Trình tạo cơ sở kiến thức AI: xây dựng trung tâm trợ giúp từ các bản ghi màn hình

Hầu hết các cơ sở kiến thức đều được xây dựng theo cách thủ công chậm chạp. Ai đó mở một tài liệu trống, viết tiêu đề, cố gắng nhớ lại từng bước của quy trình họ vừa thực hiện, tìm kiếm ảnh chụp màn hình phù hợp, thay đổi kích thước, định dạng các chú thích và xuất bản một nội dung vốn đã hơi sai lệch vì sản phẩm đã thay đổi trong khi họ đang viết.

Trình tạo cơ sở kiến thức AI thay đổi điểm khởi đầu. Thay vì một tài liệu trống, bạn bắt đầu bằng một bản ghi màn hình. AI theo dõi những gì bạn đã làm, ghi lại, thêm ảnh chụp màn hình vào đúng thời điểm và tạo ra một bài viết trợ giúp có cấu trúc mà bạn có thể xuất bản chỉ trong vài phút.

Bạn mới làm quen với danh mục này? Hãy xem cách trình tạo tài liệu AI của Clevera chuyển đổi các bản ghi màn hình thành các bài viết trợ giúp và video hướng dẫn trước khi bạn so sánh các công cụ cơ sở kiến thức.

Trình tạo cơ sở kiến thức tự động thực sự làm được gì#

"Công cụ cơ sở kiến thức AI" bao gồm nhiều loại sản phẩm, từ các chatbot đơn giản đến các nền tảng tài liệu chuyên nghiệp. Những công cụ đáng sử dụng đều có chung một vài đặc điểm:

Chúng bắt đầu từ những gì bạn làm, không phải những gì bạn gõ. Các công cụ tốt nhất nắm bắt quy trình làm việc của bạn trên màn hình và tạo tài liệu từ bản ghi đó. Bạn không cần viết. Bạn chỉ cần thao tác.

Chúng tạo ra nội dung có cấu trúc. Không phải là một bức tường chữ. Các bước được đánh số, tiêu đề phần, ảnh chụp màn hình được đặt đúng vị trí trong luồng công việc, các khối mã khi cần thiết.

Chúng luôn cập nhật. Tài liệu rất nhanh lỗi thời. Một trình tạo cơ sở kiến thức AI tốt giúp việc cập nhật nhanh hơn là để mọi thứ cũ kỹ.

Clevera đáp ứng cả ba yếu tố trên. Ghi lại bằng ứng dụng máy tính để bàn Clevera hoặc tải lên các đoạn phim màn hình hiện có—và AI sẽ tạo ra một bài viết trợ giúp chi tiết, có cấu trúc cùng với video hướng dẫn. Cùng một phiên đầu vào, hai kết quả đầu ra.

Cách Clevera tạo các bài viết cơ sở kiến thức#

Đây là những gì xảy ra khi bạn ghi lại bằng Clevera:

Bạn thực hiện một tính năng hoặc quy trình trên máy Mac hoặc Windows bằng ứng dụng máy tính để bàn, hoặc tải lên một video bạn đã ghi trước đó. Clevera nắm bắt (hoặc phân tích) màn hình, tương tác chuột, phím bấm và ngữ cảnh ứng dụng của bạn nếu có.

Sau khi bạn dừng ghi, các tác nhân AI của Clevera sẽ phân tích bản ghi theo từng lớp. Một tác nhân tập trung vào việc hiểu trình tự các hành động. Một tác nhân viết sẽ soạn thảo bài viết bằng cách sử dụng các hành động đó làm nguồn. Một tác nhân đánh giá sẽ kiểm tra độ chính xác và cấu trúc. Kết quả là một bài viết trợ giúp đọc như do con người viết, vì AI được huấn luyện để viết theo cách mà các chuyên gia kỹ thuật giỏi thường làm.

Ảnh chụp màn hình được chọn tự động. Clevera chọn các khung hình hiển thị các bước quan trọng, thêm chú thích và đặt chúng vào bài viết tại đúng vị trí trong luồng công việc. Bạn không cần phải chụp ảnh màn hình thủ công hay quyết định chọn ảnh nào để đưa vào.

Bài viết được tạo ra trông như thế nào#

Một bài viết cơ sở kiến thức từ Clevera bao gồm:

• Một tiêu đề và phần giới thiệu rõ ràng giải thích nội dung bài viết
• Các bước được đánh số với câu hoàn chỉnh, không chỉ là "nhấp vào đây"
• Ảnh chụp màn hình được chọn tự động đặt trong dòng, với chú thích mô tả hành động
• Các tiêu đề phụ khi quy trình có các giai đoạn riêng biệt
• Các khối mã hoặc nội dung được định dạng khi cần thiết
• Một bản tóm tắt bằng văn bản tại các điểm quyết định chính

Bài viết được xuất bản với video hướng dẫn được nhúng ở trên cùng. Người đọc có thể xem video để có hướng dẫn đầy đủ hoặc quét bài viết để tìm các bước cụ thể, tùy thuộc vào cách họ học.

Chỉnh sửa và tinh chỉnh bài viết đã tạo#

Trình chỉnh sửa bài viết của Clevera trông và hoạt động giống như Notion. Bạn có thể thêm, xóa hoặc sắp xếp lại bất kỳ khối nào. Thay đổi phân cấp tiêu đề, viết lại một phần, chèn hộp chú thích, thêm bảng hoặc yêu cầu AI đơn giản hóa, mở rộng hoặc thay đổi giọng văn của bất kỳ phần nào trong nội dung.

Bạn cũng có thể chỉ đạo AI trực tiếp: "Làm cho phần này ngắn hơn." "Thêm lưu ý về những gì xảy ra nếu người dùng bỏ qua bước này." "Viết lại phần này bằng giọng văn trang trọng hơn." AI sẽ áp dụng thay đổi ngay lập tức.

Đối với các nhóm cần nhiều người xem xét tài liệu trước khi xuất bản, tính năng cộng tác thời gian thực đã được tích hợp sẵn. Nhiều người chỉnh sửa có thể làm việc trên cùng một bài viết cùng lúc, với con trỏ trực tiếp.

Xuất bản lên nền tảng cơ sở kiến thức của bạn#

Khi bài viết của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể xuất nó đến bất cứ nơi nào cơ sở kiến thức của bạn đang lưu trữ. Clevera xuất ra Markdown và HTML, với các tích hợp trực tiếp (gói Pro trở lên) tới:

• Notion
• Confluence
• GitHub và GitLab
• HelpScout
• Gitbook, Readme, Bitbucket, ClickUp

Mỗi bản xuất đều bao gồm video được nhúng. Video sử dụng LiveSync, nghĩa là các cập nhật trong tương lai sẽ tự động xuất hiện ở tất cả các vị trí đã xuất bản của bạn mà không cần phải xuất lại hoặc thay thế tệp.

Giữ cho cơ sở kiến thức của bạn luôn cập nhật#

Đây là nơi hầu hết các chiến lược tài liệu thất bại. Bạn xây dựng một cơ sở kiến thức tốt, sản phẩm ra mắt 2 bản cập nhật và đột nhiên 30% bài viết của bạn có ảnh chụp màn hình sai và hướng dẫn lỗi thời.

Vì Clevera giúp việc tạo bài viết mới trở nên nhanh chóng, việc cập nhật cũng gần như nhanh như khi tạo mới. Khi một luồng công việc thay đổi, bạn ghi lại phần đó, tạo bài viết mới và xuất bản. Những gì từng mất cả ngày nay chỉ mất 20 phút.

Đối với các nhóm sử dụng quy trình trình tạo tài liệu AI, mục tiêu không phải là viết ít đi. Mà là làm cho tài liệu chính xác, cập nhật trở nên hợp lý để bạn thực sự duy trì nó. Để biết thêm về tự động hóa tài liệu từ các bản ghi màn hình, hãy xem hướng dẫn đầy đủ đó.

Ai được hưởng lợi nhiều nhất từ trình tạo cơ sở kiến thức AI#

Các nhóm thành công khách hàng cần mở rộng nội dung tự phục vụ mà không cần tăng nhân sự. Mọi câu hỏi phổ biến đều trở thành một bài viết. Mọi tính năng mới đều được ghi lại vào ngày nó ra mắt.

Các nhóm sản phẩm muốn ghi lại các tính năng của chính họ một cách chính xác, mà không cần chờ đợi chuyên gia kỹ thuật hoặc dịch các ghi chú của quản lý sản phẩm thành nội dung hữu ích.

Các nhóm hỗ trợ muốn giảm khối lượng yêu cầu hỗ trợ bằng cách cung cấp câu trả lời cho người dùng trước khi họ cần hỏi. Một cơ sở kiến thức được duy trì tốt sẽ giảm bớt các yêu cầu hỗ trợ. Một công cụ cơ sở kiến thức AI giúp việc duy trì trở nên khả thi.

Các nhóm đào tạo xây dựng tài liệu nội bộ cho các luồng giới thiệu hoặc hướng dẫn quy trình. Quy trình ghi lại tương tự hoạt động cho tài liệu bên ngoài cũng hiệu quả không kém cho tài liệu nội bộ.

Nếu bạn vẫn đang xây dựng cơ sở kiến thức của mình bằng tay, từng màn hình một, từng tài liệu một, bạn đang dành thời gian cho một vấn đề đã được giải quyết. Hãy ghi lại những gì bạn làm. Để AI ghi lại nó. Xuất bản. Đó là quy trình làm việc trong năm 2026.