使用 AI 製作內部溝通影片

大多數內部公告失敗的原因都一樣：一封關於新費用報銷工具的 600 字郵件在週二發出，被草草瀏覽過後，IT 部門在接下來兩週內得在 Slack 上回答同樣的 4 個問題。內部溝通影片 AI 能從成本面解決這個問題。製作一段 75 秒的影片來展示變更內容並說明截止日期，現在只需一個下午，而無需預約影片製作團隊。本指南涵蓋了哪些公告值得製作影片、哪些絕對不該製作、如何撰寫腳本，以及如何在 3 個月後仍能輕鬆找到這些影片。

哪些公告適合製作內部溝通影片#

當變更內容具備視覺性、程序性，或以相同方式影響許多人時，製作影片就非常值得。在軟體公司，這通常涵蓋 4 個類別。

工具導入。 從一個密碼管理器切換到另一個、新的費用報銷應用程式、新的 VPN 客戶端。人們需要看到該點擊哪裡，而螢幕錄影比任何文字說明都更有效率。將簡短的公告與個別的操作教學影片搭配使用，效果更佳。

政策變更。 新的差旅政策、更新的安全培訓要求、請假申請流程的變更。影片負責傳達「變更了什麼以及原因」；政策文件則作為事實來源並提供連結。

非敏感的組織變更。 新團隊成立、支援輪班調整至新時區、待命流程的新負責人。這些事項影響較小，但在繁忙的頻道中很容易被忽略。

流程更新。 新的發布檢查清單、不同的工單分類流程、筆電歸還方式的變更。任何包含步驟且有開始日期的事項都很適合。

一個實用的測試：如果你通常會透過螢幕分享來回答公告後的後續問題，那麼它就應該製作成影片。

哪些公告絕對不該使用 AI 影片#

有些消息必須由真人親自傳達，並留出提問空間。例如裁員、消除職位的重組、薪酬變動、領導層離職、影響客戶或員工的事故，以及任何涉及健康或安全的事項。人們會將傳達媒介視為訊息的一部分。透過合成簡報者傳達艱難的消息，會讓員工覺得公司認為這不值得領導者花時間，而這種傷害比消息本身更持久。

對於語氣比資訊更重要的內容也是如此：表揚、艱難季度後的感謝、來自執行長的歡迎詞。如果必須的話，請用手機錄製。對於這類訊息，不完美且真實的呈現遠勝過精緻的生成內容。

一個粗略的原則：公告越是涉及員工的工作保障、薪資或福祉，就越不應該使用 AI 簡報者。

告知受眾簡報者為 AI#

在影片開頭、螢幕上以及分享影片的貼文中明確說明。像「此更新由 AI 簡報者呈現。內容來自 IT 營運部的 Priya」這樣的一行字，只需 3 秒鐘，就能消除你試圖將合成人物偽裝成同事的疑慮。

這背後也有法規指導原則。歐盟《AI 法案》的 第 50 條 為 AI 生成和操縱的內容設定了透明度義務，而 Baker McKenzie 對委員會草案指引的摘要 指出，深度偽造 (deepfake) 的揭露義務將於 2026 年 8 月 2 日起適用，測試標準在於受眾是否可能將內容視為真實。特定的內部影片是否在適用範圍內，應諮詢貴公司的法律團隊。無論如何，每次都進行揭露能讓問題迎刃而解，這也是誠實的預設做法。

另外兩個透明度習慣也有幫助：

• 在影片和貼文中標註真實負責人。問題應由真人回答，而非虛擬化身。
• 未經書面同意並明確標示，絕不使用真實員工的姓名或肖像製作 AI 簡報者。

60–90 秒公告的結構#

內部公告影片長度應控制在 60–90 秒。目標腳本長度約為 150–200 字，並在生成前用計時器朗讀一遍。超過 90 秒，觀眾會在最關鍵的部分（他們需要做什麼）出現之前就流失了。

1. 揭露與負責人 (0–5s)。 訊息來源以及簡報者為 AI。 2. 標題 (5–15s)。 變更內容、對象及生效日期。一句話說明。 3. 原因 (15–30s)。 最強而有力的單一理由。省略背景故事。 4. 你需要做什麼 (30–60s)。 1 到 3 個行動，每個行動附上日期。如果是工具，請展示螢幕畫面。 5. 如何尋求協助 (60–75s)。 頻道、聯絡人以及書面版本的連結。 6. 結尾 (75–90s)。 重複截止日期。無需其他內容。

公告腳本模板#

複製此內容並填寫括號中的資訊。

> [螢幕顯示：「AI 簡報者。訊息來自 [姓名], [團隊]」] > > 大家好。我是 AI 簡報者，為您傳達來自 [團隊] 團隊 [姓名] 的更新。 > > 自 [日期] 起，[對象：所有員工 / 銷售部門全員 / 柏林辦公室] 將 [變更內容，一句話說明]。 > > 我們進行此變更的原因是 [最重要的一個理由，以淺顯易懂的文字說明]。 > > 以下是你需要做的事。首先，在 [日期] 前 [行動 1]。其次，[行動 2]。[選填：第三，行動 3。] 下方連結的簡短操作影片展示了每個步驟。 > > 如果有任何問題，請在 [#頻道] 發文或私訊 [姓名]。完整的書面指南位於 [Confluence / Notion / 內部網]，連結在影片下方。 > > 再提醒一次：在 [日期] 前 [行動 1]。謝謝。

若用於工具導入，行動部分可能如下：「首先，在 3 月 14 日前從 Self Service 安裝 1Password。其次，使用下方的指南匯入你的瀏覽器密碼。LastPass 的存取權限將於 3 月 31 日終止。」

在 Clevera 中製作 AI 簡報者內部溝通影片（AI 虛擬化身類型）#

Clevera 的 AI 虛擬化身屬於社群與宣傳影片類型：你選擇一個虛擬化身，提供腳本或簡短摘要，它就會引導觀眾了解更新內容。AI 簡報者適用於付費方案（Starter 及以上版本），不適用於免費方案，目前仍處於 Beta 測試階段。

對於工具導入，公告只是工作的一半。另一半是人們在實際執行任務時會回頭觀看的教學影片。你可以使用桌面應用程式（桌面軟體如 VPN 客戶端所需）進行螢幕錄影，或使用 AI 錄影機 來製作。AI 錄影機接收書面指令和起始頁面，然後在雲端瀏覽器中錄製公開的網頁應用程式。預設為唯讀，若需要登入步驟，你可以中途接手錄製。它僅適用於公開網站和網頁應用程式，不適用於內部網。Clevera 會撰寫並同步旁白，因此 IT 團隊無需親自配音。

同一段錄影也可以變成 SOP 文章。我們的 如何使用 AI 建立 SOP 指南詳細介紹了該格式，而 員工培訓中心 則涵蓋了更長的入職系列課程。

如果已發布的教學影片中的日期或步驟有所變更，你可以在 Clevera 中編輯旁白或文字，託管連結和嵌入內容會自動更新，無需更換連結。下載的 MP4 檔案不會更新，如果工具介面發生變化，則需要錄製新的畫面。

我們的 AI 虛擬化身測試顯示：發送前請檢查簡報者渲染效果#

2026 年 10 月，我們在 Clevera 中製作了一支關於我們自家 AI 錄製工具的 AI 虛擬人短片，素材僅來自我們的首頁和一行簡短說明。我們選擇了虛擬人 Dante，並將畫面時間設定為「開場與結尾」。製作過程耗時 11 到 12 分鐘，消耗 135 個點數，其中 6 個用於虛擬人。腳本完全符合要求。但講者並未出現：Dante 沒有出現在編輯器預覽或我們檢查的匯出影片影格中，且虛擬人圖層顯示「已隱藏」標記。結尾疊加層還根據網站研究自動加上了「受 3,000 多家公司信賴」的字樣，這行字並未寫在簡報說明中。

對於全公司公告，這正是需要審核的原因。在連結發出前，請播放開場和結尾以確認講者已正確渲染，並對照您的腳本檢查螢幕上的每一行文字。在「格式」選單中設定長度和比例：AI 虛擬人預設為 9:16 和 60 秒，而 16:9 更適合內部網路頁面。

文字版本製作更快。從一段 58 秒的測試錄影中，Clevera 在約 50 秒內生成了一篇教學文章，僅消耗 3 個點數。它仍需要人工閱讀，因為它增加了一個從未發生的「清除已完成」步驟。在完成的影片中，「語言」選單（「用於腳本、語音和螢幕文字」）具有「翻譯」動作，因此每個語言版本都從同一支影片開始。

多語言辦公室#

一家在里斯本、華沙和奧斯汀設有辦公室的公司，對於僅提供英文的公告，理解程度會有 3 個不同層次，且差距最大的地方恰好是準確性最關鍵之處：截止日期和操作步驟。

Clevera 可一鍵將影片和文章翻譯成 74 種語言，包括西班牙語（墨西哥）、葡萄牙語（葡萄牙）和法語（加拿大）等變體。對於內部溝通，以下幾種做法能確保翻譯版本實用：

• 為翻譯撰寫原始腳本。 使用短句，避免慣用語，日期需完整寫出（例如「3 月 14 日」，而非「14/3」或「3/14」）。
• 每種語言指派一位精通的員工進行審核。 5 分鐘的審核即可在 200 人看到之前，抓出錯誤的工具名稱或生硬的措辭。
• 產品和工具名稱請保留原文。 將它們加入團隊的 AI 規則中，確保它們永遠不會被翻譯或誤讀。
• 將所有語言版本發佈在同一個地方，這樣經理只需轉發一個連結，員工即可自行選擇語言。

並非每個辦公室都需要每一則公告。美國的福利註冊變更可能不需要波蘭語版本。請根據受眾進行翻譯，而非預設全部翻譯。

關於工作流程的更多資訊，請參閱 如何在地化 SaaS 入職影片；同樣的步驟也適用於內部內容。

無障礙性：字幕是基本要求#

W3C 的 理解 SC 1.2.2 字幕（預錄） 將字幕列為預錄有聲影片的 A 級要求。這是最低的合規標準，大多數擁有無障礙政策的公司至少會承諾達到 AA 級。內部公告也不例外：聽障或重聽員工需要字幕，在開放式辦公室且未戴耳機觀看影片的員工也同樣需要。

W3C 對於 字幕與隱藏字幕的指導方針 對自動字幕的看法很直接：除非經過完整確認準確無誤，否則它們不符合無障礙要求，因為漏掉一個「不」字可能會完全扭曲原意。對於公告而言，那可能就是截止日期的句子。發佈前請務必對照腳本檢查字幕。

三個實用步驟：

• 使用您的腳本作為字幕來源。 您已經擁有確切的文字，這能讓校對變得快速。
• 在影片下方發佈文字版本。 簡短的文字摘要或完整腳本能幫助偏好閱讀的人，以及使用螢幕閱讀器的使用者。
• 在關鍵處描述螢幕內容。 如果某個步驟僅以視覺呈現（例如「點擊盾牌圖示」），請在旁白中也說明出來。W3C 將此歸類在 視覺資訊描述 中。

託管在哪裡才能讓大家之後找得到#

Slack 貼文只能獲得一天的關注。但「我該如何申請新工具的存取權？」這類問題會持續好幾個月。請將影片託管在人們會搜尋的地方，並將所有內容連結回該處。

將 Wiki 或內部網路頁面作為永久基地。 Clevera 可將文章發佈至 Confluence、Notion 和 Google Docs（Pro 及以上方案），因此 SOP 或書面指南可以與嵌入的影片放在一起。請參閱 Confluence 整合 以了解運作方式。

每個變更建立一個合集。 在 Clevera 中，合集可以將公告、教學影片和文章分組，分析功能還能顯示每個合集中的內容觀看情況。

一致的標題格式。 「[工具或政策] | 變更內容 | [月 年]」能讓搜尋更有效。「來自 IT 部門的激動人心更新！」則不行。

符合您組織架構的存取控制。 Clevera 擁有使用者角色、每個方案皆有無限制的檢視者（僅創作者計入席位），以及自訂方案中的 SSO。對於全公司範圍的推廣，無限制的檢視者能確保成本隨著員工人數增加而保持平穩。

AI 講者不適合的情況#

如果您的執行長的面孔和聲音在團隊中具有影響力，且訊息涉及方向或文化，請錄製執行長本人。如果您的公司不到 30 人且在同一個空間辦公，5 分鐘的站立式公告可能比任何影片都有效。如果某項變更仍在討論中，精美的影片會讓它看起來像是定案，但其實不然。請先使用書面提案和現場討論，待決策做出後再製作影片。

從下一次工具推廣開始#

挑選下一個已有日期的內部變更：工具切換、新表單、政策更新。根據上述模板撰寫 150 字的腳本，加入揭露說明，錄製 2 分鐘的配套教學影片，並將兩者發佈到人們 3 個月後會搜尋的頁面上。然後計算您協助頻道中的後續問題，並與上次推廣進行比較。查看各方案包含的內容。