Ücretsiz adım adım kılavuz oluşturucu

Adım adım kılavuz nedir?

Adım adım kılavuz, bir kişiyi bir görevin başından net bir sonuca kadar, her seferinde bir eylem olacak şekilde götüren kısa, numaralandırılmış talimatlar dizisidir. Adım adım kılavuz oluşturucu, görevin düz bir açıklamasından bu listeyi sizin için yazar, böylece boş bir sayfa yerine bir taslakla başlarsınız.

Bunun gibi kılavuzlar “nasıl yaparım…?” sorularını yanıtlar: bir rapor nasıl dışa aktarılır, şifre nasıl sıfırlanır veya özet tablo nasıl kurulur. Bir el kitabından daha dar kapsamlı ve bir SOP'den daha az resmidirler. Bir kılavuz, bir görev.

İyi bir nasıl yapılır kılavuzu neleri içerir

İster bir nasıl yapılır kılavuzu oluşturucu kullanın ister kendiniz yazın, talimatların takip edilmesini kolaylaştıran aynı bölümlerdir:

• Görev tabanlı bir başlık: “Pivot tablolar” yerine “Google E-Tablolar'da özet tablo oluşturma”.
• Bir satırlık bağlam: okuyucunun bitirdiğinde neye sahip olacağı ve kılavuzun kimin için olduğu.
• Başlamadan önce: önce ihtiyaç duydukları erişim, dosyalar veya ayarlar.
• Numaralandırılmış adımlar: her biri tek bir eylem, gerçekleşme sırasına göre, tam düğme veya menü adıyla.
• Beklenen sonuçlar: ekranı değiştiren bir adımdan sonra ne görmeleri gerektiği.
• İpuçları ve düzeltmeler: yaygın olarak yanlış giden bir veya iki şey ve ne yapılması gerektiği.

Adım adım kılavuz, SOP veya kullanıcı el kitabı mı?

Belgeyi kapsamına göre seçin.

Kısa bir adım adım örnek

“Google E-Tablolar'da satışları bölgeye göre toplayan bir özet tablo oluştur”dan, bir adım adım talimat oluşturucu şunları yazabilir:

1. Satış verilerinizin içindeki herhangi bir hücreyi seçin.
2. Tıklayın Ekle ve ardından Özet tablo.
3. Seçin Yeni sayfa ve tıklayın Oluştur.
4. Düzenleyicide, ekleyin Bölge altında Satırlar.
5. Ekleyin Satışlar altında Değerler ve tutun TOPLA. Her bölge artık toplamını gösterir.

Oluşturucudan daha iyi adımlar nasıl alınır

Açıklamanız ne kadar spesifik olursa, taslak gerçek göreve o kadar yakın olur. Başlangıç noktasını (“Satış sayfasından”), nihai sonucu (“en iyi ay en üstte olacak şekilde sıralanmış”) ve okuyucunun yol boyunca yapması gereken her seçimi adlandırın. Yazılım alanını doldurun ki adımlar o uygulamanın menülerini kullansın, hedef kitle alanını doldurun ki ifadeler uygun olsun: yeni işe alınanlar için bir kılavuz, yöneticiler için olandan daha fazla detay verir. İlk taslak çok genel kalırsa, bir detay ekleyin ve tekrar çalıştırın.

İnsanların takip edebileceği talimatlar nasıl yazılır

Her adıma bir fiille başlayın

“Tıklayın”, “Seçin”, “Yazın”, “Kaydedin”. Başta yer alan bir fiil, okuyucuya tam olarak ne yapacağını söyler ve listenin taranmasını kolaylaştırır.

Arayüzün kendi kelimelerini kullanın

Düğmeleri ve menüleri ekranda göründükleri gibi adlandırın ve kalın yazın. Etikette “Özet tablo” yazıyorsa, “özet çizelgesi” yazmayın.

Tek bir görevle sınırlı tutun

Bir kılavuz on veya on iki adımı aşarsa, genellikle iki görevdir. Bölün ve kılavuzları birbirine bağlayın.

Yazılım görevleri için görseller ekleyin

Gerçek ekranın bir ekran görüntüsü veya kısa bir videosu, kimsenin sormasına gerek kalmadan “o düğme nerede?” sorusunu yanıtlar.

Adım adım kılavuzlardaki yaygın hatalar

• Hafızadan yazmak, bu yüzden bir tıklama veya ayar eksik kalır.
• “Ayarları aç, senkronizasyonu etkinleştir ve kaydet” gibi birkaç eylemi tek bir adıma sığdırmak.
• Okuyucunun ne görmesi gerektiğini atlamak, böylece bir adımın işe yarayıp yaramadığını anlayamazlar.
• Yazılım menülerini değiştirdikten sonra kılavuzu güncel tutmamak.

Oluşturucu ekranınızı görmez, bu yüzden adımlarını bir taslak olarak değerlendirin: görevi bir kez uygulayın ve yazılımınızın sürümünde farklı olan herhangi bir etiketi veya adımı düzeltin.