Darmowy generator instrukcji obsługi

Czym jest instrukcja obsługi?

Instrukcja obsługi to kompletny przewodnik po produkcie, który wyjaśnia, co on robi, jak zacząć i jak korzystać z każdej funkcji, w jednym uporządkowanym dokumencie. Generator instrukcji obsługi tworzy taką strukturę na podstawie opisu Twojego produktu, dzięki czemu zaczynasz z gotowym układem sekcji i uzupełniasz szczegóły, zamiast patrzeć na pustą stronę.

Możesz się również spotkać z określeniami: przewodnik użytkownika, instrukcja obsługi lub dokumentacja produktu. Nazwy są różne, ale cel ten sam: pomóc ludziom korzystać z produktu bez konieczności pytania Ciebie o pomoc.

Co zawiera instrukcja obsługi

Generator stosuje strukturę wspólną dla większości instrukcji:

• Wprowadzenie: czym jest produkt, dla kogo jest przeznaczony i co można z nim zrobić.
• Pierwsze kroki: wymagania, konfiguracja lub pierwsze logowanie oraz pierwsza przydatna czynność, przedstawiona w ponumerowanych krokach.
• Jedna sekcja na funkcję: w kolejności, w jakiej napotyka je nowy użytkownik, z etykietami interfejsu pogrubioną czcionką.
• Ustawienia i konto: role, rozliczenia i preferencje, jeśli produkt je posiada.
• Rozwiązywanie problemów: prawdopodobne problemy i sposoby ich rozwiązania.
• FAQ i słowniczek: szybkie odpowiedzi i wyjaśnienie własnych terminów produktu.

Jakiego formatu dokumentacji potrzebujesz?

Wiele zespołów łączy te formaty: instrukcja dla pełnego obrazu, podzielona na artykuły w centrum pomocy, z krótkimi filmami dla zadań, które łatwiej pokazać.

Przykład krótkiej instrukcji obsługi

Dla aplikacji do śledzenia czasu, sekcja „Pierwsze kroki” wygenerowanej instrukcji mogłaby wyglądać tak:

Pierwsze kroki

1. Otwórz wiadomość e-mail z zaproszeniem od administratora i kliknij Dołącz do obszaru roboczego.
2. Ustaw hasło i zaloguj się.
3. Kliknij Uruchom stoper, a następnie wybierz klienta i projekt.
4. Kliknij Zatrzymaj po zakończeniu. Wpis pojawi się w Twoim tygodniowym arkuszu czasu pracy.

Tam, gdzie Twój opis nie zawiera szczegółów, takich jak dokładna nazwa menu lub adres URL, generator wstawi symbol zastępczy, który będziesz mógł uzupełnić, zamiast zgadywać.

Jak opisać produkt, aby uzyskać lepszą instrukcję

Generator instrukcji obsługi opisuje tylko te funkcje, które wspiera Twój tekst, więc jakość zależy od opisu. Wymień główne funkcje w kolejności, w jakiej napotyka je nowy użytkownik, nazywaj ekrany i przyciski tak, jak pojawiają się w interfejsie, i wspomnij o rolach, ustawieniach i rozliczeniach, jeśli Twój produkt je posiada. Dodaj problemy, z którymi klienci stykają się najczęściej, aby sekcja rozwiązywania problemów była użyteczna. Wypełnij również pole grupy docelowej: instrukcja dla administratorów może być zwięzła, podczas gdy ta dla początkujących użytkowników musi zawierać każdy krok.

Jak pisać instrukcje obsługi, z których ludzie korzystają

Organizuj według zadań, a nie ekranów

Czytelnicy przychodzą z celem: „wyślij fakturę”, „dodaj członka zespołu”. Nazywaj sekcje zgodnie z tymi celami, a nie strukturą menu.

Pisz dla najmniej doświadczonego czytelnika

Definiuj terminy przy pierwszym użyciu i nie pomijaj kroków, które wydają Ci się oczywiste.

Pokaż interfejs

Zrzut ekranu każdego kluczowego kroku lub krótki film odpowiada na pytanie „gdzie to jest?” szybciej niż jakikolwiek opis.

Traktuj to jako żywy dokument

Każda aktualizacja może sprawić, że sekcja stanie się niepoprawna. Wyznacz osobę odpowiedzialną i przeglądaj odpowiednie strony za każdym razem, gdy produkt się zmienia.

Częste błędy w instrukcjach obsługi

• Opisywanie każdego przycisku zamiast wyjaśniania, jak wykonać zadanie.
• Używanie wewnętrznych nazw, które nie pasują do interfejsu.
• Jeden ogromny plik PDF, którego nikt nie może przeszukać, zamiast stron z możliwością linkowania.
• Pomijanie sekcji rozwiązywania problemów, której ludzie szukają najczęściej, gdy utkną.

Generator pracuje na podstawie Twojego opisu, a nie samego produktu, więc sprawdź każdy krok i zastąp każdy symbol zastępczy przed publikacją.