Cách viết tài liệu phần mềm nhanh chóng: hướng dẫn thực tế

Tài liệu phần mềm vốn nổi tiếng là chậm chạp, và thành thật mà nói, danh tiếng đó hoàn toàn xứng đáng. Việc viết các hướng dẫn từng bước chính xác cho một sản phẩm mà bạn đã quá am hiểu đòi hỏi bạn phải chậm lại và suy nghĩ như một người mới bắt đầu. Bạn cần nắm bắt từng bước, chụp mọi ảnh màn hình, chọn đúng thuật ngữ và cấu trúc tài liệu sao cho người dùng mới có thể làm theo mà không bị lạc lối.

Không điều nào trong số đó dễ thực hiện nhanh chóng. Nhưng quy trình làm việc bạn sử dụng sẽ quyết định tốc độ thực tế của công việc.

Tại sao viết tài liệu lại chậm (và thời gian trôi về đâu)#

Khi bạn phân tích một phiên viết tài liệu điển hình, thời gian không nằm ở việc viết. Nó nằm ở tất cả các công việc xung quanh:

• Ảnh chụp màn hình: Chụp, cắt, quyết định chọn ảnh nào, đặt chúng vào đúng vị trí. Đối với một quy trình 10 bước, chỉ riêng việc này đã mất 20-30 phút.
• Ghi nhớ và xác minh: Bạn phải nhớ chính xác từng bước, sau đó xác minh bằng cách thực hiện lại quy trình. Thiếu một bước đồng nghĩa với việc phải làm lại từ đầu.
• Cấu trúc và định dạng: Quyết định tiêu đề, đánh số các bước, xử lý các trường hợp ngoại lệ, thêm các ghi chú cảnh báo.
• Bảo trì: Khi sản phẩm thay đổi, mọi ảnh chụp màn hình và bước bạn đã viết đều cần được xem xét và có khả năng phải thay thế.

Hãy tăng tốc độ viết kỹ thuật bằng cách loại bỏ các bước này, thay vì cố gắng làm thật nhanh.

Cách nhanh nhất để viết tài liệu phần mềm#

Quy trình viết tài liệu nhanh nhất không phải là viết nhanh hơn. Đó là thay thế việc viết bằng việc quay phim.

Khi bạn quay lại màn hình trong lúc thực hiện quy trình, bạn loại bỏ nhu cầu phải tái tạo lại quy trình từ trí nhớ. Bạn loại bỏ việc chụp ảnh màn hình thủ công. Bạn tạo ra một nguồn dữ liệu đáng tin cậy mà AI có thể phân tích chính xác.

Đây là quy trình làm việc sử dụng Clevera:

Bước 1: Quay lại quy trình làm việc
Mở ứng dụng máy tính để bàn Clevera trên Mac hoặc Windows. Thực hiện quy trình bạn muốn viết tài liệu. Hãy thực hiện với tốc độ bình thường, nhấp qua từng bước như cách bạn vẫn làm. Không cần thuyết minh.

Bước 2: Nhận tài liệu đã tạo
AI của Clevera tự động tạo ra hướng dẫn từng bước từ bản ghi. Nó xác định từng hành động có ý nghĩa, viết một câu hướng dẫn cho mỗi bước, chọn ảnh chụp màn hình liên quan và đặt chúng vào đúng vị trí. Việc này chỉ mất vài phút.

Bước 3: Xem xét và tinh chỉnh
Đọc qua bài viết đã tạo. Thêm bối cảnh mà bản ghi không nắm bắt được (ví dụ: cần làm gì nếu một bước trông khác biệt đối với một số vai trò người dùng nhất định). Điều chỉnh tông giọng nếu cần. Thêm các hộp cảnh báo cho những lưu ý quan trọng. Việc này thường mất 5-10 phút.

Bước 4: Xuất bản
Xuất sang Markdown hoặc HTML và đẩy lên nền tảng tài liệu của bạn. Tổng thời gian từ khi bắt đầu quay đến khi xuất bản bài viết: 20-30 phút cho hầu hết các quy trình.

Hãy so sánh điều đó với phương pháp truyền thống, vốn có thể dễ dàng mất 2-3 giờ cho cùng một nội dung.

Viết các loại tài liệu phần mềm khác nhau một cách nhanh chóng#

Hướng dẫn sử dụng và bài viết trợ giúp
Đây là loại tài liệu phổ biến nhất và phù hợp nhất với quy trình dựa trên bản ghi. Mọi tính năng, mọi quy trình, mọi quá trình thiết lập đều có thể áp dụng. Quay một lần. Xuất bản bài viết và video.

Ghi chú phát hành và nhật ký thay đổi
Các trợ lý viết AI phù hợp hơn ở đây. Đây là dạng tường thuật, không phải quy trình. Sử dụng một công cụ như Notion AI hoặc Claude để giúp cấu trúc và soạn thảo, sau đó chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác.

Tài liệu API
Sử dụng các công cụ tài liệu dành cho nhà phát triển. Các trình tạo tài liệu AI theo quy trình không phải là công cụ phù hợp cho nội dung tham khảo API.

Hướng dẫn quy trình nội bộ
Quy trình tương tự như hướng dẫn sử dụng. Quay lại quy trình nội bộ, tạo hướng dẫn. Hữu ích cho việc giới thiệu nhân sự mới, quy trình CNTT và bất kỳ quy trình nội bộ dựa trên phần mềm nào.

Giữ cho tài liệu luôn được cập nhật nhanh chóng#

Việc tạo ban đầu chỉ là một nửa vấn đề. Nửa còn lại là bảo trì. Tài liệu mất 3 giờ để tạo và 3 giờ để cập nhật sẽ bị tụt hậu so với tốc độ thay đổi của sản phẩm. Tài liệu mất 20 phút để tạo và 15 phút để cập nhật có thể luôn được duy trì hiện tại.

Cách tiếp cận dựa trên bản ghi của Clevera giúp việc cập nhật nhanh như khi tạo ban đầu. Khi một quy trình thay đổi, hãy quay lại các bước đã thay đổi, tạo lại bài viết và xuất bản. Tính năng LiveSync của Clevera xử lý việc phân phối: các video đã cập nhật sẽ tự động xuất hiện ở mọi nơi chúng được nhúng.

Những sai lầm phổ biến làm chậm quá trình viết tài liệu#

Cố gắng viết tài liệu hoàn hảo ngay lần đầu tiên. Hãy viết bản nháp, xem xét nó, chỉnh sửa nó. Dành thêm thời gian ngay từ đầu để cố gắng đạt đến sự hoàn hảo sẽ chậm hơn so với việc xem xét một bản nháp nhanh.

Chụp ảnh màn hình từng cái một trong một công cụ riêng biệt. Đây là phần tốn thời gian nhất trong việc viết tài liệu thủ công. Loại bỏ nó thông qua một công cụ tự động chọn ảnh chụp màn hình từ bản ghi là cách tăng tốc lớn nhất hiện có.

Viết tài liệu ở mức độ chi tiết không phù hợp. Người dùng mới cần chi tiết hơn. Người dùng có kinh nghiệm cần ít hơn. Việc tạo tài liệu riêng cho các đối tượng khác nhau tốn nhiều thời gian hơn so với việc điều chỉnh mức độ phù hợp cho đối tượng chính.

Chờ đợi cho đến khi một tính năng "hoàn toàn ổn định" mới viết tài liệu. Hãy viết tài liệu vào ngày phát hành. Cập nhật khi có thay đổi. Giải pháp thay thế là một danh sách tồn đọng vĩnh viễn.

Đối với các nhóm đang xây dựng hệ thống tài liệu có thể mở rộng cùng với sản phẩm của họ, hướng dẫn hướng dẫn sử dụng với AI bao gồm toàn bộ chiến lược. Đối với các nhóm tập trung cụ thể vào việc tăng tốc tạo video hướng dẫn cùng với tài liệu viết, bài đăng đó bao gồm khía cạnh video của cùng một quy trình.

Mục tiêu không phải là tài liệu dễ viết. Đó là tài liệu không thể bỏ qua vì nó quá dễ dàng để tạo ra.