Generator panduan langkah demi langkah gratis

Apa itu panduan langkah demi langkah?

Panduan langkah demi langkah adalah sekumpulan instruksi bernomor singkat yang memandu seseorang dari awal tugas hingga hasil akhir yang jelas, satu tindakan demi satu tindakan. Generator panduan langkah demi langkah menulis daftar tersebut untuk Anda dari deskripsi tugas yang sederhana, sehingga Anda memulai dari draf, bukan halaman kosong.

Panduan seperti ini menjawab pertanyaan “bagaimana cara…?”: cara mengekspor laporan, mengatur ulang kata sandi, atau membuat tabel pivot. Panduan ini lebih spesifik daripada manual dan kurang formal daripada SOP. Satu panduan, satu tugas.

Apa saja isi panduan cara-melakukan yang baik

Baik Anda menggunakan generator panduan cara-melakukan atau menulisnya sendiri, bagian-bagian berikut membuat instruksi mudah diikuti:

• Judul berbasis tugas: “Membuat tabel pivot di Google Sheets”, bukan “Tabel pivot”.
• Satu baris konteks: apa yang akan dimiliki pembaca setelah selesai, dan untuk siapa panduan ini dibuat.
• Sebelum Anda mulai: akses, file, atau pengaturan yang mereka perlukan terlebih dahulu.
• Langkah-langkah bernomor: satu tindakan per langkah, sesuai urutan kejadian, dengan menyebutkan tombol atau menu yang tepat.
• Hasil yang diharapkan: apa yang harus mereka lihat setelah langkah yang mengubah tampilan layar.
• Tips dan perbaikan: satu atau dua hal yang biasanya salah, dan apa yang harus dilakukan.

Panduan langkah demi langkah, SOP, atau manual pengguna?

Pilih dokumen berdasarkan cakupan yang harus dibahas.

Contoh singkat langkah demi langkah

Dari “Buat tabel pivot yang menjumlahkan penjualan berdasarkan wilayah di Google Sheets”, generator instruksi langkah demi langkah dapat menulis:

1. Pilih sel mana pun di dalam data penjualan Anda.
2. Klik Sisipkan lalu Tabel pivot.
3. Pilih Sheet baru dan klik Buat.
4. Di editor, tambahkan Wilayah di bawah Baris.
5. Tambahkan Penjualan di bawah Nilai dan biarkan SUM. Setiap wilayah sekarang menampilkan totalnya.

Cara mendapatkan langkah yang lebih baik dari generator

Semakin spesifik deskripsi Anda, semakin mendekati draf dengan tugas aslinya. Sebutkan titik awal (“dari sheet Penjualan”), hasil akhir (“diurutkan agar bulan terbaik ada di atas”), dan pilihan apa pun yang harus dibuat pembaca selama proses. Isi kolom perangkat lunak agar langkah-langkah menggunakan menu aplikasi tersebut, dan kolom audiens agar bahasanya sesuai: panduan untuk karyawan baru menjelaskan lebih detail daripada untuk admin. Jika draf pertama terlalu umum, tambahkan detail dan jalankan kembali.

Cara menulis instruksi yang bisa diikuti orang

Awali setiap langkah dengan kata kerja

“Klik”, “Pilih”, “Ketik”, “Simpan”. Kata kerja di depan memberi tahu pembaca dengan tepat apa yang harus dilakukan dan membuat daftar mudah dipindai.

Gunakan kata-kata antarmuka itu sendiri

Sebutkan tombol dan menu persis seperti yang muncul di layar, dan buat tebal. Jika label bertuliskan “Tabel pivot”, jangan tulis “tabel ringkasan”.

Batasi pada satu tugas

Jika panduan berkembang lebih dari sepuluh atau dua belas langkah, biasanya itu adalah dua tugas. Pisahkan dan tautkan panduan tersebut satu sama lain.

Tambahkan visual untuk tugas perangkat lunak

Tangkapan layar atau video singkat dari layar asli menjawab “di mana tombol itu?” sebelum ada yang bertanya.

Kesalahan umum dalam panduan langkah demi langkah

• Menulis dari ingatan, sehingga klik atau pengaturan terlewat.
• Menggabungkan beberapa tindakan ke dalam satu langkah, seperti “Buka pengaturan, aktifkan sinkronisasi, dan simpan”.
• Melewatkan apa yang harus dilihat pembaca, sehingga mereka tidak tahu apakah suatu langkah berhasil.
• Membiarkan panduan menjadi usang setelah perangkat lunak mengubah menunya.

Generator tidak melihat layar Anda, jadi anggap langkah-langkahnya sebagai draf: lakukan tugas sekali dan perbaiki label atau langkah apa pun yang berbeda di versi perangkat lunak Anda.