Cách tạo video hướng dẫn sản phẩm (hướng dẫn từng bước)

Video hướng dẫn sản phẩm cho khách hàng tiềm năng, người dùng mới hoặc thành viên trong nhóm biết chính xác những gì cần làm và những gì sẽ thấy bên trong sản phẩm của bạn. Nếu được thực hiện tốt, nó sẽ rút ngắn thời gian đạt giá trị, giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ và giúp sản phẩm của bạn trông chuyên nghiệp và được hỗ trợ tốt hơn.

Nếu thực hiện kém, nó chỉ là một bản ghi màn hình với con trỏ rung lắc, không có lời dẫn và kết thúc đột ngột khiến người xem tự hỏi họ cần rút ra điều gì.

Dưới đây là cách tạo video hướng dẫn sản phẩm đạt được mục tiêu đề ra.

Video hướng dẫn sản phẩm cần đạt được những gì#

Trước khi ghi hình bất cứ thứ gì, hãy xác định rõ mục đích:

• Dành cho người dùng mới? Video hướng dẫn nên bao gồm các hành động đầu tiên cần thiết để đạt được giá trị. Hãy tập trung vào lộ trình quan trọng nhất.
• Dành cho một tính năng cụ thể? Bao gồm toàn bộ quy trình làm việc cho tính năng đó, từ điểm bắt đầu đến kết quả.
• Dành cho bán hàng hoặc khách hàng tiềm năng? Tập trung vào những khoảnh khắc "wow" và kết quả, thay vì mọi cài đặt và tùy chọn.

Phạm vi xác định độ dài, mức độ chi tiết và tông giọng. Video hướng dẫn giới thiệu người dùng mới và video demo tính năng là những sản phẩm khác nhau, ngay cả khi chúng sử dụng cùng một công cụ ghi hình.

Lập kế hoạch cho video hướng dẫn sản phẩm của bạn#

Xác định trạng thái bắt đầu và kết thúc. Một video hướng dẫn không có điểm kết thúc rõ ràng sẽ làm mất người xem. Hãy biết chính xác video của bạn bắt đầu từ đâu ("bạn vừa đăng ký và đang nhìn vào bảng điều khiển trống") và kết thúc ở đâu ("bạn vừa xuất bản hướng dẫn đầu tiên lên trung tâm trợ giúp").

Xác định các bước quan trọng. Liệt kê mọi bước giữa trạng thái bắt đầu và kết thúc. Bao gồm cả những bước có vẻ hiển nhiên với bạn. Người dùng mới sẽ không thấy chúng hiển nhiên đâu.

Quyết định mức độ kiến thức giả định của khán giả. Họ có biết "không gian làm việc" (workspace) trong sản phẩm của bạn là gì không? Họ có biết sự khác biệt giữa bản nháp và bài viết đã xuất bản không? Hãy xác định các giả định của bạn để lời dẫn không bị thiếu hụt thông tin.

Ghi hình video hướng dẫn với Clevera#

Clevera được xây dựng cho chính quy trình này. Chọn cách bạn ghi lại video hướng dẫn:

Ứng dụng máy tính (Mac hoặc Windows): ghi lại toàn bộ hệ điều hành cho các quy trình trải dài trên ứng dụng máy tính, trình duyệt và công cụ nội bộ. Ứng dụng ghi lại màn hình, tương tác chuột, thao tác phím và ngữ cảnh ứng dụng của bạn.

Ghi hình bằng AI: mô tả quy trình sản phẩm chỉ trên web bằng văn bản và tác nhân AI của Clevera sẽ ghi lại ứng dụng web công khai https của bạn trong trình duyệt đám mây khi bạn không cần dùng ứng dụng máy tính.

Tải lên: sử dụng bản ghi màn hình có sẵn (từ Loom, OBS, QuickTime hoặc nơi khác) khi bạn đã có tư liệu và không cần ghi lại.

Thực hiện hướng dẫn với tốc độ bình thường. Đừng làm chậm lại một cách gượng ép hoặc tạm dừng để tạo hiệu ứng kịch tính. Hãy ghi lại quy trình như cách một người dùng thực tế sẽ trải nghiệm. Nếu bạn mắc lỗi, cứ tiếp tục. AI của Clevera sẽ tự động loại bỏ các cú nhấp chuột nhầm và những khoảng dừng không cần thiết.

Dừng ghi hoặc hoàn tất tải lên khi quy trình đã xong. Clevera sẽ gửi dữ liệu đã ghi đến quy trình xử lý AI của mình.

Bạn không cần phải lồng tiếng trong khi ghi hình. AI của Clevera sẽ tạo kịch bản lời dẫn từ các hành động được quan sát.

AI xử lý phần lồng tiếng#

Sau khi xử lý, Clevera tạo ra kịch bản lồng tiếng dựa trên ngữ cảnh của từng hành động trong bản ghi. Kịch bản đọc giống như một hướng dẫn viên am hiểu đang dẫn dắt người xem qua các bước, chứ không phải là bản chép lại những gì đã xảy ra.

Xem lại kịch bản trong trình chỉnh sửa dòng thời gian. Viết lại bất kỳ dòng nào chưa ổn. Chọn giọng nói và tông điệu AI ưa thích của bạn. Thêm lời dẫn tùy chỉnh vào các khoảnh khắc cụ thể nếu cần. Tạo lại bất kỳ phần nào sau khi chỉnh sửa chỉ với một cú nhấp chuột.

Video đã lồng tiếng sẽ đồng bộ âm thanh chính xác với dòng thời gian video theo mặc định. Nếu lời dẫn và hành động trên màn hình bị lệch nhẹ, hãy sử dụng trình chỉnh sửa đồng bộ của Clevera để dịch chuyển lời dẫn chính xác so với video cho đến khi cảm thấy khớp.

Chỉnh sửa video hướng dẫn sản phẩm#

Trình chỉnh sửa dòng thời gian của Clevera cho bạn toàn quyền kiểm soát video mà không cần kinh nghiệm chỉnh sửa video:

Cắt bỏ các phần không mong muốn. Nếu bạn đã bao gồm nhiều ngữ cảnh hơn mức cần thiết, hãy cắt video xuống các phần liên quan.

Điều chỉnh lời dẫn. Viết lại các dòng. Thêm ngữ cảnh. Thay đổi tốc độ của một phần. Tinh chỉnh đồng bộ lời dẫn trong trình chỉnh sửa đồng bộ nếu một bước cảm thấy quá sớm hoặc quá muộn.

Thêm lớp phủ. Chèn lớp phủ làm mờ để ẩn thông tin nhạy cảm. Thêm lớp phủ làm nổi bật để thu hút sự chú ý vào các phần tử giao diện cụ thể. Thêm lớp phủ hình ảnh, video hoặc âm thanh khi cần thiết.

Tùy chỉnh trình bày. Điều chỉnh kiểu dáng khung video, nền, khoảng đệm và thương hiệu để phù hợp với nhận diện hình ảnh của sản phẩm bạn.

Xuất bản và nhúng#

Xuất video hướng dẫn đã hoàn thiện dưới dạng MP4 để sử dụng một lần (gói Starter trở lên), hoặc sử dụng mã nhúng HTML cho phiên bản trực tiếp, có thể cập nhật.

Mã nhúng HTML sử dụng tính năng LiveSync của Clevera. Khi bạn cập nhật video (viết lại kịch bản, cập nhật một bước, thay đổi lời dẫn), bản cập nhật sẽ tự động xuất hiện ở mọi nơi video được nhúng. Không cần xuất lại. Không cần tải lên lại. Không có liên kết hỏng.

Xuất bản lên trung tâm trợ giúp, nhúng vào quy trình giới thiệu người dùng hoặc chia sẻ liên kết trực tiếp với khách hàng. Đối với các nhóm quản lý tài liệu trong Notion, Confluence hoặc HelpScout, các tích hợp trực tiếp của Clevera (gói Pro trở lên) sẽ xử lý bước xuất bản.

Những sai lầm phổ biến cần tránh#

Ghi hình với màn hình máy tính lộn xộn. Trước khi ghi hình, hãy đóng các tab và ứng dụng không liên quan đến video hướng dẫn. Màn hình bừa bộn gây xao nhãng và thiếu chuyên nghiệp.

Bao gồm quá nhiều nội dung trong một video. Một video hướng dẫn sản phẩm dài 15 phút sẽ không ai xem hết. Hãy chia các quy trình dài thành các phân đoạn tập trung từ 3-5 phút.

Bỏ qua bước xem lại. Lời dẫn do AI tạo ra thường rất tốt, nhưng hãy luôn xem lại. Danh từ riêng, thuật ngữ chuyên ngành sản phẩm và các trường hợp đặc biệt đôi khi cần sự điều chỉnh của con người.

Không sử dụng LiveSync. Nếu sản phẩm của bạn thay đổi và các bản nhúng video hướng dẫn của bạn đang trỏ đến một tệp MP4 lỗi thời, bạn sẽ gặp vấn đề về bảo trì. Mã nhúng HTML giải quyết vấn đề này.

Video hướng dẫn sản phẩm phù hợp như thế nào trong cụm nội dung#

Video hướng dẫn hoạt động tốt nhất như một phần của hệ thống nội dung rộng lớn hơn. Video hướng dẫn là thứ người dùng xem khi họ cần cái nhìn tổng thể. Bài viết trợ giúp từng bước là thứ họ quét qua khi cần tìm một bước cụ thể. Cả hai nên tồn tại, và với Clevera, cả hai đều đến từ cùng một bản ghi.

Để có ngữ cảnh đầy đủ về các tùy chọn phần mềm hướng dẫn sản phẩm và cách so sánh chúng, trang trụ cột đó bao quát toàn bộ bối cảnh. Đối với các nhóm cũng sản xuất demo tương tác cùng với video hướng dẫn, hướng dẫn về ghi màn hình sang demo tương tác là một tài liệu bổ trợ hữu ích.

Một video hướng dẫn sản phẩm luôn cập nhật, có lời dẫn và dễ dàng chỉnh sửa là một trong những nội dung có đòn bẩy cao nhất mà bạn có thể tạo ra. Ghi hình một lần. Giữ cho nó luôn mới. Hãy để nó thực hiện việc giới thiệu sản phẩm thay cho bạn.