Cách tạo video hướng dẫn mà mọi người thực sự muốn xem

Ai cũng có thể quay màn hình và gọi đó là video hướng dẫn. Để tạo ra một video hướng dẫn thực sự hữu ích — một video mà người xem sẽ xem hết, hiểu rõ và quay lại xem lần nữa — cần phải suy nghĩ kỹ lưỡng hơn một chút.

Tin tốt là: việc này không hề phức tạp. Các công cụ đã cải tiến hơn nhiều, rào cản sản xuất đã thấp hơn đáng kể và những nguyên tắc tạo nên một video hướng dẫn hiệu quả vẫn không thay đổi. Hướng dẫn này sẽ bao quát tất cả những điều đó.

Điều gì tạo nên một video hướng dẫn chất lượng#

Trước khi đi sâu vào cách thực hiện, chúng ta cần làm rõ thế nào là "chất lượng" trong ngữ cảnh này.

Một video hướng dẫn chất lượng là:

• Tập trung: Chỉ bao gồm một tác vụ hoặc khái niệm, không phải năm
• Đủ ngắn để xem: Hầu hết các video hướng dẫn nên dưới 5 phút
• Kết quả rõ ràng: Người xem biết họ sẽ làm được gì sau khi xem xong
• Dễ theo dõi: Lời dẫn khớp với những gì đang diễn ra trên màn hình
• Dễ tìm kiếm: Video nằm ở nơi mà khán giả của bạn thực sự có thể khám phá ra

Hầu hết các video hướng dẫn kém chất lượng đều thất bại ở 1 hoặc 2 điểm trên. Phần còn lại của hướng dẫn này sẽ giúp bạn tránh những lỗi đó.

Bước 1: Xác định mục tiêu trước khi ghi hình#

Sai lầm phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi tạo video hướng dẫn là nhấn nút ghi hình trước khi biết chính xác mình đang dạy điều gì.

Hãy bắt đầu với câu hỏi này: "Sau khi xem video này, người xem sẽ làm được gì?"

Hãy viết câu trả lời ra thành một câu duy nhất. Nếu bạn không thể viết trong một câu, có lẽ bạn đang bao hàm quá nhiều thứ.

Ví dụ về các mục tiêu video hướng dẫn được xác định rõ ràng:

• "Sau khi xem video này, bạn sẽ có thể kết nối không gian làm việc Slack với tài khoản của mình."
• "Sau khi xem video này, bạn sẽ biết cách xuất báo cáo dưới dạng PDF."
• "Sau khi xem video này, bạn sẽ hiểu cách thiết lập quyền người dùng."

Khi đã có mục tiêu, mọi thứ khác sẽ theo đó mà thực hiện: những gì cần hiển thị, những gì cần bỏ qua, thời lượng video cần thiết.

Bước 2: Chọn định dạng phù hợp#

Không phải video hướng dẫn nào cũng giống nhau. Trước khi ghi hình, hãy quyết định định dạng nào phù hợp với mục tiêu của bạn:

Quay màn hình kèm lời dẫn: Tốt nhất cho các hướng dẫn sử dụng phần mềm. Bạn hiển thị chính xác những gì người xem cần làm và lời dẫn giải thích lý do tại sao. Đây là định dạng phổ biến nhất cho các video hướng dẫn SaaS.

Quay màn hình kèm chú thích: Nếu bạn không muốn lồng tiếng, bạn có thể sử dụng tính năng phóng to, chú thích và lớp phủ văn bản để hướng sự chú ý. Cách này hiệu quả cho các tác vụ ngắn và đơn giản.

Gương mặt + màn hình (hình trong hình): Thêm yếu tố con người. Phù hợp cho các video giới thiệu sản phẩm khi bạn muốn tạo tông giọng gần gũi và cá nhân hơn.

Chia sẻ màn hình + slide: Hữu ích khi bạn cần giải thích một khái niệm trước khi minh họa — phổ biến cho nội dung đào tạo kết hợp cả lý thuyết và thực hành.

Đối với hầu hết các video hướng dẫn phần mềm, quay màn hình kèm lời dẫn AI là cách nhanh nhất để sản xuất và dễ dàng nhất để bảo trì. Nếu bạn đang chọn phần mềm trước, hãy so sánh các công cụ tạo video hướng dẫn bằng AI tốt nhất cho các nhóm SaaS trước khi ghi hình.

Bước 3: Chuẩn bị môi trường ghi hình#

Trước khi ghi hình, hãy dành 5 phút để thiết lập:

• Đóng các tab và ứng dụng không cần thiết: Bạn không muốn thông báo hiện lên giữa chừng khi đang ghi hình.
• Đặt độ phân giải màn hình: Ghi hình ở độ phân giải mà người xem sẽ theo dõi. Nếu hầu hết khán giả của bạn dùng màn hình 1080p, hãy ghi ở mức 1920x1080.
• Sử dụng hồ sơ trình duyệt sạch: Đăng nhập vào tài khoản thử nghiệm hoặc môi trường demo sạch nếu có thể. Điều này tránh hiển thị dữ liệu cá nhân hoặc không gian làm việc lộn xộn.
• Tắt thông báo: Tắt thông báo email, Slack và hệ thống trước khi bắt đầu.
• Ẩn sự lộn xộn trên màn hình nền: Nếu bạn đang quay toàn bộ màn hình nền, hãy dọn dẹp nó trước.

Những chi tiết nhỏ này rất quan trọng vì người xem sẽ nhận ra môi trường lộn xộn. Chúng tạo ra sự nhiễu loạn thị giác gây xao nhãng khỏi những gì bạn đang thực sự dạy.

Bước 4: Ghi lại quy trình, không phải là một màn trình diễn#

Khi bạn đã sẵn sàng ghi hình, hãy cứ thực hiện thao tác bạn đang dạy — không cần phải diễn hay thông báo từng cú nhấp chuột.

Di chuyển một cách có chủ đích. Tạm dừng một chút ở mỗi bước. Đừng vội vã qua các menu hay gõ phím quá nhanh. Người xem sẽ làm theo bạn và họ cần một chút thời gian để bắt kịp.

Nếu bạn mắc lỗi khi đang ghi hình, chỉ cần tạm dừng và làm lại phần đó. Hầu hết các công cụ chỉnh sửa đều cho phép bạn cắt bỏ những đoạn vấp váp và làm lại. Bạn không cần một bản quay hoàn hảo — bạn cần một bản quay rõ ràng.

Lưu ý về lời dẫn trực tiếp so với lời dẫn AI: Nếu việc lồng tiếng trong khi ghi hình khiến bạn cảm thấy không tự nhiên hoặc làm chậm tiến độ, bạn không cần phải làm vậy. Các công cụ như Clevera cho phép bạn ghi hình im lặng và tạo lời dẫn AI từ video sau đó. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa kịch bản trước khi xuất bản, điều này giúp bạn kiểm soát tốt hơn những gì được nói và cách nói.

Bước 5: Viết và xem lại lời dẫn#

Dù bạn đang sử dụng lời dẫn AI hay tự ghi âm giọng nói của mình, kịch bản lời dẫn đều xứng đáng được xem xét kỹ lưỡng trước khi xuất bản.

Lời dẫn tốt là:

• Mô tả những gì đang diễn ra trên màn hình, nhưng bổ sung ngữ cảnh: Đừng chỉ nói "nhấp vào nút màu xanh". Hãy nói "nhấp vào nút Lưu màu xanh ở góc trên bên phải — thao tác này sẽ đồng bộ hóa các thay đổi của bạn trên tất cả các thiết bị được kết nối."
• Sử dụng ngôi thứ hai: Trực tiếp hướng đến người xem. "Bạn sẽ thấy một cửa sổ xác nhận" thay vì "một cửa sổ xác nhận sẽ xuất hiện."
• Tránh từ đệm: Loại bỏ "về cơ bản", "kiểu như", "có chút" và các thói quen ngôn ngữ khác thường xuất hiện trong các bản ghi trực tiếp.
• Khớp với tốc độ của video: Lời dẫn nên cảm thấy đồng bộ với những gì trên màn hình, không nên đi trước hoặc chậm hơn.

Nếu bạn đang sử dụng lời dẫn AI, hãy đọc qua kịch bản đã tạo trước khi xuất bản. AI rất giỏi trong việc tạo lời dẫn trôi chảy, nhưng đôi khi nó đọc nhầm các từ viết tắt, tên sản phẩm hoặc thuật ngữ kỹ thuật. Một lần xem lại nhanh sẽ giúp bạn phát hiện những vấn đề đó.

Bước 6: Chỉnh sửa để rõ ràng, không phải để hoàn hảo#

Chỉnh sửa video hướng dẫn không có nghĩa là cắt gọt thành một đoạn phim điện ảnh nổi bật. Nó có nghĩa là loại bỏ những thứ gây nhầm lẫn hoặc xao nhãng cho người xem.

Hãy tập trung vào:

• Cắt bỏ thời gian chết: Những khoảng lặng dài, màn hình tải, điều hướng không cần thiết. Hãy cắt bỏ chúng.
• Thêm tính năng phóng to: Nếu bạn nhấp vào thứ gì đó nhỏ trên màn hình, hãy phóng to để nó hiển thị rõ. Hầu hết các công cụ đều làm điều này tự động — ví dụ, Clevera áp dụng tính năng phóng to thông minh vào các tương tác giao diện chính trong quá trình xuất.
• Cắt phần đầu và cuối: Cắt bỏ bất cứ thứ gì trước khi bạn bắt đầu minh họa và bất cứ thứ gì sau khi bạn kết thúc. Đừng bắt mọi người phải ngồi nghe "được rồi, để tôi bắt đầu nhé..."
• Làm mượt chuyển động con trỏ: Nếu chuột của bạn bị nhảy trong khi ghi hình, hãy áp dụng tính năng làm mượt con trỏ để chuyển động trông có chủ đích hơn trên màn hình.

Bạn không cần thêm nhạc nền, hoạt ảnh giới thiệu hay các thanh thông tin thương hiệu cho hầu hết các video hướng dẫn. Những thứ đó làm tăng thời gian sản xuất mà không mang lại nhiều giá trị cho người xem, những người chỉ muốn học cách thực hiện tác vụ.

Cách tạo video hướng dẫn nhanh hơn với AI#

Nếu các bước từ 4 đến 6 nghe có vẻ tốn nhiều công sức, đó là vì nếu làm thủ công thì đúng là như vậy. Một video hướng dẫn rõ ràng dài 3 phút thường tốn gần 4 giờ: khoảng 45 phút viết kịch bản, 20 phút để có một bản quay sạch, 30 phút ghi âm lời dẫn và 2 giờ chỉnh sửa. Bản thân việc ghi hình hiếm khi là nút thắt cổ chai; mọi thứ xung quanh nó mới là vấn đề.

Các công cụ AI tăng tốc quá trình này theo hai cách khác nhau:

• Chỉnh sửa hỗ trợ bởi AI giúp việc chỉnh sửa thủ công nhanh hơn với các đoạn cắt nhảy (jump cuts), chỉnh sửa dựa trên bản ghi và loại bỏ từ đệm. Bạn vẫn chỉnh sửa; chỉ là tốn ít thời gian hơn.
• Tạo video bằng AI xây dựng video hoàn chỉnh từ bản ghi của bạn. Bạn ghi hình im lặng, và AI sẽ cắt bỏ các lỗi và khoảng lặng, viết kịch bản từ những gì đã xảy ra trên màn hình, lồng tiếng, đồng bộ hóa và thêm tính năng phóng to cũng như làm mượt con trỏ. Không còn bước chỉnh sửa nào cần thực hiện, chỉ còn lại bước xem xét.

Đối với các video hướng dẫn phần mềm, tạo tự động thường là con đường nhanh hơn, vì cảnh quay chỉ là ghi màn hình đơn thuần, không cần kỹ thuật quay phim cầu kỳ. Với Clevera, việc ghi lại một quy trình mất khoảng 10 phút và xem xét sau khi xử lý mất thêm 5 đến 10 phút nữa. Cùng một bản ghi đó cũng có thể tạo ra bài viết từng bước kèm ảnh chụp màn hình, vì vậy bạn nhận được cả video và phiên bản văn bản của Bước 8 chỉ trong một lần thực hiện. Thay đổi lớn hơn không nằm ở số phút trên mỗi video; mà là một thư viện vốn mất hàng tháng để làm thủ công nay chỉ còn vài tuần làm việc.

Bước 7: Thêm phụ đề#

Phụ đề không còn là tùy chọn nữa. Một phần đáng kể nội dung video được xem mà không có âm thanh — trong các cuộc họp, trên thiết bị di động, trong môi trường ồn ào. Nếu video hướng dẫn của bạn không có phụ đề, bạn đang đánh mất những người xem đó.

Hầu hết các công cụ đều tạo phụ đề tự động từ lời dẫn. Hãy kiểm tra độ chính xác, đặc biệt là các tên sản phẩm và thuật ngữ kỹ thuật, đồng thời đảm bảo thời gian hiển thị khớp trước khi xuất bản.

Bước 8: Xuất bản đúng nơi#

Nơi bạn xuất bản cũng quan trọng như cách bạn tạo video. Hãy nghĩ xem người xem của bạn thực sự sẽ ở đâu khi họ cần video hướng dẫn này:

• Trung tâm trợ giúp: Nhúng video hướng dẫn trực tiếp vào bài viết trợ giúp liên quan. Người xem tìm đến bài viết để tìm câu trả lời — video sẽ hiển thị ngay tại đó.
• LMS hoặc nền tảng đào tạo: Đối với đào tạo nội bộ, hãy xuất bản lên nền tảng có thể theo dõi tiến độ hoàn thành.
• YouTube: Đối với các video hướng dẫn công khai, YouTube giúp tăng khả năng tìm kiếm. Hãy tối ưu hóa tiêu đề và mô tả cho công cụ tìm kiếm.
• Trong ứng dụng: Một số nhóm nhúng các video hướng dẫn ngắn trực tiếp vào sản phẩm, được kích hoạt bởi các hành động cụ thể hoặc sự kiện giới thiệu người dùng mới.

Dù bạn xuất bản ở đâu, hãy bao gồm bản tóm tắt các bước bằng văn bản. Một số người xem sẽ lướt qua phiên bản văn bản trước và chỉ xem video cho những bước họ chưa rõ. Nếu công cụ của bạn tạo ra bài viết từ cùng một bản ghi, bản tóm tắt đó sẽ không tốn thêm chi phí nào của bạn.

Cách giữ cho video hướng dẫn luôn cập nhật#

Video hướng dẫn rất dễ bị lỗi thời. Phần mềm thay đổi, giao diện người dùng được thiết kế lại, quy trình làm việc thay đổi. Nếu bạn không có quy trình bảo trì, thư viện đào tạo của bạn sẽ trở thành một gánh nặng — đầy những video hiển thị phiên bản cũ của sản phẩm.

Một vài điều hữu ích:

Ghi nội dung theo mô-đun: Các video ngắn, tập trung sẽ dễ cập nhật hơn các video dài và toàn diện. Khi có thay đổi, bạn chỉ cần ghi lại đoạn clip liên quan.

Sử dụng LiveSync: LiveSync của Clevera cho phép bạn cập nhật video một lần và bản cập nhật đó sẽ tự động hiển thị ở mọi nơi video được nhúng. Không cần phải liên kết lại hoặc nhúng lại trên nhiều trang.

Tạo lịch xem xét: Hàng quý thường là nhịp độ phù hợp cho các sản phẩm đang hoạt động. Hãy phân công quyền sở hữu — ai đó phải chịu trách nhiệm gắn cờ nội dung đã lỗi thời.

Tạo video hướng dẫn trực tuyến#

Nếu bạn đang tạo video hướng dẫn trực tuyến và cần chia sẻ công khai hoặc cộng tác với nhóm từ xa, một vài điều bổ sung sau đây rất quan trọng:

• Đảm bảo công cụ của bạn hỗ trợ xuất bản trực tiếp lên các nền tảng web, không chỉ xuất tệp cục bộ
• Chọn thiết lập lưu trữ không yêu cầu người xem phải tải xuống bất cứ thứ gì
• Kiểm tra xem phụ đề có được hỗ trợ và chính xác cho người xem quốc tế hay không
• Kiểm tra cách video hiển thị trên thiết bị di động — rất nhiều lưu lượng truy cập trung tâm trợ giúp đến từ điện thoại

Việc tạo ra một video hướng dẫn mà mọi người thực sự xem phụ thuộc vào sự tập trung, rõ ràng và không gây trở ngại. Hãy giới hạn phạm vi trong một tác vụ, ghi hình sạch sẽ, dẫn chuyện chính xác và đặt nó ở nơi khán giả của bạn sẽ tìm thấy khi họ cần. Chỉ vậy thôi.