Yapay zeka ile yardım makaleleri nasıl oluşturulur: ekran kaydından yayınlanmış dokümantasyona

Yardım makalelerini manuel olarak yazmak, dokümantasyon iş akışındaki en çok zaman alan görevlerden biridir. Bir belge açar, bir süreci hafızanızdan tarif eder, ekran görüntülerini tek tek ekler, her şeyi biçimlendirir ve yayınlamadan önce gözden geçirirsiniz. Tek bir makale için bu bir saat veya daha fazla sürer. Her özelliği ve iş akışını kapsayan eksiksiz bir yardım merkezi için bu, çoğu ekibin asla bitiremediği aylarca süren bir projedir.

Yapay zeka tarafından oluşturulan yardım makaleleri iş akışını temelden değiştirir. Dokümantasyon yazmak yerine, süreci ekranda gösterir ve yapay zekanın gözlemlediklerinden makaleyi oluşturmasına izin verirsiniz. Bir süreç oluşturmadan önce yazılım seçiyorsanız, Clevera'nın yapay zeka dokümantasyon oluşturucusu genel bakışıyla başlayın — ardından makaleleri ölçekli bir şekilde yapılandırmak için bu rehberi kullanın.

İşte nasıl çalıştığı, çıktının neye benzediği ve bu yaklaşımı kullanarak nasıl ölçekli bir yardım merkezi oluşturulacağı.

İyi bir yardım makalesi aslında neleri içerir#

Oluşturma aşamasına geçmeden önce, yararlı bir yardım makalesinin neleri içermesi gerektiği konusunda kesin olmakta fayda var — çünkü yapay zeka tarafından oluşturulan içerik, manuel olarak yazılan içerikle aynı standardı karşılamalıdır.

Kullanıcıların arama şekliyle eşleşen net bir başlık: "Salesforce nasıl bağlanır", "CRM Entegrasyon Kurulumu"ndan daha kolay bulunacaktır. Başlığı ürünün değil, kullanıcının bakış açısından yazın.

Bağlamı belirleyen kısa bir giriş: Makalenin neleri kapsadığını ve kullanıcının buna ne zaman ihtiyaç duyacağını açıklayan 1-2 cümle. Bu, kullanıcıların okumaya devam etmeden önce doğru yerde olduklarını doğrulamalarına yardımcı olur.

Numaralandırılmış adım adım talimatlar: Her adım tek bir eylemdir. "Ayarlarınızı yapılandırın ve kaydedin" değil, "Sağ üst köşedeki dişli simgesine tıklayın" ve ardından "Sol menüden Bildirimler'i seçin" şeklinde. Bir adım, bir eylem.

Doğru anlarda gömülü ekran görüntüleri: Ekran görüntüleri, kullanıcının her önemli adımda karşılaşacağı kullanıcı arayüzü durumunu göstermelidir. Eylem başına bir ekran görüntüsü değil, ekranda bir şeyin tanınması veya doğrulanması gereken durumlarda bir ekran görüntüsü.

Her adımda bağlam: Sadece neye tıklanacağını değil, nedenini de açıklayan bir adım açıklaması. "Anlaşmayı hesaptan sorumlu temsilciye atamak için Sahibi seçin", kullanıcıya sadece talimatları mekanik olarak takip etmesi için değil, doğru seçimi yapması için gereken bağlamı verir.

Net bir bitiş noktası: Makale, görev tamamlandığında kullanıcının ne elde ettiğinin bir onayı ile sona ermelidir. "Entegrasyonunuz artık bağlı. Veriler her 15 dakikada bir senkronize edilecektir."

İlgili makalelere bağlantılar: Uygun olduğunda, bir sonraki mantıksal adıma veya ilgili bir göreve bağlantı verin. "Artık Salesforce'u bağladığınıza göre, senkronizasyon ayarlarının nasıl yapılandırılacağına bakın."

Kaynak kayıt net olduğunda, yapay zeka oluşturma işlemi tüm bu öğeleri otomatik olarak üretir.

Yapay zeka ekran kayıtlarından yardım makalelerini nasıl oluşturur#

Süreç, dokümante ettiğiniz iş akışının bir ekran kaydı ile başlar. Görevi ekranda gerçekleştirirsiniz — ürün içinde tıklayarak, adımları baştan sona tamamlayarak — bu sırada özel bir araç her şeyi yakalar.

Kaydı bitirdikten sonra, yapay zeka görüntüleri analiz eder:

1. Anlamlı eylemleri tanımlar: Her önemli tıklama, gezinme, alan girişi ve durum değişikliği. Küçük tereddütler ve kazara yapılan eylemler filtrelenir.

2. Bağlamı yorumlar: Yapay zeka sadece "burada bir tıklama oldu" demez. Hangi uygulamada olduğunuzu, kullanıcı arayüzü öğelerinin nasıl adlandırıldığını ve her eylemin daha geniş iş akışı bağlamında ne işe yaradığını anlar.

3. Adım açıklamalarını yazar: Her adım, eylemi ve amacını açıklayan bir açıklama alır. Fare hareketlerinin bir dökümü değil, kullanıcının bağımsız olarak takip edebileceği bir dokümantasyon.

4. Ekran görüntülerini seçer ve gömer: İlgili ekran görüntüleri, en yararlı oldukları anlarda kayıttan yakalanır — yeni bir ekran belirdiğinde, kritik bir kullanıcı arayüzü öğesinin tanımlanması gerektiğinde, bir eylemin onaylanması önemli olduğunda.

5. Makaleyi yapılandırır: Başlıklar, numaralandırılmış adımlar, giriş ve biçimlendirme otomatik olarak uygulanır ve manuel yeniden yapılandırmaya gerek kalmadan yardım merkeziniz için hazır bir makale üretilir.

Clevera ile yardım makaleleri oluşturma#

Clevera, tek bir ekran kaydından hem anlatımlı bir eğitim videosu hem de yapılandırılmış bir yardım makalesi oluşturan bir Mac ve Windows yapay zeka dokümantasyon oluşturucusudur. Makale oluşturma işlemi otomatik ve video ile eş zamanlıdır — her format için ayrı bir süreç çalıştırmazsınız.

Tam iş akışı:

Kaydet: Clevera'yı açın ve bir ekran kaydı başlatın. Dokümante etmek istediğiniz özelliği veya iş akışını uygulayın. Görevin giriş noktasından tamamlanmasına kadar doğal bir hızda ilerleyin. Anlatım yapmanıza gerek yok — yapay zeka, ekranda gördüklerinden makaleyi ve seslendirmeyi yazar.

Oluştur: Kaydı durdurun. Clevera görüntüleri bulutta işler. Yapay zeka, eğitim videosunu ve yardım makalesini eş zamanlı olarak üretir. Kaydı durdurduktan birkaç dakika sonra, her iki varlık da düzenleyicide hazır olur.

Gözden geçir: Makaleyi Clevera'nın Notion benzeri düzenleyicisinde açın. Adımları okuyun ve doğruluğunu kontrol edin. Çoğu durumda, çıktı yayınlanmaya hazır durumdadır. Herhangi bir adım açıklamasını doğrudan düzenleyebilir, uyarılar veya ipuçları için kutucuklar ekleyebilir, kod blokları yerleştirebilir, tonu ayarlayabilir (daha resmi, daha gündelik) veya yapay zekadan belirli bölümleri genişletmesini ya da basitleştirmesini isteyebilirsiniz. Gerektiğinde ekran görüntüleri ekleyin veya kaldırın.

Yayınla: Doğrudan yardım merkezinize veya dokümantasyon platformunuza aktarın. Pro ve üzeri sürümlerde Clevera; Notion, Confluence, GitHub, HelpScout, Gitbook, ClickUp, Readme, Bitbucket ve daha fazlasına yayın yapar. Eğitim videosu sayfanın üst kısmına HTML olarak gömülür ve yazılı makale altında yer alır. Kullanıcılarınız hem görsel anlatımı hem de görev sırasında göz atabilecekleri metni elde eder.

Ürününüzün her parçası için adım adım rehberler oluşturma#

Yapay zeka tarafından oluşturulan yardım makalelerinin değeri, kütüphane büyüdükçe artar. Bireysel makale oluşturma saatler sürdüğünde, her özelliği ve iş akışını kapsayan eksiksiz bir yardım merkezi bir yıllık bir projedir. Bireysel makale oluşturma dakikalar sürdüğünde, aynı eksiksiz yardım merkezine haftalar içinde ulaşılabilir.

Bu yaklaşıma bağlı kalan ekipler için iş akışı şu hale gelir: yeni bir özellik yayınlanır → bir ekip üyesi iş akışını kaydeder → Clevera yardım makalesini oluşturur → gözden geçir → yayınla. Dokümantasyon, ürünün sürekli gerisinde kalmak yerine ona ayak uydurur.

Önce ne oluşturulmalı:

En yüksek getirili yardım makaleleri, en yaygın destek sorularını yanıtlayanlardır. Destek gelen kutunuzu veya bilet sisteminizi kontrol edin. İlk 10-20 soru, kullanıcılarınızın hangi iş akışlarının dokümante edilmesine ihtiyaç duyduğunu tam olarak söyler. Önce bu makaleleri oluşturun — anında bilet azaltma değerine sahiptirler.

Oradan sistematik olarak ilerleyin: her büyük özellik, her yapılandırma seçeneği, her yaygın iş akışı. Hedef, kullanıcının ürününüzde yapması gereken her şey için net, güncel dokümantasyon bulabileceği bir yardım merkezidir.

Oluşturulan yardım makalelerini güncel tutma#

Değişen bir ürünü dokümante eden yardım makaleleri güncelliğini yitirir. Bir yeniden tasarımdan sonra eski kullanıcı arayüzünü gösteren bir makale, hiç makale olmamasından daha kötüdür — kullanıcıların kafasını karıştırır ve dokümantasyonunuza olan güveni sarsar.

İki faktör, yapay zeka tarafından oluşturulan makalelerin manuel olarak yazılanlardan daha kolay güncel tutulmasını sağlar:

Yeniden oluşturma, ilk oluşturma kadar hızlıdır: Bir iş akışı değiştiğinde, güncellenmiş akışı yeniden kaydedersiniz ve yeni bir makale oluşturursunuz. Yeniden oluşturma süresi, orijinal oluşturma süresiyle aynıdır. Bakımı ilk oluşturmadan daha yavaş hale getiren bir "güncelleme yükü" yoktur.

Video bileşeni için LiveSync: Her makalenin en üstüne yerleştirilen eğitim videosu, yayınlandıktan sonra canlı kalır. Clevera düzenleyicisinden yayın yaptığınızda anlatım değişiklikleri, görsel stil güncellemeleri ve açıklama düzenlemeleri tüm yerleştirmelerde anında geçerli olur. Yeni görüntü gerektirmeyen değişiklikler için yeniden kayıt yapmanıza bile gerek kalmaz.

Gerçekten güncel kalan bir dokümantasyon kütüphanesi, bakım maliyetinin ekiplerin bunu fiilen yapabileceği kadar düşük olduğu kütüphanedir. Yapay zeka üretimi, bu maliyeti güncel dokümantasyonun ulaşılmaz bir hedef değil, uygulanabilir bir standart olduğu seviyeye çeker.

Kayıtla başlamayan makaleler ne olacak?#

Tüm yardım makaleleri ekran iş akışlarını belgelemez. Bazıları kavramsal açıklamalar, SSS'ler, sorun giderme kılavuzları veya adım adım gösterimi olmayan referans materyalleridir. Bu içerikler için Clevera'nın Notion benzeri düzenleyicisi, makaleleri sıfırdan oluşturmanıza veya içeriği taslak haline getirip yapılandırmak için yapay zeka desteğinden yararlanmanıza olanak tanır.

Ekran kaydı iş akışı, prosedürel içerikler için en hızlı yoldur. Diğer her şey için düzenleyici, kayıt adımına gerek kalmadan size bir başlangıç noktası sunar.