無料のステップバイステップガイド生成ツール

ステップバイステップガイドとは？

ステップバイステップガイドとは、あるタスクの開始から明確な最終結果に至るまで、1つのアクションずつを番号付きで説明した短い手順書のことです。ステップバイステップガイド生成ツールを使えば、タスクの概要を入力するだけでリストが自動作成されるため、白紙の状態から書き始める必要はありません。

このようなガイドは、「レポートをエクスポートするには？」「パスワードをリセットするには？」「ピボットテーブルを作成するには？」といった疑問に答えるものです。マニュアルよりも範囲が狭く、SOP（標準作業手順書）よりも非公式な形式です。1つのガイドにつき1つのタスクを扱います。

優れたハウツーガイドに必要な要素

ハウツーガイド生成ツールを使う場合でも、自分で書く場合でも、以下の要素を含めると手順が分かりやすくなります。

• タスクベースのタイトル： 「ピボットテーブル」ではなく「Googleスプレッドシートでピボットテーブルを作成する」。
• 1行のコンテキスト： 完了時に読者が何を得られるか、誰のためのガイドかを明記します。
• 開始前の準備： 最初に行うべきアクセス権、ファイル、設定など。
• 番号付きの手順： 各アクションを1つずつ、実行順に記載し、ボタンやメニューの名称を正確に示します。
• 期待される結果： 画面が変化するステップの後に、何が表示されるべきかを示します。
• ヒントと修正： よくある失敗と、その対処法を1〜2点記載します。

ステップバイステップガイド、SOP、ユーザーマニュアルの違い

カバーする範囲に応じてドキュメントを選びましょう。

ステップバイステップの短い例

「Googleスプレッドシートで地域別に売上を集計するピボットテーブルを作成する」というタスクから、生成ツールは以下のように作成します。

1. 売上データ内の任意のセルを選択します。
2. 「 挿入 」をクリックし、次に「 ピボットテーブル.
3. 」を選択します。 「新規シート」 を選択し、「 作成.
4. 」をクリックします。 エディタで、「 行 」の下に「地域」を追加します。.
5. 「 値 行 」に「売上」を追加し、「 SUM 」を維持します。これで各地域の合計が表示されます。

生成ツールからより良い手順を得る方法

記述が具体的であればあるほど、ドラフトは実際のタスクに近づきます。開始点（「売上シートから」）、最終結果（「最も売れた月が一番上になるように並べ替え」）、途中で読者が選択すべき事項を明記してください。ソフトウェア名を入力すればアプリのメニュー名が反映され、対象者を指定すれば適切な言葉遣いになります（新入社員向けガイドは管理者向けよりも詳細に記述されます）。最初のドラフトが一般的すぎる場合は、詳細を追加して再度実行してください。

読者が実行できる手順の書き方

すべてのステップを動詞で始める

「クリック」「選択」「入力」「保存」。文頭に動詞を置くことで、読者は何をすべきか即座に理解でき、リストが読みやすくなります。

インターフェースの用語をそのまま使う

ボタンやメニューの名前は画面上の表記と一致させ、太字で強調します。ラベルが「ピボットテーブル」なら、「集計表」とは書かないでください。

1つのタスクに絞る

ガイドが10〜12ステップを超える場合は、通常2つのタスクに分かれています。分割して、それぞれのガイドをリンクさせましょう。

ソフトウェアの操作にはビジュアルを追加する

スクリーンショットや短い動画があれば、「あのボタンはどこ？」という質問をされる前に解決できます。

ステップバイステップガイドでよくある間違い

• 記憶を頼りに書くため、クリック操作や設定が抜けてしまう。
• 「設定を開き、同期を有効にして保存する」のように、複数のアクションを1つのステップに詰め込む。
• 読者が何を見るべきかを省略し、ステップが成功したか判断できなくする。
• ソフトウェアのメニュー変更後、ガイドを放置して古くする。

生成ツールはあなたの画面を見ているわけではないため、出力された手順はあくまでドラフトとして扱ってください。実際にタスクを実行し、お使いのソフトウェアのバージョンと異なるラベルや手順があれば修正してください。