Cách tự động hóa tài liệu quy trình phần mềm

Viết tài liệu quy trình thủ công là một trong những nhiệm vụ mà các đội ngũ biết là cần thiết nhưng hiếm khi thực hiện. Nó đòi hỏi thời gian, sự tập trung và đủ am hiểu về quy trình để viết một cách chính xác. Đến khi ai đó ngồi xuống viết SOP cho một quy trình làm việc hàng ngày, họ đã quên mất các chi tiết trong đầu rồi.

Giải pháp thay thế: hãy tự quay lại quá trình bạn thực hiện quy trình đó và để AI biến bản ghi thành tài liệu. Dưới đây là cách thiết lập.

Tài liệu quy trình tự động trông như thế nào#

Tài liệu quy trình tự động không có nghĩa là AI đoán quy trình của bạn là gì. Nó có nghĩa là AI quan sát những gì bạn thực sự làm trên màn hình và ghi lại một cách chính xác.

Bạn thực hiện quy trình trong sản phẩm, CRM, công cụ nội bộ hoặc bất kỳ phần mềm nào đang chạy trên máy Mac hoặc Windows của mình. Bản ghi sẽ nắm bắt mọi cú nhấp chuột, phím bấm và trạng thái màn hình. AI phân tích dữ liệu có cấu trúc đó và tạo ra tài liệu phản ánh chính xác những gì bạn đã làm, theo đúng thứ tự và với thuật ngữ chính xác.

Kết quả đầu ra không phải là một bản ghi chép. Đó là một hướng dẫn bằng văn bản từng bước với các bước được đánh số, ảnh chụp màn hình được đặt đúng vị trí, tiêu đề phần cho từng giai đoạn của quy trình và một video hướng dẫn nhúng hiển thị quy trình đang diễn ra.

Đó là khoảng cách giữa công cụ này và các công cụ bạn có thể đã sử dụng. Notion và Confluence là những nơi tốt để lưu trữ tài liệu, nhưng chúng không tự viết tài liệu. Loom ghi lại video và để bạn tự viết hướng dẫn. Một công cụ tài liệu quy trình hoạt động từ bản ghi sẽ tạo ra cả hai.

Từng bước: lập tài liệu quy trình phần mềm với Clevera#

Bước 1: Mở Clevera và bắt đầu quay
Khởi chạy ứng dụng máy tính để bàn Clevera trên Mac (macOS 12.3 trở lên) hoặc Windows (10 Build 20348 trở lên). Nhấp vào quay trước khi bạn bắt đầu quy trình. Đã có sẵn bản ghi của quy trình? Hãy tải nó lên thay thế.

Bước 2: Thực hiện quy trình như bình thường
Thực hiện quy trình làm việc với tốc độ bình thường. Nhấp qua các menu, điền vào các trường, điều hướng giữa các màn hình. Bạn không cần phải làm chậm lại hay giải thích bất cứ điều gì khi thực hiện. Clevera sẽ ghi lại tất cả.

Bước 3: Dừng quay khi quy trình hoàn tất
Nhấp vào dừng. Clevera gửi dữ liệu đã ghi, bao gồm các tương tác trên màn hình, chuyển động chuột và ngữ cảnh ứng dụng, đến quy trình xử lý AI của nó.

Bước 4: Xem lại tài liệu do AI tạo
Trong vài phút, Clevera tạo ra hai kết quả đầu ra:

• Một video hướng dẫn có lời bình với giọng đọc do AI tạo ra được đồng bộ hóa với từng bước
• Một hướng dẫn bằng văn bản có cấu trúc với các bước được đánh số, ảnh chụp màn hình được tự động chọn và tiêu đề phần

Xem lại cả hai trong trình chỉnh sửa của Clevera. Video phát trong trình chỉnh sửa dòng thời gian. Bài viết mở ra trong trình chỉnh sửa khối giống như Notion.

Bước 5: Chỉnh sửa khi cần
Tài liệu được tạo thường chính xác, nhưng bạn sẽ muốn xem lại nó. Thêm ghi chú về một lỗi phổ biến ở bước 4. Viết lại một bước hơi mơ hồ. Yêu cầu AI thêm một chú thích cảnh báo cho một hành động nguy hiểm. Những chỉnh sửa này chỉ mất vài phút.

Bước 6: Xuất bản
Xuất bản lên trung tâm trợ giúp Clevera của bạn, xuất sang Markdown hoặc HTML, hoặc trên gói Pro trở lên, xuất bản một chiều lên Notion, Confluence, GitHub, Help Scout Docs và các nền tảng khác. Video sẽ được nhúng ở đầu bài viết.

Loại quy trình phần mềm nào phù hợp nhất với công cụ này#

Quy trình làm việc nhiều bước trong các sản phẩm SaaS. Thiết lập tích hợp, cấu hình quyền người dùng, tạo và xuất bản nội dung, chạy báo cáo. Bất cứ điều gì liên quan đến một chuỗi các bước trong giao diện người dùng.

Quy trình quản trị và CNTT. Cấp quyền tài khoản người dùng, cấu hình cài đặt hệ thống, thực hiện các tác vụ bảo trì. Những quy trình này thường thiếu tài liệu vì chúng chỉ được thực hiện không thường xuyên, khiến chúng trở thành loại quy trình hưởng lợi nhiều nhất từ tài liệu.

Quy trình giới thiệu khách hàng. Ghi lại các bước mà khách hàng mới cần thực hiện để nhận được giá trị từ sản phẩm của bạn. Giữ cho tài liệu luôn cập nhật bằng cách quay lại khi quy trình thay đổi.

Quy trình nội bộ của đội ngũ. Quy trình nhân sự, phê duyệt tài chính, quy trình bán hàng trong CRM của bạn. Bất kỳ quy trình dựa trên phần mềm nào mà một thành viên mới trong đội ngũ cần học.

Giữ cho tài liệu quy trình tự động luôn cập nhật#

Lợi thế lớn nhất của tài liệu dựa trên bản ghi không chỉ là việc tạo ban đầu. Đó là việc cập nhật trở nên dễ dàng như thế nào.

Với tài liệu truyền thống, cập nhật có nghĩa là mở bài viết, tìm các bước đã thay đổi, viết lại chúng, chụp ảnh màn hình mới, thay thế ảnh cũ và xuất bản. Với Clevera, cập nhật có nghĩa là quay lại các bước đã thay đổi, chỉ mất vài phút, tạo tài liệu mới và xuất bản.

Tính năng LiveSync của Clevera xử lý việc phân phối. Các video đã cập nhật xuất hiện ở mọi nơi chúng được nhúng mà không cần thay thế tệp thủ công. Nếu không có gì thay đổi trên màn hình, ví dụ như ghi chú chính sách hoặc ngữ cảnh bổ sung, bạn có thể chỉnh sửa lời bình và văn bản bài viết mà không cần quay lại.

Điều này giúp bạn dễ dàng giữ cho các SOP và hướng dẫn quy trình của mình luôn cập nhật với mọi bản cập nhật sản phẩm, không chỉ những bản cập nhật lớn.

Tại sao quay phim lại hiệu quả hơn viết tài liệu quy trình#

Viết một quy trình từ trí nhớ chậm hơn và kém chính xác hơn so với việc quay lại nó. Bạn sẽ quên một bước. Bạn sẽ bỏ qua một bước có vẻ hiển nhiên. Bạn sẽ sử dụng thuật ngữ hơi khác so với những gì xuất hiện trên màn hình.

Bản ghi nắm bắt những gì thực sự xảy ra. Tài liệu quy trình tự động được xây dựng từ các bản ghi chính xác hơn so với tài liệu viết thủ công vì nó không dựa vào trí nhớ hay sự diễn giải của bất kỳ ai.

Điều tương tự cũng áp dụng cho việc yêu cầu một AI chat đa năng viết SOP. Nó viết dựa trên mô tả của bạn, bao gồm cả những bước bạn đã bỏ qua vì cảm thấy hiển nhiên. Đó chính xác là những bước mà nhân viên mới sẽ bị mắc kẹt.

Những điều cần tìm kiếm ở một công cụ tài liệu quy trình#

• Nó học từ màn hình của bạn, không phải từ mô tả của bạn. Quay phim hiệu quả hơn gõ từng bước.
• Đầu ra có cấu trúc. Các bước được đánh số kèm ảnh chụp màn hình, không phải bản ghi chép hay một bức tường văn bản.
• Video và hướng dẫn bằng văn bản từ một bản ghi. Một số người thích xem, một số thích đọc lướt; làm riêng biệt sẽ tốn gấp đôi công sức.
• Chỉnh sửa thực sự. Bạn sẽ muốn thêm cảnh báo, viết lại các bước và sửa thuật ngữ trong một trình chỉnh sửa chuyên nghiệp.
• Xuất bản đến nơi đội ngũ của bạn đọc. Kiểm tra xem nó xuất bản đến nền tảng nào và trên gói nào.
• Lộ trình cập nhật nhanh. Khi quy trình thay đổi, việc làm lại hướng dẫn chỉ nên mất thời gian bằng lúc quay lần đầu, không lâu hơn.

Đối với các đội ngũ muốn xây dựng một quy trình AI SOP generator đầy đủ, bao gồm kiểm soát phiên bản, đánh giá đội ngũ và xuất bản đa ngôn ngữ, trụ cột đó bao quát toàn bộ bức tranh. Để biết thêm về best AI SOP software hiện có, bài tổng hợp đó so sánh các tùy chọn chính.

Hãy bắt đầu với quy trình mà đội ngũ của bạn được hỏi nhiều nhất. Quay lại một lần. Để Clevera lập tài liệu. Xuất bản nó trước khi kết thúc ngày.