ユーザーガイドとユーザーマニュアルの違い：それぞれの定義と使い分け

「ユーザーガイド」と「ユーザーマニュアル」という言葉はあまりに頻繁に混同して使われるため、多くの人が同じ意味だと考えています。しかし、実際は異なります。少なくとも、何を作成すべきか、ユーザーが本当に必要としているものは何かを判断する際には、この区別が重要になります。

ユーザーガイドとユーザーマニュアルの違いを理解することは、適切なターゲットに向けて適切なドキュメントを作成し、過剰な作成を避け、製品の進化に合わせてドキュメントの有用性を維持するために役立ちます。

本質的な違い#

ユーザーマニュアルは、包括的なリファレンスドキュメントです。製品の全機能、すべての設定、あらゆる操作方法を、構造化された完全な形式で網羅しています。最初から最後まで通読するものではなく、ユーザーが特定の疑問を持ったときに参照するためのものです。

辞書をイメージしてください。順を追って読むものではなく、特定の機能について知りたいときに検索して調べるものです。

ユーザーガイドは、タスク指向のドキュメントです。「製品でできることすべて」ではなく、「Xをするにはどうすればよいか」という、特定の目標やワークフロー、ユースケースに沿ってユーザーを導きます。製品の機能セットではなく、ユーザーが何を達成しようとしているかに基づいて構成されています。

レシピ本をイメージしてください。目的別に整理されており、ステップバイステップで実行できるように設計されています。

実際、多くのドキュメントチームは両方を作成しています。製品の全容を理解したいユーザー向けの包括的なリファレンスマニュアルと、新規ユーザーが完了すべき一般的なワークフローを対象としたガイドです。

ユーザーマニュアル：いつ使うべきか#

ユーザーマニュアルが適しているのは、次のような場合です：

• 製品の機能が非常に深い場合：多数の機能、設定、構成オプションがある場合、ユーザーは情報を調べる場所を必要とします。ユーザーマニュアルはそのリファレンス層を提供します。
• パワーユーザーがターゲットに含まれる場合：上級ユーザーは製品の全容を探求します。彼らは単に最初に行うべきことだけでなく、何が可能かを知りたがります。
• コンプライアンスや規制要件がある場合：業界によっては、包括的なドキュメントが法的または契約上の要件となることがあります。ユーザーマニュアルはそのニーズを満たします。
• 物理的な製品や複雑なソフトウェアシステムを文書化する場合：従来のユーザーマニュアルは、ハードウェア、エンタープライズソフトウェア、技術システムの標準的な形式であり続けています。

ユーザーマニュアルには通常、機能の説明、設定と構成、エラーコードとトラブルシューティング、技術仕様、および利用可能なすべての機能に関する完全なリファレンスが含まれます。

ユーザーガイド：いつ使うべきか#

ユーザーガイドが適しているのは、次のような場合です：

• 新規ユーザーが素早く使い始められるようにしたい場合：オンボーディングガイド、クイックスタートガイド、導入ウォークスルーなどはすべてユーザーガイドです。製品の全機能ではなく、最も重要なアクションに焦点を当てます。
• 特定の一般的なワークフローを解決する場合：「最初のプロジェクトのセットアップ方法」や「データをCSVにエクスポートする方法」などはユーザーガイドのトピックです。タスクに焦点を当てており、実行可能です。
• 非技術系のユーザーがターゲットに含まれる場合：ユーザーガイドは日常的な言葉を使い、製品の内部構造ではなく、何をすべきかに焦点を当てます。
• ユーザーに素早く価値を感じてもらいたい場合：最も重要な3つのワークフローをカバーした4ページのユーザーガイドは読まれます。200ページのユーザーマニュアルは一度ダウンロードされたら二度と開かれません。

ユーザーガイドには通常、開始手順、主要なワークフローのウォークスルー、一般的なユースケース、タスク固有のハウツーコンテンツが含まれます。

FAQ：ユーザーガイドとユーザーマニュアルの違いに関するよくある質問#

SaaS製品には両方が必要ですか？

ほとんどのSaaS製品は両方あると有益ですが、優先順位は製品の複雑さによって異なります。シンプルで目的が明確なツールであれば、よく書かれたユーザーガイド（開始手順、一般的なワークフロー、FAQ）があれば十分で、包括的なユーザーマニュアルは必要ないかもしれません。一方、多くの機能、統合、構成を持つ複雑なプラットフォームであれば、ユーザーが詳細な情報を必要としたときに検索できるリファレンスマニュアルが役立ちます。

どちらを先に作成すべきですか？

まずはユーザーガイドから始めましょう。これらはアクティベーションとオンボーディングを直接サポートする、SaaS製品にとって最も価値の高いドキュメントです。製品が成熟し、ユーザーからの質問が高度になるにつれて、リファレンスマニュアルのコンテンツを構築していきましょう。

ヘルプセンターの記事はどうですか？

ヘルプセンターの記事は、異なる形式のユーザーガイドです。より短く、より具体的で、検索可能なナレッジベースとして公開されます。ほとんどのSaaSのヘルプセンターは、従来のユーザーマニュアルではなく、トピック別に整理されたユーザーガイドの集まりです。ヘルプセンターにおいてユーザーマニュアルに相当するのは、すべての機能を包括的に網羅したドキュメントサイト（Stripe DocsやNotionのヘルプセンターなど）です。

それぞれどのような形式にすべきですか？

ユーザーガイドは、ステップバイステップのテキスト記事、チュートリアル動画、注釈付きスクリーンショット、またはそれらの組み合わせなど、複数の形式でうまく機能します。目的はタスクの完了であるため、ユーザーが実際に作業を行うのに役立つ形式であれば何でも構いません。

ユーザーマニュアルは、ほぼ常にテキストドキュメントです。ユーザーが線形に読むのではなく、検索してスキャンするための構造化されたリファレンスコンテンツです。ここでは物語的な文章よりも、詳細な表、定義、整理されたセクションの方が効果的です。

AIドキュメントはこれにどのような影響を与えますか？

CleveraのようなAIドキュメントツールは、特にユーザーガイドのコンテンツ作成を大幅に高速化しました。ワークフローを操作しながら録画するだけで、AIがナレーション付きのチュートリアル動画とステップバイステップのガイドを同時に生成します。これこそが、かつてかかっていた時間の数分の一で作成できる、タスク指向でワークフローに基づいたユーザーガイドのコンテンツです。

ユーザーマニュアルのコンテンツは、機能の全挙動、エッジケース、技術的な詳細を網羅する必要があるため、自動化が困難です。これには深い製品知識を持つ人間のライターが必要です。しかし、AIはセクションのドラフト作成、構造の整理、不足情報の特定などで依然として役立ちます。

主な違いのまとめ#

多くのチームにとっての実践的な答え#

SaaSチームがドキュメント作成にどこから投資すべきか迷っているなら、まずは最も重要なワークフローのためのユーザーガイドから始めましょう。新規ユーザーが使い始め、アクティベーションに到達し、最初の週に必要となる可能性が高いタスクを成功させるのを支援してください。

リファレンスマニュアルのコンテンツは、上級ユーザーが何を必要としているかが明確になってから構築しましょう。これは通常、サポートチケット、ヘルプセンターの検索データ、ユーザーインタビューから得られる情報に基づきます。

両方を作成する場合は、明確に区別してください。ユーザーマニュアルになろうとするユーザーガイドは長すぎてガイドとして機能しなくなります。ガイドのように読めるユーザーマニュアルは、リファレンスとしての価値である網羅性を失ってしまいます。