viết một chỉ dẫn ngắn dưới mỗi ảnh, kèm theo tiêu đề và một dòng mô tả mục tiêu của hướng dẫn. Công cụ này sẽ thực hiện việc viết: nó biến ảnh chụp màn hình thành các chỉ dẫn bằng cách đọc nội dung trong ảnh, xác định hành động và viết tiêu đề bước cùng chỉ dẫn bên cạnh hình ảnh. Bạn chỉ cần kiểm tra lại nội dung thay vì phải tự viết.

Hướng dẫn bằng ảnh chụp màn hình hiệu quả vì người đọc có thể so sánh màn hình của họ với màn hình của bạn ở từng bước. Hầu hết các khoảnh khắc “Tôi bị kẹt” đều đến từ việc không tìm thấy nút bấm, và một hình ảnh giải đáp điều đó nhanh hơn một câu văn.

Cách chụp ảnh màn hình cho hướng dẫn

• Một ảnh chụp màn hình cho mỗi hành động. Chụp màn hình nơi người đọc cần nhấp, nhập hoặc chọn một thứ gì đó.
• Chỉ rõ nơi cần nhấp. Để con trỏ trên nút hoặc mở menu trước khi bạn chụp.
• Cắt ảnh theo cửa sổ. Một màn hình máy tính đầy đủ với mười tab đang mở sẽ làm cho phần quan trọng trở nên quá nhỏ.
• Giữ nguyên kích thước cửa sổ. Các ảnh chụp màn hình nhất quán trông giống như một hướng dẫn thống nhất, không phải một bản ghép hình.
• Ẩn dữ liệu cá nhân. Làm mờ tên, email và số tài khoản trước khi bạn chia sẻ hoặc tải lên bất cứ thứ gì.

Hướng dẫn bằng ảnh, video hay văn bản thuần túy?

Mỗi định dạng phù hợp với một loại tác vụ và người đọc khác nhau.

Nhiều trung tâm trợ giúp sử dụng cả hai: hướng dẫn bằng ảnh để lướt nhanh và một video ngắn cho những người thích xem hơn.

Một ví dụ ngắn

Ba ảnh chụp màn hình của bảng quản trị, với ngữ cảnh “Thiết lập đăng nhập hai yếu tố”, có thể trở thành:

1. Mở cài đặt bảo mật của bạn. Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn, sau đó chọn Bảo mật.
2. Bật đăng nhập hai yếu tố. Nhấp vào Bật bên cạnh Xác thực hai yếu tố và quét mã QR bằng ứng dụng xác thực của bạn.
3. Xác nhận bằng mã. Nhập mã sáu chữ số từ ứng dụng và nhấp vào Xác minh.

Kết quả là mỗi bước nằm cạnh ảnh chụp màn hình tương ứng, và các tệp tải xuống Word và Markdown giữ nguyên vị trí của hình ảnh.

Mẹo để có kết quả hướng dẫn bằng ảnh tốt hơn

Sử dụng trường ngữ cảnh

Một dòng như “Tạo hóa đơn trong ứng dụng thanh toán của chúng tôi cho kế toán mới” cho AI biết mục tiêu và đối tượng người đọc, vì vậy các bước sẽ giải thích lý do, không chỉ là nơi cần nhấp.

Kiểm tra thứ tự trước khi tải lên

Hướng dẫn tuân theo thứ tự tệp của bạn. Hãy đổi tên chúng bằng số hoặc tải lên từng tệp một để bước ba không bị lên đầu tiên.

Ghi rõ các nhãn chính xác

Nếu nhãn nút khó đọc trong ảnh chụp màn hình, hãy đề cập đến nó trong phần ngữ cảnh. Hướng dẫn chỉ chính xác khi AI có thể nhìn thấy rõ nội dung.

Điều gì tạo nên một bước tốt trong hướng dẫn bằng ảnh

Mỗi bước nên thực hiện ba việc: nói rõ cần làm gì, chỉ nơi thực hiện và cho người đọc biết họ sẽ thấy gì tiếp theo. Bắt đầu bằng một động từ (“Nhấp”, “Chọn”, “Nhập”), đặt tên nút chính xác như hiển thị trên màn hình và chỉ giữ một hành động mỗi bước. Nếu một bước cần một giá trị, chẳng hạn như cài đặt hoặc nhập liệu, hãy viết ra để người đọc có thể sao chép. Trình tạo sẽ viết các bước theo cách này; công việc của bạn là kiểm tra xem các nhãn có khớp với ứng dụng của bạn không.

Các lỗi thường gặp

• Bỏ qua một màn hình vì có vẻ hiển nhiên. Người mới bắt đầu thường bị lạc chính ở đó.
• Ảnh chụp màn hình từ hai phiên bản ứng dụng khác nhau trong cùng một hướng dẫn.
• Ảnh chụp màn hình nhỏ, không được cắt, khiến nút bấm không thể nhìn thấy.
• Không chụp lại ảnh màn hình sau khi giao diện thay đổi.

Đọc lại từng bước so với ứng dụng thực tế trước khi xuất bản. AI có thể đọc sai màn hình, đặc biệt là với văn bản nhỏ hoặc các nút trông giống nhau.