Tích hợp Google Docs
Biến các bản ghi màn hình thành Google Docs để nhóm của bạn xem xét
Ghi lại quy trình một lần. Clevera sẽ viết hướng dẫn từng bước kèm ảnh chụp màn hình và xuất bản dưới dạng Google Doc mới trong My Drive, được định dạng với tiêu đề, danh sách và bảng biểu thực tế, sẵn sàng để chia sẻ, bình luận và bàn giao.
Định dạng Google Docs thực tế
Ảnh chụp màn hình được sao chép vào tài liệu
Tài khoản cá nhân và Workspace
Không thể xem phần còn lại trong Drive của bạn
Bạn có thể làm gì
Các hướng dẫn bắt đầu ngay tại nơi nhóm bạn đang làm việc,
trong một tài liệu mà họ có thể bình luận.
Nhiều nhóm không có wiki hay trang tài liệu. Họ có Google Drive: SOP, ghi chú giới thiệu, bàn giao khách hàng và bản nháp đánh giá, tất cả đều là Google Docs. Clevera viết những tài liệu đó cho bạn từ một bản ghi màn hình.
Một bản SOP viết tay từ một bản ghi
Thực hiện quy trình trên màn hình một lần. Clevera biến nó thành hướng dẫn với các bước được đánh số và ảnh chụp màn hình cho từng bước, rồi tạo thành một Google Doc.
Xem xét theo cách của Google
Kết quả là một Google Doc thông thường. Hãy chia sẻ, để lại bình luận, chuyển sang chế độ gợi ý và để chuyên gia chủ đề phê duyệt trước khi quy trình được ban hành.
Ảnh chụp màn hình nằm trong tài liệu
Google sao chép mọi ảnh chụp màn hình vào chính tài liệu, vì vậy hình ảnh vẫn hoạt động khi bạn chia sẻ tài liệu, in ấn hoặc xóa bài viết trong Clevera.
Bàn giao khách hàng trong vài phút
Các đại lý và tư vấn viên ghi lại thiết lập họ đã xây dựng, xuất bản và chia sẻ một tài liệu sạch sẽ, mang thương hiệu của bạn với khách hàng từ Drive.
Mỗi ngôn ngữ một tài liệu
Dịch bài viết trong Clevera, chuyển đổi ngôn ngữ trong trình chỉnh sửa và xuất bản lại. Mỗi ngôn ngữ sẽ trở thành một Google Doc riêng biệt.
Quyền truy cập tối thiểu mà Google cung cấp
Clevera có thể tạo tài liệu và chỉ mở những tài liệu mà nó đã tạo. Nó không thể liệt kê, đọc hoặc thay đổi bất cứ thứ gì khác trong Drive của bạn.
Cách thức hoạt động
Từ bản ghi đến Google Doc
trong bốn bước.
Kết nối tài khoản Google một lần. Sau đó, bất kỳ bài viết nào trong không gian làm việc cũng chỉ cách việc trở thành tài liệu một cú nhấp chuột.
- 1
Kết nối Google Docs
Đăng nhập bằng tài khoản Google mà bạn muốn lưu trữ tài liệu trong My Drive và cấp quyền truy cập. - 2
Clevera viết hướng dẫn
Từ bản ghi màn hình của bạn, Clevera viết bài viết: tiêu đề, phần giới thiệu ngắn, các bước được đánh số và ảnh chụp màn hình. - 3
Xuất bản từ Share
Trong cửa sổ Share của bài viết, mở Publish, nhấp vào Google Docs rồi chọn Publish to Google Docs. - 4
Tài liệu mới trong My Drive
Tài liệu xuất hiện trong My Drive, ở chế độ riêng tư với tài khoản đã kết nối cho đến khi bạn chia sẻ nó.
Xem trong Clevera
Xuất bản sang Google Docs,
không cần sao chép và dán.
Không còn phải xuất tệp Word, tải lại từng ảnh chụp màn hình hoặc sửa lỗi đánh số. Cửa sổ Share của bài viết sẽ tạo tài liệu cho bạn.
Một nơi duy nhất, có chủ đích: My Drive
Vị trí duy nhất được liệt kê là My Drive. Điều đó là có chủ đích: để hiển thị các thư mục của bạn, Clevera sẽ cần quyền xem các tệp khác của bạn, và nó không yêu cầu điều đó.
Khi tài liệu đã ở đó, hãy di chuyển nó vào thư mục chia sẻ hoặc ổ đĩa dùng chung từ Google Drive, và nó sẽ nhận quyền chia sẻ của thư mục đó như bất kỳ tài liệu nào khác.
Sẵn sàng bên cạnh các công cụ khác của bạn
Google Docs nằm trong cùng tab Publish với Notion, Confluence, GitBook, Help Scout, ReadMe, ClickUp và các máy chủ Git. Xuất bản cùng một bài viết sang Doc để xem xét và sang trung tâm trợ giúp của bạn cho khách hàng.
Khi tài liệu đã sẵn sàng, bạn sẽ thấy “Published to Google Docs.” và một Open in Google Docs nút. Bạn có thể đóng cửa sổ trong khi nó hoạt động; thông báo sẽ cho bạn biết khi hoàn tất.
Được điền sẵn cho bạn
Những gì có trong tài liệu
và cách nó được định dạng.
Clevera chuyển đổi bài viết thành định dạng Google Docs gốc, không phải HTML dán vào, vì vậy các kiểu, dàn ý và mục lục của tài liệu hoạt động như bạn mong đợi.
- Tên tài liệuĐược thiết lập cho bạn
- Tiêu đề của bài viết. “Request time off in the HR portal” trở thành một Google Doc với chính xác tên đó.
- Vị tríĐược thiết lập cho bạn
- My Drive của tài khoản Google đã kết nối Clevera, ngay cả khi một đồng nghiệp nhấp vào Publish. Hãy kết nối tài khoản nhóm dùng chung nếu có nhiều người cùng xuất bản.
- Tiêu đề và văn bảnĐược chuyển đổi cho bạn
- Tiêu đề sử dụng các kiểu Heading 1–6 của Google, vì vậy dàn ý tài liệu sẽ tự động được điền. Các định dạng in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, làm nổi bật và liên kết đều được giữ nguyên.
- Các bước và danh sáchĐược chuyển đổi cho bạn
- Các bước được đánh số trở thành danh sách đánh số với tiêu đề của mỗi bước được in đậm và chi tiết thụt lề bên dưới. Danh sách dấu đầu dòng, danh sách kiểm tra và bảng có hàng tiêu đề in đậm cũng được chuyển đổi.
- Callout và mãĐược chuyển đổi cho bạn
- Callout trở thành các đoạn văn có bóng, viền với biểu tượng và tiêu đề in đậm, ví dụ như ⚠️ cho cảnh báo và 💡 cho mẹo. Khối mã trở thành các đoạn văn
Courier Newcó bóng. - Ảnh chụp màn hìnhĐược thiết lập cho bạn
- Được sao chép vào tài liệu với chú thích in nghiêng, giữ nguyên căn lề và chiều rộng (mặc định rộng 400 pt). Google chấp nhận định dạng PNG, JPEG và GIF.
- VideoĐược thiết lập cho bạn
- Google Docs không thể phát video, vì vậy video được đặt trong bài viết trở thành một liên kết ▶️ kèm tiêu đề. Video gốc của bài viết không được thêm vào.
- Chia sẻBạn quyết định
- Tài liệu mới ở chế độ riêng tư với tài khoản đã kết nối. Hãy chia sẻ nó, di chuyển nó vào ổ đĩa dùng chung hoặc bật tính năng bình luận từ Google Drive, như bất kỳ tài liệu nào khác.
Thiết lập
Thiết lập tích hợp Google Docs
trong khoảng một phút.
Bạn cần một không gian làm việc Clevera trên gói Pro trở lên. Chủ sở hữu không gian làm việc hoặc Quản trị viên kết nối Google một lần; sau đó, bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa bài viết đều có thể xuất bản. Việc xuất bản không sử dụng tín dụng.
- 1
Mở Integrations
Trong Clevera, nhấp vào tên không gian làm việc của bạn, chọn Integrations, tìm Google Docs và nhấp Connect. - 2
Chọn tài khoản Google
Chọn tài khoản mà My Drive của nó sẽ chứa các tài liệu. Một tài khoản nhóm dùng chung giúp giữ mọi thứ ở một nơi. - 3
Cấp quyền truy cập
Google yêu cầu cho phép Clevera xem, chỉnh sửa, tạo và xóa chỉ các tệp bạn sử dụng với ứng dụng này, cộng với địa chỉ email và tên của bạn. Nhấp Continue. - 4
Xuất bản một bài viết
Trong trình chỉnh sửa, nhấp Share, mở Publish, nhấp vào ô Google Docs và nhấp Publish to Google Docs. - 5
Mở và chia sẻ nó
Nhấp Open in Google Docs, sau đó chia sẻ tài liệu hoặc di chuyển nó vào thư mục nhóm.
Câu hỏi về tích hợp Google Docs
Không. Clevera chỉ có thể tạo tài liệu mới, vì vậy mỗi lần xuất bản sẽ tạo ra một Google Doc mới và Clevera không bao giờ hỏi về tài liệu hiện có. Sau khi bạn chỉnh sửa bài viết, hãy xuất bản lại và xóa hoặc đổi tên bản cũ trong Drive. Các chỉnh sửa thực hiện trong Google Docs không bao giờ quay lại Clevera. Nếu bạn cần một trang cập nhật tại chỗ, hãy sử dụng Notion hoặc Confluence.
Không từ Clevera. Việc liệt kê các thư mục của bạn đồng nghĩa với việc yêu cầu quyền truy cập vào các tệp khác, vì vậy tài liệu luôn nằm trong My Drive. Hãy di chuyển chúng vào bất kỳ thư mục hoặc ổ đĩa dùng chung nào sau đó; Google vẫn giữ nguyên hình ảnh và định dạng.
Không. Clevera yêu cầu quyền Drive hạn chế nhất của Google: nó chỉ có thể mở các tệp mà nó đã tạo. Nó cũng thấy địa chỉ email, tên và ảnh của tài khoản đã kết nối, được hiển thị trên kết nối.
Có, với cả tài khoản cá nhân và Google Workspace. Nếu quản trị viên Google của công ty bạn hạn chế ứng dụng bên thứ ba, họ có thể cần cho phép Clevera trước khi bạn có thể kết nối.
Tài liệu đi vào My Drive của tài khoản đã kết nối Google Docs, bất kể ai nhấp vào Publish. Hãy chia sẻ chúng từ tài khoản đó, hoặc kết nối lại bằng tài khoản nhóm dùng chung.
Ảnh chụp màn hình được sao chép vào tài liệu, vì vậy chúng vẫn hoạt động mà không cần Clevera. Video được đặt trong bài viết trở thành các liên kết ▶️; video Clevera chỉ được bao gồm khi liên kết chia sẻ của nó đang bật.
Việc xuất bản lên Google Docs nằm trong gói Pro và Custom, và không tốn credit khi xuất bản. Việc tạo bài viết vẫn sử dụng credit như bình thường. Xem bảng giá. Với bất kỳ gói nào, bạn cũng có thể tải bài viết xuống dưới dạng tệp Word và tự mở trong Google Docs.
SOP tiếp theo của bạn, đã có sẵn trong Drive.
Ghi lại quy trình một lần. Clevera sẽ viết hướng dẫn và tạo Google Doc, bao gồm cả ảnh chụp màn hình.