Công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI: chức năng và khi nào nên sử dụng

Viết tài liệu kỹ thuật luôn là một công việc chậm chạp, không phải vì người viết chậm, mà vì tài liệu kỹ thuật chính xác đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về sản phẩm, ngôn ngữ chuẩn xác, tư duy có cấu trúc và thời gian để chụp ảnh màn hình tại đúng từng bước. Hầu hết các nhóm sản phẩm không có chuyên viên viết tài liệu kỹ thuật riêng. Công việc này thường rơi vào tay người hiểu rõ sản phẩm nhất, và họ phải làm song song với mọi nhiệm vụ khác.

Các công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI thay đổi bài toán kinh tế này. Chúng không thay thế khả năng phán đoán kỹ thuật, nhưng loại bỏ hầu hết các công việc sản xuất lặp đi lặp lại và tốn thời gian.

Công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI thực sự làm gì#

Thuật ngữ này rất rộng. Dưới đây là cách phân loại các công cụ hữu ích:

Trợ lý viết bằng AI (như Notion AI, Grammarly hoặc Jasper): giúp cải thiện hoặc tạo văn bản từ mô tả bạn cung cấp. Hữu ích để trau chuốt bản nháp và tạo cấu trúc, nhưng bạn cần cung cấp thông tin chính xác.

Công cụ tạo tài liệu bằng AI từ bản ghi màn hình (như Clevera): ghi lại thao tác của bạn trên màn hình và tạo tài liệu có cấu trúc từ các hành động đó. Bạn không cần viết. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác.

Nền tảng AI cho tài liệu kỹ thuật (như Swimm, Mintlify): tập trung vào việc giữ cho tài liệu mã nguồn đồng bộ với các thay đổi trong code. Hữu ích cho các nhóm kỹ sư, không phải tài liệu sản phẩm.

Đối với hầu hết các nhóm SaaS tạo tài liệu hướng dẫn người dùng, danh mục thứ hai là thiết thực nhất. Bạn đã biết cách thực hiện các quy trình cần ghi lại. Nút thắt cổ chai nằm ở việc chuyển đổi kiến thức đó thành một bài viết có định dạng và sẵn sàng xuất bản.

Cách Clevera hoạt động như một công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI#

Clevera tiếp cận việc viết tài liệu kỹ thuật từ một góc độ khác so với AI dựa trên văn bản. Thay vì yêu cầu bạn mô tả quy trình, nó quan sát bạn thực hiện quy trình đó.

Bạn ghi lại màn hình bằng ứng dụng máy tính Clevera trong khi thực hiện tính năng, quy trình làm việc hoặc quy trình bạn muốn ghi lại. AI phân tích mọi hành động trong ngữ cảnh, hiểu mục đích của từng bước và tạo ra một hướng dẫn bằng văn bản có cấu trúc.

Kết quả đầu ra là một bài viết trợ giúp được định dạng chuẩn: các bước được đánh số, tiêu đề phần, ảnh chụp màn hình tự động chọn kèm chú thích và phong cách viết giống như được thực hiện bởi một chuyên viên viết tài liệu kỹ thuật thực thụ.

Bạn cũng nhận được một video hướng dẫn có lời bình từ cùng một bản ghi, điều mà các công cụ AI viết tài liệu kỹ thuật truyền thống không làm được.

Khi nào các công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI có giá trị nhất#

Đối với các nhóm không có chuyên viên viết tài liệu kỹ thuật. Quản lý sản phẩm (PM), quản lý CS hoặc trưởng nhóm hỗ trợ khi ghi lại các tính năng sản phẩm sẽ nhận được kết quả có cấu trúc thay vì bắt đầu từ một tài liệu trống.

Để giữ tài liệu luôn cập nhật. Khi giao diện người dùng thay đổi, việc ghi lại chỉ mất 5 phút. Việc cập nhật thủ công ảnh chụp màn hình, viết lại các bước và xuất bản lại sẽ tốn nhiều thời gian hơn đáng kể.

Để tạo tài liệu ở quy mô lớn. Nếu bạn cần ghi lại 50 tính năng, bạn có thể ghi và tạo 50 bài viết mà không tốn gấp 50 lần thời gian viết.

Đối với tài liệu đa ngôn ngữ. Clevera dịch các bài viết và video đã tạo sang 74 ngôn ngữ chỉ bằng một cú nhấp chuột, điều mà không đội ngũ chuyên viên viết tài liệu kỹ thuật nào có thể làm được với tốc độ tương tự.

Những gì công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI không thể làm#

Việc làm rõ các hạn chế là rất quan trọng:

Chúng không thể tự tạo ra sự chính xác. Nếu bạn thực hiện sai một bước trên màn hình, AI sẽ ghi lại sai bước đó. Quy trình được ghi lại phải chính xác thì tài liệu mới chính xác.

Chúng không thể thay thế khả năng phán đoán về những gì cần ghi lại. Một công cụ AI tạo tài liệu từ những gì bạn hiển thị cho nó. Việc quyết định những gì cần tài liệu, mức độ chi tiết phù hợp và ngữ cảnh cần thêm cho các trường hợp đặc biệt vẫn đòi hỏi con người.

Chúng không xử lý tốt việc viết tài liệu kỹ thuật dạng tường thuật thuần túy. Tài liệu tham khảo API, giải thích kiến trúc và tổng quan khái niệm phù hợp hơn với các trợ lý viết AI dựa trên văn bản. Thế mạnh của Clevera là tài liệu quy trình, từng bước cho các quy trình làm việc dựa trên giao diện người dùng.

Cách quyết định công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI nào nên sử dụng#

Đối với tài liệu phần mềm theo quy trình có video:\nSử dụng Clevera. Ghi lại quy trình, nhận bài viết và video, sau đó xuất bản.

Đối với việc cải thiện bản nháp văn bản và tạo văn bản từ mô tả:\nSử dụng trợ lý viết AI đa năng cùng với công cụ tài liệu chính của bạn.

Đối với việc giữ tài liệu mã nguồn đồng bộ với code:\nHãy xem xét các công cụ tập trung vào nhà phát triển như Swimm hoặc Mintlify.

Đối với hầu hết các nhóm SaaS, Clevera đáp ứng phần lớn những gì họ cần từ một AI tài liệu kỹ thuật: quy trình làm việc trên màn hình, bài viết trung tâm trợ giúp, hướng dẫn giới thiệu và hướng dẫn sử dụng sản phẩm. Trụ cột hướng dẫn sử dụng với AI bao gồm quy trình tài liệu rộng hơn, bao gồm cả cách Clevera phù hợp với các dự án tài liệu dài hơi.

Tài liệu kỹ thuật không nhất thiết phải là một mục tồn đọng. Với công cụ viết tài liệu kỹ thuật bằng AI phù hợp, nó có thể là một phần trong cách bạn phát hành sản phẩm.