Yazılım süreçlerini otomatik olarak belgeleme

Süreç belgelerini manuel olarak yazmak, ekiplerin yapmaları gerektiğini bildikleri ancak nadiren vakit bulabildikleri görevlerden biridir. Bu iş; zaman, odaklanma ve süreci doğru bir şekilde yazabilmek için yeterli aşinalık gerektirir. Birisi günlük olarak gerçekleştirdiği bir iş akışı için SOP yazmak üzere oturduğunda, zihinsel olarak o işi çoktan bitirmiş olur.

Alternatifi ise şu: süreci gerçekleştirirken kendinizi kaydedin ve yapay zekanın bu kaydı belgelere dönüştürmesine izin verin. İşte bunu nasıl kuracağınız.

Otomatik süreç belgelemesi nasıl görünür?#

Otomatik süreç belgelemesi, yapay zekanın sürecinizin ne olduğunu tahmin etmesi anlamına gelmez. Yapay zekanın ekranda gerçekte ne yaptığınızı gözlemlemesi ve bunu hassas bir şekilde belgelemesi demektir.

Süreci ürününüzde, CRM'inizde, dahili aracınızda veya Mac ya da Windows makinenizde çalışan herhangi bir yazılımda gerçekleştirirsiniz. Kayıt; her tıklamayı, tuş vuruşunu ve ekran durumunu yakalar. Yapay zeka bu yapılandırılmış verileri analiz eder ve tam olarak ne yaptığınızı, doğru sırada ve doğru terminolojiyle yansıtan belgeler üretir.

Çıktı bir transkript değildir. Numaralandırılmış adımlar, doğru noktalara yerleştirilmiş ekran görüntüleri, sürecin her aşaması için bölüm başlıkları ve süreci hareket halinde gösteren gömülü bir eğitim videosu içeren adım adım yazılı bir kılavuzdur.

Bu, mevcut araçlarınız ile bu yöntem arasındaki farktır. Notion ve Confluence belgeleri saklamak için iyi yerlerdir ancak onları yazmazlar. Loom videoyu yakalar ve yazılı kılavuzu size bırakır. Kayıttan çalışan bir süreç belgeleme aracı ise her ikisini de üretir.

Adım adım: Clevera ile bir yazılım sürecini belgeleme#

1. Adım: Clevera'yı açın ve kaydı başlatın Mac (macOS 12.3 veya üzeri) veya Windows (10 Build 20348 veya üzeri) üzerinde Clevera masaüstü uygulamasını başlatın. Sürece başlamadan önce kaydet düğmesine tıklayın. Sürecin zaten bir kaydı var mı? Bunun yerine onu yükleyin.

2. Adım: Süreci normal şekilde gerçekleştirin İş akışını normal bir hızda tamamlayın. Menülere tıklayın, alanları doldurun, ekranlar arasında gezinin. Yavaşlamanıza veya ilerlerken herhangi bir şeyi açıklamanıza gerek yok. Clevera hepsini yakalar.

3. Adım: Süreç tamamlandığında kaydı durdurun Durdur düğmesine tıklayın. Clevera; ekran etkileşimleriniz, fare hareketleriniz ve uygulama bağlamınız dahil olmak üzere kaydedilen verileri yapay zeka işleme hattına gönderir.

4. Adım: Yapay zeka tarafından oluşturulan belgeleri inceleyin Birkaç dakika içinde Clevera iki çıktı üretir:

• Her adımla senkronize edilmiş, yapay zeka tarafından oluşturulan seslendirmeye sahip anlatımlı bir eğitim videosu
• Numaralandırılmış adımlar, otomatik seçilmiş ekran görüntüleri ve bölüm başlıkları içeren yapılandırılmış yazılı bir kılavuz

Her ikisini de Clevera'nın düzenleyicisinde inceleyin. Video, zaman çizelgesi düzenleyicisinde oynatılır. Makale ise Notion benzeri blok düzenleyicide açılır.

5. Adım: Gerektiğinde düzenleyin Oluşturulan belgeler genellikle doğrudur ancak yine de gözden geçirmek isteyeceksiniz. 4. adımdaki yaygın bir hata hakkında bir not ekleyin. Biraz belirsiz olan bir adımı yeniden ifade edin. Yapay zekaya yıkıcı bir eylem için bir uyarı kutusu eklemesini söyleyin. Bu düzenlemeler dakikalar sürer.

6. Adım: Yayınlayın Clevera yardım merkezinizde yayınlayın, Markdown veya HTML olarak dışa aktarın ya da Pro ve üzeri planlarda Notion, Confluence, GitHub, Help Scout Docs ve diğer platformlara tek tıkla yayınlayın. Video, makalenin en üstüne gömülür.

Bu yöntem en çok hangi yazılım süreçleri için işe yarar?#

SaaS ürünlerindeki çok adımlı iş akışları. Entegrasyonları kurma, kullanıcı izinlerini yapılandırma, içerik oluşturma ve yayınlama, rapor çalıştırma. Bir kullanıcı arayüzünde bir dizi adım içeren her şey.

Yönetici ve BT süreçleri. Kullanıcı hesaplarını sağlama, sistem ayarlarını yapılandırma, bakım görevlerini gerçekleştirme. Bunlar genellikle sadece ara sıra yapıldıkları için yeterince belgelenmezler; bu da onları belgelemeden en çok fayda sağlayan süreç türü yapar.

Müşteri odaklı işe alım akışları. Yeni bir müşterinin ürününüzden değer elde etmesi için atması gereken adımları belgeleyin. Akış değiştiğinde yeniden kaydederek belgeleri güncel tutun.

Dahili ekip süreçleri. İK iş akışları, finans onayları, CRM'inizdeki satış süreçleri. Yeni bir ekip üyesinin öğrenmesi gereken her türlü yazılım tabanlı süreç.

Otomatik süreç belgelerini güncel tutma#

Kayıt tabanlı belgelemenin en büyük avantajı sadece ilk oluşturma aşaması değildir. Güncellemenin ne kadar kolay hale geldiğidir.

Geleneksel belgelerde güncelleme yapmak; makaleyi açmak, değişen adımları bulmak, onları yeniden yazmak, yeni ekran görüntüleri almak, eskileriyle değiştirmek ve yayınlamak anlamına gelir. Clevera ile güncelleme yapmak; değişen adımları birkaç dakika süren bir işlemle yeniden kaydetmek, yeni belgeleri oluşturmak ve yayınlamaktır.

Clevera'nın LiveSync özelliği dağıtımı yönetir. Güncellenmiş videolar, manuel dosya değişimi gerektirmeden gömülü oldukları her yerde görünür. Ekranda hiçbir şey değişmediyse, örneğin bir politika notu veya ek bağlam eklemeniz gerekiyorsa, yeniden kaydetmeden anlatımı ve makale metnini düzenleyebilirsiniz.

Bu, SOP'lerinizi ve süreç kılavuzlarınızı sadece büyük güncellemelerde değil, her ürün güncellemesinde güncel tutmayı gerçekçi kılar.

Neden kayıt yapmak, süreç belgelemede yazmaktan daha iyidir?#

Bir süreci hafızadan yazmak, kaydetmekten daha yavaş ve daha az doğrudur. Bir adımı unutursunuz. Bariz görünen bir adımı atlarsınız. Ekranda görünenden biraz farklı bir terminoloji kullanırsınız.

Kayıt, gerçekte ne olduğunu yakalar. Kayıtlardan oluşturulan otomatik süreç belgeleri, kimsenin hafızasına veya yorumuna dayanmadığı için manuel olarak yazılmış belgelerden daha doğrudur.

Aynı şey, genel amaçlı bir yapay zeka sohbet robotundan SOP yazmasını istemek için de geçerlidir. Sizin açıklamanızdan yola çıkarak yazar ve bariz hissettiği için atladığınız adımları da dahil eder. İşte yeni bir çalışanın takıldığı adımlar tam olarak bunlardır.

Bir süreç belgeleme aracında nelere dikkat etmeli?#

• Açıklamanızdan değil, ekranınızdan öğrenir. Kayıt yapmak, adımları yazmaktan daha iyidir.
• Yapılandırılmış çıktı. Transkript veya paragraf yığını değil, ekran görüntüleri içeren numaralandırılmış adımlar.
• Tek bir kayıttan video ve yazılı kılavuz. Bazı insanlar izler, bazıları göz gezdirir; bunları ayrı ayrı yapmak işi ikiye katlar.
• Gerçek düzenleme. Uyarılar eklemek, adımları yeniden ifade etmek ve terimleri düzgün bir düzenleyicide düzeltmek isteyeceksiniz.
• Ekibinizin okuduğu yere yayınlama. Hangi platformlara yayınladığını ve hangi planda olduğunu kontrol edin.
• Hızlı güncelleme yolu. Süreç değiştiğinde, kılavuzu yeniden yapmak, ilk seferdeki kayıt süresi kadar sürmeli, daha uzun değil.

Sürüm kontrolü, ekip incelemesi ve çok dilli yayınlama dahil olmak üzere eksiksiz bir yapay zeka SOP oluşturucu iş akışı oluşturmak isteyen ekipler için bu temel, resmin tamamını kapsar. Mevcut en iyi yapay zeka SOP yazılımları hakkında daha fazla bilgi için bu özet, ana seçenekleri karşılaştırır.

Ekibinizin hakkında en çok soru sorduğu süreçle başlayın. Bir kez kaydedin. Clevera'nın belgelemesine izin verin. Gün bitmeden yayınlayın.