Generatore gratuito di guide passo-passo

Cos'è una guida passo-passo?

Una guida passo-passo è una breve serie di istruzioni numerate che accompagna qualcuno dall'inizio di un'attività a un chiaro risultato finale, un'azione alla volta. Un generatore di guide passo-passo scrive quell'elenco per te partendo da una semplice descrizione dell'attività, così inizi da una bozza invece che da una pagina bianca.

Guide come questa rispondono a domande del tipo “come faccio a...?”: come esportare un report, reimpostare una password o configurare una tabella pivot. Sono più specifiche di un manuale e meno formali di una procedura operativa standard (SOP). Una guida, un'attività.

Cosa include una buona guida pratica

Che tu utilizzi un generatore di guide pratiche o le scriva tu stesso, le stesse componenti rendono le istruzioni facili da seguire:

• Un titolo basato sull'attività: “Creare una tabella pivot in Google Fogli”, non “Tabelle pivot”.
• Una riga di contesto: cosa avrà ottenuto il lettore alla fine e a chi è rivolta la guida.
• Prima di iniziare: l'accesso, i file o le impostazioni necessari inizialmente.
• Passaggi numerati: un'azione ciascuno, nell'ordine in cui avvengono, nominando l'esatto pulsante o menu.
• Risultati attesi: cosa dovrebbero vedere dopo un passaggio che modifica la schermata.
• Suggerimenti e correzioni: le una o due cose che comunemente vanno storte e cosa fare.

Guida passo-passo, SOP o manuale utente?

Scegli il documento in base alla quantità di informazioni da coprire.

Un breve esempio passo-passo

Da “Crea una tabella pivot che sommi le vendite per regione in Google Fogli”, un generatore di istruzioni passo-passo potrebbe scrivere:

1. Seleziona una cella qualsiasi all'interno dei tuoi dati di vendita.
2. Fai clic su Inserisci e poi su Tabella pivot.
3. Scegli Nuovo foglio e fai clic su Crea.
4. Nell'editor, aggiungi Regione sotto Righe.
5. Aggiungi Vendite sotto Valori e mantieni SOMMA. Ogni regione ora mostra il suo totale.

Come ottenere passaggi migliori dal generatore

Più specifica è la tua descrizione, più la bozza sarà vicina all'attività reale. Indica il punto di partenza (“dal foglio Vendite”), il risultato finale (“ordinato in modo che il mese migliore sia in alto”) e qualsiasi scelta che il lettore deve fare lungo il percorso. Compila il campo del software in modo che i passaggi utilizzino i menu di quell'app e il campo del pubblico in modo che il linguaggio sia appropriato: una guida per i nuovi assunti spiega più dettagli di una per gli amministratori. Se la prima bozza è troppo generica, aggiungi un dettaglio ed eseguila di nuovo.

Come scrivere istruzioni che le persone possono seguire

Inizia ogni passaggio con un verbo

“Fai clic”, “Seleziona”, “Digita”, “Salva”. Un verbo all'inizio dice al lettore esattamente cosa fare e rende l'elenco facile da scansionare.

Usa le parole dell'interfaccia

Nomina pulsanti e menu esattamente come appaiono sullo schermo e mettili in grassetto. Se l'etichetta dice “Tabella pivot”, non scrivere “tabella di riepilogo”.

Limita a un'attività

Se una guida supera i dieci o dodici passaggi, di solito si tratta di due attività. Dividila e collega le guide tra loro.

Aggiungi elementi visivi per le attività software

Uno screenshot o un breve video dello schermo reale risponde a “dov'è quel pulsante?” prima ancora che qualcuno debba chiederlo.

Errori comuni nelle guide passo-passo

• Scrivere a memoria, facendo sì che un clic o un'impostazione vadano persi.
• Raggruppare diverse azioni in un unico passaggio, come “Apri le impostazioni, abilita la sincronizzazione e salva”.
• Omettere ciò che il lettore dovrebbe vedere, rendendo impossibile capire se un passaggio ha funzionato.
• Lasciare che la guida diventi obsoleta dopo che il software ha modificato i suoi menu.

Il generatore non vede il tuo schermo, quindi tratta i suoi passaggi come una bozza: esegui l'attività una volta e correggi qualsiasi etichetta o passaggio che differisce nella tua versione del software.