Generator SOP gratis

Apa itu SOP?

Prosedur operasi standar (SOP) adalah deskripsi tertulis langkah-demi-langkah tentang bagaimana tugas rutin dilakukan di organisasi Anda, sehingga siapa pun yang melakukannya mendapatkan hasil yang sama. SOP menyebutkan tujuan, siapa yang bertanggung jawab, apa yang Anda perlukan sebelum memulai, dan langkah-langkah yang tepat secara berurutan. Tim menulis SOP untuk melatih orang baru lebih cepat, menjaga kualitas tetap stabil, dan mencegah pengetahuan hanya tersimpan di kepala satu orang saja.

SOP bukanlah kebijakan. Kebijakan menyatakan apa yang harus terjadi dan mengapa; SOP menyatakan bagaimana cara melakukannya, klik demi klik atau tindakan demi tindakan.

SOP juga lebih luas daripada instruksi kerja. SOP mencakup keseluruhan proses lintas peran; instruksi kerja berfokus pada satu tugas di dalamnya. Banyak tim menghubungkan keduanya: SOP mencantumkan langkah-langkahnya, dan sebuah langkah menautkan ke instruksi detail atau video singkat.

Apa yang harus disertakan dalam SOP

Sebagian besar SOP yang baik memiliki bagian yang sama. Generator ini menulis semuanya dalam format SOP lengkap:

• Judul dan tujuan: satu kalimat tentang apa yang dicapai oleh prosedur tersebut.
• Ruang lingkup: di mana prosedur ini berlaku dan di mana tidak, agar orang tahu kapan harus menggunakannya.
• Peran: siapa yang melakukan setiap bagian dan siapa yang menyetujui atau diberi tahu.
• Prasyarat: akses, alat, formulir, atau informasi yang diperlukan sebelum langkah pertama.
• Langkah-langkah bernomor: satu tindakan per langkah, sesuai urutan kejadian, dengan hasil yang diharapkan.
• Pengecualian dan pemecahan masalah: apa yang harus dilakukan ketika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.
• Pemilik dan tanggal tinjauan: siapa yang menjaga agar tetap terkini dan kapan terakhir kali diperiksa.

Format SOP mana yang harus Anda pilih?

Format yang tepat bergantung pada seberapa kompleks tugas tersebut dan seberapa berpengalaman orang yang mengikutinya.

Contoh SOP singkat

Berikut adalah inti dari SOP yang dapat ditulis oleh generator dari dua kalimat tentang pengembalian dana:

Tujuan: Mengembalikan dana pesanan dengan benar dan memberi tahu pelanggan apa yang diharapkan.
Peran: Agen dukungan.
Prasyarat: Akses ke admin pesanan.

1. Cari pesanan dari alamat email pelanggan.
2. Periksa apakah pesanan berada dalam periode pengembalian dana.
3. Terbitkan pengembalian dana penuh atau sebagian dan tambahkan alasannya.
4. Masukkan kembali barang ke stok jika dikembalikan.
5. Email pelanggan mengenai jumlah dan kapan uang akan tiba.

Cara menulis SOP yang benar-benar diikuti orang

Tulis untuk orang paling baru di tim

Anggap pembaca belum pernah melakukan tugas tersebut. Jelaskan di mana harus mengklik, kolom mana yang harus diisi, dan apa yang harus mereka lihat selanjutnya. Ahli akan membaca sekilas; pemula membutuhkan setiap langkah.

Satu tindakan per langkah

Awali setiap langkah dengan kata kerja (“Buka”, “Pilih”, “Konfirmasi”) dan batasi pada satu tindakan saja. Langkah yang menyembunyikan tiga tindakan adalah tempat orang tersesat.

Tunjukkan, jangan hanya beri tahu

Tangkapan layar atau video singkat dari layar asli akan menghilangkan sebagian besar pertanyaan yang muncul dari langkah tertulis, terutama untuk tugas perangkat lunak.

Berikan pemilik untuk setiap SOP

Sebutkan orang yang memperbaruinya dan tinjau setiap kali proses atau perangkat lunak berubah. SOP yang kedaluwarsa lebih buruk daripada tidak ada sama sekali, karena orang memercayainya.

Kesalahan umum SOP

• Menulis dari ingatan alih-alih saat melakukan tugas, sehingga ada langkah yang terlewat.
• Mencampur beberapa proses dalam satu dokumen alih-alih menautkan SOP yang terpisah.
• Meninggalkan pengecualian, yang justru merupakan saat-saat orang mencari SOP tersebut.
• Menguburnya di drive bersama yang tidak dicari siapa pun. Letakkan SOP di tempat tim sudah mencari jawaban.

Perlakukan output generator sebagai draf pertama yang solid: periksa setiap langkah terhadap proses nyata sebelum Anda membagikannya.