Trình tạo lưu đồ miễn phí

Lưu đồ là gì?

Lưu đồ là một sơ đồ hiển thị các bước của một quy trình theo thứ tự, với các ô cho hành động, hình thoi cho quyết định và mũi tên cho đường dẫn giữa chúng. Trình tạo lưu đồ vẽ sơ đồ đó từ một mô tả đơn giản, vì vậy bạn không cần phải đặt và kết nối từng hình dạng bằng tay.

Lưu đồ giúp nắm bắt quy trình dễ dàng trong nháy mắt. Chúng cho thấy nơi công việc chuyển giao, nơi các quyết định phân nhánh và nơi mọi thứ có thể lặp lại, điều khó thấy trong một đoạn văn bản dài.

Khi nào nên sử dụng lưu đồ

• Giới thiệu nhân viên mới: cho nhân viên mới thấy cách một yêu cầu di chuyển qua nhóm trước khi họ đọc SOP chi tiết.
• Thay đổi quy trình: thống nhất về luồng mới với tất cả những người liên quan trước khi bạn cập nhật công cụ hoặc tài liệu.
• Hỗ trợ và leo thang: làm rõ ai xử lý việc gì và khi nào một trường hợp được chuyển tiếp.
• Tài liệu: đặt một cái nhìn tổng quan ở đầu hướng dẫn dài để người đọc thấy toàn bộ lộ trình trước.

Các ký hiệu lưu đồ bạn sẽ thấy

• Ô bo tròn (bắt đầu và kết thúc): nơi quy trình bắt đầu và nơi nó kết thúc.
• Hình chữ nhật (bước): một hành động, chẳng hạn như “Gán vé”.
• Hình thoi (quyết định): một câu hỏi có/không với mũi tên được dán nhãn cho mỗi câu trả lời.
• Mũi tên: thứ tự của các bước. Mỗi mũi tên chỉ nên chỉ theo một hướng.

Lưu đồ hay bản đồ quy trình?

Các thuật ngữ này chồng chéo lên nhau. Trình tạo bản đồ quy trình này vẽ các lưu đồ tiêu chuẩn; đây là cách chúng khác với các sơ đồ liên quan:

Một ví dụ lưu đồ ngắn

Mô tả quy trình hỗ trợ trong bốn câu: khách hàng gửi vé; câu hỏi thanh toán chuyển đến nhóm thanh toán và mọi thứ khác đến nhân viên cấp 1; vé chưa giải quyết được leo thang lên cấp 2 sau 24 giờ; vé đã giải quyết nhận được khảo sát và được đóng lại. Trình tạo lưu đồ AI biến điều đó thành một nút bắt đầu, hai hình thoi quyết định (“Câu hỏi thanh toán?” và “Đã giải quyết trong vòng 24 giờ?”), ba nhóm là các bước và một nút kết thúc duy nhất, với các mũi tên có/không được dán nhãn.

Mermaid là gì và tại sao nó quan trọng?

Mermaid là một định dạng văn bản đơn giản cho sơ đồ. Mỗi lưu đồ mà công cụ này tạo ra đều đi kèm với mã nguồn Mermaid, một vài dòng dễ đọc cho biết, ví dụ, “Gửi vé” dẫn đến quyết định “Câu hỏi thanh toán?”. Bạn có thể dán mã nguồn đó vào các công cụ hiển thị Mermaid, chẳng hạn như Notion, GitHub hoặc mermaid.live, và chỉnh sửa nhãn hoặc thêm bước bằng cách thay đổi một dòng thay vì vẽ lại biểu đồ.

Cách mô tả quy trình để có lưu đồ rõ ràng

Đặt tên cho điểm bắt đầu và kết thúc

Nói rõ điều gì kích hoạt quy trình và “hoàn thành” nghĩa là gì. Một lưu đồ không có kết thúc rõ ràng thường dễ bị lan man.

Làm rõ mọi quyết định

Viết các quyết định dưới dạng câu hỏi kèm câu trả lời: “Nếu đơn hàng trên 500 đô la, người quản lý sẽ phê duyệt; nếu không, nó sẽ được vận chuyển.” Điều đó trở thành một hình thoi với hai đường dẫn được dán nhãn.

Sử dụng một động từ cho mỗi bước

“Xem xét hóa đơn”, “Gửi lời nhắc”. Các bước ngắn gọn, ưu tiên hành động giúp các ô dễ đọc hơn.

Giữ trong một trang

Nếu biểu đồ cần nhiều hơn khoảng mười lăm ô, hãy chia nó thành một luồng chính và các quy trình phụ.

Các lỗi lưu đồ phổ biến

• Các hình thoi quyết định với mũi tên không dán nhãn, khiến người đọc không biết đường dẫn nào là có.
• Trộn lẫn các mức độ chi tiết, với một ô cho cả bộ phận bên cạnh một ô cho một cú nhấp chuột.
• Các vòng lặp không có lối thoát, chẳng hạn như “thử lại” mà không có giới hạn.
• Vẽ quy trình lý tưởng thay vì quy trình mà mọi người thực sự làm theo.

Kiểm tra biểu đồ đã tạo với người thực hiện công việc hàng ngày; họ sẽ nhanh chóng phát hiện ra bước hoặc ngoại lệ còn thiếu.