Trình tạo hướng dẫn sử dụng miễn phí

Hướng dẫn sử dụng là gì?

Hướng dẫn sử dụng là tài liệu toàn diện về sản phẩm, giải thích công dụng, cách bắt đầu và cách sử dụng từng tính năng trong một văn bản có tổ chức. Trình tạo hướng dẫn sử dụng sẽ phác thảo cấu trúc đó từ mô tả sản phẩm của bạn, giúp bạn có sẵn mọi phần cần thiết và chỉ cần điền thông tin chi tiết thay vì đối mặt với một trang giấy trắng.

Bạn cũng có thể gọi đây là tài liệu hướng dẫn, sách hướng dẫn hoặc tài liệu sản phẩm. Tên gọi có thể khác nhau nhưng mục đích đều giống nhau: giúp mọi người sử dụng sản phẩm mà không cần hỏi bạn.

Hướng dẫn sử dụng bao gồm những gì

Trình tạo tuân theo cấu trúc phổ biến của hầu hết các hướng dẫn:

• Giới thiệu: sản phẩm là gì, dành cho ai và họ có thể làm gì với nó.
• Bắt đầu: yêu cầu, thiết lập hoặc đăng nhập lần đầu và những việc hữu ích đầu tiên cần làm, dưới dạng các bước được đánh số.
• Mỗi phần cho một tính năng: theo thứ tự người dùng mới tiếp cận, với các nhãn giao diện được in đậm.
• Cài đặt và tài khoản: vai trò, thanh toán và tùy chọn, nếu sản phẩm có các mục này.
• Khắc phục sự cố: các vấn đề thường gặp và cách xử lý từng vấn đề.
• Câu hỏi thường gặp và thuật ngữ: câu trả lời nhanh và giải thích các thuật ngữ riêng của sản phẩm.

Bạn cần định dạng tài liệu nào?

Nhiều đội ngũ kết hợp các định dạng này: hướng dẫn tổng quan, chia thành các bài viết trên trung tâm trợ giúp, kèm video ngắn cho các tác vụ dễ hình dung hơn.

Ví dụ ngắn về hướng dẫn sử dụng

Đối với ứng dụng theo dõi thời gian, phần Bắt đầu của hướng dẫn sử dụng được tạo có thể như sau:

Bắt đầu

1. Mở email mời từ quản trị viên của bạn và nhấp vào Tham gia không gian làm việc.
2. Đặt mật khẩu và đăng nhập.
3. Nhấp vào Bắt đầu bộ đếm giờ, sau đó chọn khách hàng và dự án.
4. Nhấp vào Dừng khi bạn hoàn thành. Mục nhập sẽ xuất hiện trên bảng chấm công hàng tuần của bạn.

Khi mô tả của bạn không cung cấp chi tiết, chẳng hạn như tên menu chính xác hoặc URL, trình tạo sẽ viết một phần giữ chỗ để bạn điền vào thay vì đoán mò.

Cách mô tả sản phẩm để có hướng dẫn tốt hơn

Trình tạo hướng dẫn sử dụng chỉ mô tả các tính năng mà văn bản của bạn hỗ trợ, vì vậy chất lượng phụ thuộc vào mô tả của bạn. Hãy liệt kê các tính năng chính theo thứ tự người dùng mới tiếp cận, đặt tên các màn hình và nút như chúng xuất hiện trên giao diện, đồng thời đề cập đến vai trò, cài đặt và thanh toán nếu sản phẩm có. Hãy thêm các vấn đề khách hàng thường gặp để phần khắc phục sự cố trở nên hữu ích. Đừng quên điền vào trường đối tượng người dùng: hướng dẫn cho quản trị viên có thể ngắn gọn, trong khi hướng dẫn cho người dùng mới cần chi tiết từng bước.

Cách viết hướng dẫn sử dụng mà mọi người thực sự dùng

Sắp xếp theo tác vụ, không phải theo màn hình

Người đọc đến với một mục tiêu: “gửi hóa đơn”, “thêm đồng đội”. Hãy đặt tên các phần theo những mục tiêu đó, thay vì theo cấu trúc menu của bạn.

Viết cho người đọc ít kinh nghiệm nhất

Giải thích thuật ngữ ngay lần đầu sử dụng và đừng bỏ qua các bước mà bạn cảm thấy hiển nhiên.

Hiển thị giao diện

Ảnh chụp màn hình của từng bước quan trọng, hoặc một video ngắn, sẽ trả lời câu hỏi “nó ở đâu?” nhanh hơn bất kỳ mô tả nào.

Coi đó là tài liệu sống

Mỗi bản phát hành có thể làm một phần trở nên sai lệch. Hãy chỉ định người chịu trách nhiệm và xem xét các trang bị ảnh hưởng bất cứ khi nào sản phẩm thay đổi.

Những sai lầm phổ biến khi viết hướng dẫn sử dụng

• Mô tả mọi nút thay vì giải thích cách hoàn thành công việc.
• Sử dụng tên nội bộ không khớp với giao diện.
• Một tệp PDF khổng lồ không ai có thể tìm kiếm, thay vì các trang có thể liên kết.
• Bỏ qua phần khắc phục sự cố, phần mà mọi người tìm kiếm nhiều nhất khi gặp khó khăn.

Trình tạo hoạt động dựa trên mô tả của bạn, không phải chính sản phẩm, vì vậy hãy kiểm tra từng bước và thay thế từng phần giữ chỗ trước khi xuất bản.