Microlearning so với đào tạo truyền thống: dữ liệu nói lên điều gì

Cứ vài năm, một phương pháp đào tạo mới lại được tuyên bố là tương lai của việc học tập tại nơi làm việc. Microlearning là một trong những phương pháp bền vững hơn — nó đã tồn tại đủ lâu để tích lũy dữ liệu thực tế, và dữ liệu đó phần lớn là khả quan. Nhưng giống như bất kỳ câu hỏi "so với" nào trong L&D, câu trả lời trung thực là: tùy thuộc vào việc bạn đang cố gắng dạy cái gì và dạy cho ai.

Bài viết này phân tích cuộc tranh luận về microlearning so với đào tạo truyền thống cùng với các nghiên cứu thực tế, để bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng thay vì các xu hướng nhất thời.

Mỗi phương pháp thực sự có nghĩa là gì#

Trước khi so sánh, hãy làm rõ các định nghĩa.

Microlearning cung cấp đào tạo theo các đơn vị ngắn, tập trung — thường từ 3-10 phút — bao gồm một khái niệm, kỹ năng hoặc nhiệm vụ duy nhất. Nó được tiêu thụ theo yêu cầu, thường là không đồng bộ và được thiết kế để xem lại. Các định dạng phổ biến bao gồm video hướng dẫn ngắn, câu đố tương tác, tài liệu hỗ trợ công việc và các bài viết ngắn.

Đào tạo truyền thống (đôi khi được gọi là đào tạo "chính quy" hoặc "do giảng viên hướng dẫn", hay ILT) bao gồm các trải nghiệm học tập có cấu trúc, dài hơn — hội thảo nửa ngày, khóa học eLearning nhiều mô-đun, các buổi học tại lớp hoặc chương trình giới thiệu nhân viên mới kéo dài nhiều giờ. Nó toàn diện hơn, thường theo trình tự và thường là bắt buộc.

Đây không phải là những phương pháp loại trừ lẫn nhau — hầu hết các chương trình đào tạo hiệu quả đều kết hợp cả hai. Nhưng chúng có những thế mạnh khác nhau, các kiểu thất bại khác nhau và hồ sơ ROI khác nhau.

Nghiên cứu nói gì#

Về khả năng ghi nhớ#

Phát hiện được trích dẫn nhiều nhất trong cuộc tranh luận này đến từ nghiên cứu về "đường cong quên lãng", được nhà tâm lý học Hermann Ebbinghaus mô tả lần đầu vào những năm 1880. Nghiên cứu của ông cho thấy mọi người quên khoảng 50% thông tin mới trong vòng một giờ, 70% trong vòng 24 giờ và 90% trong vòng một tuần — nếu không được củng cố.

Mô hình lặp lại ngắt quãng của microlearning giải quyết trực tiếp vấn đề này. Khi việc đào tạo được chia thành các đơn vị ngắn được cung cấp theo thời gian — với các bài kiểm tra kiến thức và các thời điểm ôn tập được tích hợp sẵn — khả năng ghi nhớ sẽ cải thiện đáng kể. Một nghiên cứu từ Tạp chí Tâm lý học Ứng dụng cho thấy việc học ngắt quãng cải thiện khả năng ghi nhớ dài hạn lên đến 200% so với học tập tập trung (nhồi nhét cùng một nội dung vào một buổi duy nhất).

Ưu điểm: microlearning cho việc ghi nhớ dài hạn các kỹ năng thực tế.

Về tỷ lệ hoàn thành#

Tỷ lệ hoàn thành eLearning cho các khóa học dài truyền thống thường rất thấp — ước tính trong ngành dao động từ 15% đến 30% cho các khóa học trực tuyến tự học trong môi trường doanh nghiệp. Khóa học càng dài, tỷ lệ hoàn thành càng thấp.

Các mô-đun microlearning có tỷ lệ hoàn thành cao hơn đáng kể, phần lớn là do cam kết cho mỗi phiên học đủ thấp để mọi người thực sự thực hiện chúng. Dữ liệu nội bộ từ nhiều nền tảng L&D cho thấy tỷ lệ hoàn thành từ 70-90% cho các mô-đun dưới 10 phút.

Ưu điểm: microlearning — đặc biệt là đối với nội dung tự học, không đồng bộ.

Về khả năng hiểu các chủ đề phức tạp#

Đây là nơi đào tạo truyền thống vẫn giữ được ưu thế. Khi một chủ đề đòi hỏi phải hiểu cách nhiều khái niệm kết nối với nhau — tuân thủ quy định, kỹ năng kỹ thuật nâng cao, kiến trúc hệ thống, phát triển khả năng lãnh đạo — sự ngắn gọn của microlearning có thể là một bất lợi.

Các chủ đề phức tạp thường cần sự tham gia kéo dài: thời gian để đặt câu hỏi, giải quyết các tình huống và hiểu "tại sao" đằng sau những gì đang được học. Một video 5 phút về tuân thủ GDPR hữu ích như một bản tóm tắt nhưng không đủ làm tài liệu đào tạo tuân thủ chính cho nhân viên mới.

Một nghiên cứu năm 2019 từ Đại học Hamburg cho thấy trong khi microlearning cải thiện hiệu suất trong các nhiệm vụ quy trình đơn giản, đào tạo truyền thống do giảng viên hướng dẫn mang lại kết quả tốt hơn cho các nhiệm vụ giải quyết vấn đề phức tạp, nhiều bước.

Ưu điểm: đào tạo truyền thống cho kiến thức khái niệm phức tạp và các kỹ năng đòi hỏi sự phán đoán, không chỉ là tuân theo quy trình.

Về sở thích của người học#

Các khảo sát về sở thích của người học luôn ủng hộ microlearning cho việc học tập ngay tại công việc, đúng lúc cần. Báo cáo Học tập tại Nơi làm việc của LinkedIn Learning cho thấy 58% nhân viên thích học theo tốc độ của riêng họ và 49% thích học tại thời điểm cần thiết — cả hai mô hình đều ủng hộ microlearning.

Tuy nhiên, người học cũng báo cáo rằng họ coi trọng việc đào tạo trực tiếp, tương tác cho các chủ đề mà họ cần đặt câu hỏi và giải quyết sự mơ hồ. Sở thích đối với microlearning mạnh mẽ nhất khi chủ đề mang tính thực tế và người học đã có sẵn một số bối cảnh.

Ưu điểm: microlearning cho người học tự định hướng; truyền thống cho các chủ đề phức tạp đòi hỏi thảo luận.

Về chi phí và thời gian sản xuất#

Đào tạo truyền thống — đặc biệt là ILT — rất đắt đỏ. Các buổi học có người hướng dẫn đòi hỏi thời gian của giảng viên, hậu cần, lập lịch trình và thường là chi phí đi lại. Ngay cả các khóa học eLearning được sản xuất tốt cũng có thể mất 80-200 giờ sản xuất cho mỗi giờ nội dung hoàn chỉnh.

Microlearning, khi được sản xuất bằng các công cụ AI hiện đại, có cấu trúc chi phí hoàn toàn khác. Một video hướng dẫn ngắn bao gồm một quy trình làm việc duy nhất có thể được tạo trong chưa đầy một giờ với các công cụ như Clevera — ghi lại màn hình của bạn, để AI tạo lời dẫn, xem xét và xuất bản. Với tốc độ sản xuất đó, một nhóm có thể xây dựng toàn bộ thư viện đào tạo trong vài tuần thay vì vài tháng.

Ưu điểm: microlearning về chi phí và tốc độ — đặc biệt là với việc sản xuất nội dung có sự hỗ trợ của AI.

Nơi mỗi phương pháp hoạt động tốt nhất#

Microlearning là lựa chọn tốt hơn cho:#

• Đào tạo phần mềm và công cụ: Dạy nhân viên cách sử dụng các tính năng, quy trình làm việc hoặc quy trình cụ thể trong một sản phẩm SaaS. Định dạng tập trung vào nhiệm vụ hoàn toàn phù hợp với nội dung này.
• Bổ sung giới thiệu nhân viên mới: Các video ngắn bao gồm các khái niệm, chính sách hoặc quy trình làm việc chính mà nhân viên mới có thể tham khảo theo yêu cầu, theo tốc độ của riêng họ.
• Hỗ trợ hiệu suất: Trợ giúp đúng lúc cho những người đang thực hiện nhiệm vụ và cần tra cứu nhanh điều gì đó. Một video 4 phút hữu ích hơn nhiều so với một khóa học 45 phút khi bạn bị mắc kẹt.
• Ôn tập và củng cố: Sau khi đào tạo ban đầu, các mô-đun theo dõi ngắn giúp cải thiện khả năng ghi nhớ và nắm bắt các lỗ hổng kiến thức trước khi chúng gây ra vấn đề.
• Các đội ngũ toàn cầu: Nội dung microlearning dễ dịch và bản địa hóa hơn. Một video hướng dẫn 5 phút nhanh hơn nhiều để điều chỉnh cho một thị trường mới so với một khóa học ILT kéo dài nhiều giờ.

Đào tạo truyền thống là lựa chọn tốt hơn cho:#

• Giới thiệu nhân viên mới cho các vai trò phức tạp: Nhân viên mới trong các vai trò kỹ thuật, quản lý hoặc tiếp xúc với khách hàng cần nhiều hơn là các hướng dẫn nhiệm vụ — họ cần bối cảnh, văn hóa, sự phán đoán và các mối quan hệ. Điều đó được xây dựng tốt nhất thông qua tương tác trực tiếp.
• Đào tạo tuân thủ: Các yêu cầu quy định thường bắt buộc phải có bằng chứng hoàn thành cụ thể, kiểm tra dựa trên tình huống và tài liệu. Đào tạo dài hạn với các đánh giá vẫn là tiêu chuẩn ở đây.
• Phát triển khả năng lãnh đạo và kỹ năng mềm: Các kỹ năng giao tiếp, thực hành quản lý và phán đoán tổ chức phát triển thông qua thực hành và phản hồi theo những cách mà video ngắn không thể sao chép được.
• Sự đồng bộ của đội ngũ: Để cả nhóm cùng hiểu về một chiến lược, một thay đổi quy trình hoặc một tập hợp các ưu tiên thường được thực hiện tốt hơn trực tiếp, nơi các câu hỏi có thể được nêu ra và giải quyết trong thời gian thực.

Phương pháp kết hợp: điều gì thực sự hiệu quả trong thực tế#

Hầu hết các tổ chức có chương trình L&D hiệu quả không chọn giữa microlearning và đào tạo truyền thống — họ sắp xếp chúng theo trình tự.

Một mô hình phổ biến hoạt động tốt cho các công ty SaaS:

1. Bắt đầu bằng một buổi trực tiếp: 60-90 phút bao gồm bối cảnh, lý do "tại sao" và các khái niệm cấp cao. Điều này giúp xây dựng sự hiểu biết chung và cho phép mọi người đặt câu hỏi.
2. Tiếp nối bằng microlearning: Các video hướng dẫn và bài viết ngắn tập trung vào nhiệm vụ, bao quát các quy trình cụ thể. Mọi người thực hiện theo thời gian và tốc độ riêng khi cần áp dụng những gì đã học.
3. Củng cố bằng lặp lại ngắt quãng: Kiểm tra kiến thức và các mô-đun ôn tập ngắn sau 2 tuần, 1 tháng và 3 tháng. Những nội dung này giúp khắc phục tình trạng quên kiến thức trước khi nó trở thành vấn đề.
4. Hỗ trợ liên tục bằng nội dung theo yêu cầu: Một thư viện video hướng dẫn và bài viết trợ giúp có thể tìm kiếm được, nơi nhân viên có thể tham khảo bất cứ lúc nào, vô thời hạn.

Cấu trúc này mang lại cho bạn những lợi thế về khả năng hiểu của đào tạo trực tiếp ngay từ đầu, lợi thế về khả năng ghi nhớ của microlearning ngắt quãng theo thời gian và giá trị hỗ trợ hiệu suất của nội dung theo yêu cầu vô thời hạn.

Sản xuất nội dung microlearning mà không cần đội ngũ sản xuất#

Một trong những rào cản thực tế đối với việc áp dụng microlearning trước đây chính là khâu sản xuất nội dung. Việc tạo ra 30 video ngắn tốn nhiều thời gian hơn tạo ra 3 khóa học dài — hoặc ít nhất là trước đây đã từng như vậy.

Các công cụ tường thuật bằng AI đã thay đổi điều này đáng kể. Với Clevera, bạn chỉ cần quay lại màn hình khi thực hiện quy trình, AI sẽ tự động tạo lời tường thuật, phụ đề và bài viết trợ giúp đi kèm. Điều đó biến một phiên ghi hình 15 phút thành 2 tài nguyên đào tạo hoàn chỉnh — một video và một hướng dẫn bằng văn bản.

Đặc biệt đối với đào tạo phần mềm, mô hình này rất hiệu quả: các chuyên gia về chủ đề tự ghi lại các bước thực hiện quy trình của chính họ, Clevera tạo ra nội dung đào tạo chuyên nghiệp và nhóm xuất bản lên LMS hoặc trung tâm trợ giúp của họ. Nút thắt cổ chai chuyển từ khâu sản xuất sang việc quyết định nội dung cần bao quát.

Đối với các nhóm toàn cầu, tính năng dịch thuật một cú nhấp chuột của Clevera sang 74 ngôn ngữ đồng nghĩa với việc bạn có thể bản địa hóa toàn bộ thư viện microlearning mà không cần phải ghi lại bất cứ điều gì.

Tóm tắt: microlearning so với đào tạo truyền thống#

Kết luận không phải là phương pháp này tốt hơn phương pháp kia — mà là chúng hiệu quả hơn ở những khía cạnh khác nhau. Đối với các nhóm SaaS đào tạo nhân viên về công cụ và quy trình phần mềm, microlearning chiếm ưu thế ở hầu hết mọi khía cạnh. Đối với các chủ đề đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc, khả năng phán đoán và tương tác giữa con người, đào tạo truyền thống vẫn chiếm ưu thế.