Trình tạo danh sách kiểm tra onboarding

Danh sách kiểm tra onboarding là gì?

Danh sách kiểm tra onboarding là danh sách các tác vụ, phần giới thiệu và cột mốc giúp một người mới bắt đầu từ lần đăng nhập đầu tiên đến khi làm việc độc lập. Đối với nhân viên mới, nó bao gồm các tài khoản, đào tạo và mục tiêu đầu tiên; đối với khách hàng mới, nó bao gồm thiết lập, kết quả đầu tiên và nơi nhận trợ giúp. Trình tạo danh sách kiểm tra onboarding sẽ viết danh sách đầu tiên đó dựa trên vai trò và một chút bối cảnh, vì vậy bạn có thể chỉnh sửa bản nháp thay vì bắt đầu từ một trang trắng.

Danh sách kiểm tra hiệu quả vì onboarding bao gồm nhiều tác vụ nhỏ do những người khác nhau đảm nhận. Khi được viết ra, mọi thứ sẽ không phụ thuộc vào việc ai đó có nhớ hay không.

Danh sách kiểm tra onboarding cho nhân viên so với khách hàng

Định dạng giống nhau, nhưng mục tiêu và người sở hữu thì khác nhau. Hãy chọn loại trong trình tạo và nó sẽ viết cho đúng đối tượng độc giả.

Những điều cần bao gồm trong danh sách kiểm tra onboarding nhân viên

• Trước ngày đầu tiên: đã ký hợp đồng, đã gửi máy tính, đã tạo tài khoản và gửi tin nhắn chào mừng kèm kế hoạch cho ngày đầu tiên.
• Ngày đầu tiên: gặp gỡ nhóm, đăng nhập vào mọi công cụ, tìm hiểu nơi lưu trữ câu trả lời và hoàn thành một tác vụ nhỏ.
• Tuần đầu tiên: đào tạo về các quy trình cốt lõi, có người hỗ trợ để hỏi, quan sát công việc và thực hiện công việc thực tế đầu tiên.
• Kiểm tra định kỳ: lên lịch họp 1-1 với quản lý và xác định rõ thời điểm kết thúc onboarding.

Những điều cần bao gồm trong danh sách kiểm tra onboarding khách hàng

• Thiết lập: một vài cài đặt cần phải chính xác trước khi mọi thứ hoạt động.
• Thành công đầu tiên: hành động duy nhất cho thấy sản phẩm đang thực hiện đúng công việc của nó cho họ.
• Nhóm: mời những đồng nghiệp sẽ sử dụng nó hàng ngày.
• Trợ giúp: nơi chứa các hướng dẫn, video và liên hệ hỗ trợ.
• Kiểm tra: một cuộc gọi hoặc email sau tuần đầu tiên để phát hiện vấn đề sớm.

Kế hoạch 30-60-90 ngày phù hợp như thế nào

Kế hoạch 30-60-90 ngày chia ba tháng đầu tiên thành ba giai đoạn: học hỏi trong 30 ngày đầu, đóng góp trong 30 ngày tiếp theo và làm chủ công việc vào ngày thứ 90. Chọn 30-60-90 ngày trong trình tạo và danh sách kiểm tra sẽ được nhóm thành các giai đoạn đó, mỗi giai đoạn có mục tiêu riêng. Nó phù hợp với các vai trò cần nhiều tháng để bắt nhịp, chẳng hạn như bán hàng, kỹ thuật hoặc quản lý. Ngày đầu tiên hoặc tuần đầu tiên thường là đủ cho các vai trò đơn giản hơn và cho hầu hết khách hàng.

Một ví dụ ngắn

Từ “Nhân viên hỗ trợ khách hàng, nhóm từ xa sử dụng Zendesk, Slack và Notion”, danh sách kiểm tra tuần đầu tiên có thể bắt đầu như sau:

• Ngày 1: Đăng nhập vào Zendesk, Slack và Notion và thiết lập hồ sơ của bạn.
• Ngày 1: Gặp người hỗ trợ của bạn và đọc hướng dẫn về phong cách hỗ trợ.
• Ngày 2: Quan sát một nhân viên cấp cao xử lý các yêu cầu trực tiếp trong hai giờ.
• Ngày 3: Trả lời năm yêu cầu đơn giản, mỗi yêu cầu đều được xem xét trước khi gửi.
• Ngày 5: Tự trả lời các yêu cầu đơn giản và xem xét lại tuần làm việc với quản lý của bạn.

Mẹo để có danh sách kiểm tra onboarding hiệu quả

Gán cho mỗi mục một người sở hữu và một ngày

“Thiết lập máy tính” sẽ được hoàn thành khi có người chịu trách nhiệm và biết thời hạn. Thêm tên người sở hữu và ngày vào mỗi dòng.

Liên kết đến hướng dẫn thay vì mô tả nó

Một mục trong danh sách kiểm tra chỉ nên là một dòng. Cách thực hiện tác vụ thuộc về một hướng dẫn hoặc video ngắn mà mục đó liên kết đến, để danh sách luôn dễ dàng quét qua.

Hỏi người mới xem họ còn thiếu gì

Người cuối cùng bạn onboarding biết chính xác những lỗ hổng nằm ở đâu. Hãy hỏi họ vào cuối quá trình và cập nhật danh sách.

Những sai lầm phổ biến trong danh sách kiểm tra onboarding

• Đưa mọi thứ vào ngày đầu tiên, khiến không có gì đọng lại.
• Chỉ bao gồm giấy tờ và quên đi công việc thực tế.
• Sử dụng một danh sách kiểm tra cho mọi vai trò thay vì một danh sách ngắn cho từng vai trò.
• Không bao giờ cập nhật nó sau khi các công cụ hoặc nhóm thay đổi.

Hãy coi danh sách kiểm tra được tạo ra là bản nháp đầu tiên: điều chỉnh nó cho phù hợp với nhóm, công cụ và mốc thời gian thực tế của bạn trước khi chia sẻ.