SOP 範本（免費，附軟體範例）

更新於 2026-11-04

SOP 範本（標準作業程序範本）是撰寫作業流程的固定大綱：包含頁首（標題、負責人、版本、審閱日期）、目的與範圍、角色、先決條件、帶有預期結果的編號步驟、品質檢查、例外狀況以及修訂記錄。請複製下方的免費範本，並參考針對典型軟體任務填寫的範例（附截圖）以及影片版 SOP 範例。

本頁內容

• SOP 範本（複製並貼上）
• 各章節內容說明
• SOP 範例：發送客戶發票
• 簡易版還是詳細版：哪種 SOP 格式適合你？
• 影片版 SOP
• SOP 的審閱頻率
• 使用 Clevera 將螢幕錄影製作成 SOP
• 常見問題

SOP 範本（複製並貼上）#

將此內容貼到 Google Docs、Word、Notion 或你的 Wiki 中。將編號行設為標題，並刪除流程中不需要的章節。

SOP TITLE: [Verb + task + system, e.g. "Send a customer invoice in Acme Billing"]
SOP ID: [e.g. FIN-012]        Version: [1.0]
Owner: [role or person who keeps it current]
Approved by: [name, date]
Effective date: [YYYY-MM-DD]  Next review: [YYYY-MM-DD]

1. PURPOSE
Why this procedure exists and the outcome it protects (one or two sentences).

2. SCOPE
Applies to: [teams, cases, systems]
Does not apply to: [exclusions, with a link to the SOP that covers them]

3. ROLES AND RESPONSIBILITIES
[Role] - [what they do in this procedure]
[Role] - [who approves or reviews]

4. PREREQUISITES
- Access or permissions needed: [role in the system]
- Tools and inputs: [records, files, data that must exist first]

5. EXPECTED OUTPUT
What exists when the procedure is done, and how to tell (status, record, file).

6. PROCEDURE
Step 1. [Where on screen] + [action, with the exact UI label in bold]
        Expected result: [what the user should see]
        [Screenshot of the step, with the click marked]
Step 2. ...
Step 3. ...

7. QUALITY CHECKS
- [What must be verified before the task counts as done]

8. EXCEPTIONS AND ESCALATION
- If [condition], then [what to do / who to contact]

9. RECORDS AND HANDOFF
Where the result is logged and who picks it up next.

10. RELATED DOCUMENTS
[Links to policies, other SOPs, the video version]

11. REVISION HISTORY
Version | Date | Author | What changed and why
1.0     |      |        | First version

這些是大多數已發布格式共有的章節；受監管的團隊通常會增加定義、參考資料和核准簽名，如 The FDA Group 的指南所示。若需較短的 SOP，請使用下方的簡易版或檢查清單版。

各章節內容說明#

保持步驟簡短。人們傾向於掃描而非閱讀說明：Jakob Nielsen 2008 年對網頁使用數據的分析發現，使用者平均只能閱讀頁面上 28% 的文字，甚至 20% 更為常見（Nielsen Norman Group）。每個步驟只包含一個動作，並將 UI 標籤加粗，能有效提升閱讀效率。

SOP 範例：發送客戶發票#

網路上大多數的 SOP 範例都與廚房、倉庫和人資有關。以下是針對軟體任務填寫的範本，以虛構的 Acme Billing 應用程式為例。截圖展示了此 SOP 在 Clevera 文章編輯器中的排版（範例使用虛擬數據）；Clevera 的 SOP 類型可從螢幕錄影中產生相同的結構（詳情見下方）。

SOP 標題： 在 Acme Billing 中發送客戶發票

負責人： 財務營運主管 · 下次審閱： 2027-05-04

目的與範圍。 每次向客戶開立已完成工作的帳單時，請使用此流程。本流程涵蓋財務團隊建立的一次性發票。週期性發票請遵循其專屬 SOP。

先決條件

• 在 Acme Billing 中擁有 Admin 或 Billing 角色。
• 客戶記錄已存在，且包含帳單電子郵件地址。
• 已核准該工作的工時或項目。

預期結果。 發票狀態為 Open，已寄送給客戶，且具有正確的到期日。

流程

1. 在左側邊欄點擊 Invoices，然後點擊右上角的 New invoice。預期結果： 開啟空白發票。
2. 從 Customer 清單中選擇客戶。預期結果： 客戶名稱顯示在 Customer 欄位中。在新增項目前，請確認帳戶是否正確。
3. 設定 Due date。預設為 Net 30；若客戶合約條款不同，請依合約設定。預期結果： 日期顯示在 Due date 欄位中，除非合約另有規定，否則為開立日期後 30 天。
4. 點擊 Send invoice。預期結果： 發票狀態變更為 Open。

品質檢查。 Summary 面板中的總金額與核准金額相符。發票出現在 Invoices 清單的最上方，狀態為 Open。

例外狀況。 若 Send invoice 為灰色無法點擊，表示缺少客戶資訊或項目。請在繼續前補齊。

記錄與交接。 在工作的工單中註記發票號碼，並將工單指派給應收帳款部門。

這對軟體操作有效的原因：每個步驟都說明了觀察位置與點擊動作，並以讀者可驗證的結果結尾，同時附上標記點擊位置的截圖。

簡易版還是詳細版：哪種 SOP 格式適合你？#

並非每個流程都需要十一個章節。請根據任務風險與讀者經驗選擇合適的格式。若不確定是否需要 SOP 或工作說明書，請參閱 SOP 與工作說明書的差異。

即使對專家而言，檢查清單也有其價值。一項針對八家醫院的研究顯示，引入 19 項手術安全檢查清單後，死亡率從 1.5% 降至 0.8%，住院併發症從 11.0% 降至 7.0%（Haynes et al., New England Journal of Medicine, 2009）。你的開票 SOP 風險雖較低，但機制相同：書面順序能捕捉到忙碌者容易遺漏的步驟。

簡易版 SOP 範本#

SOP TITLE: [Verb + task + system]
Owner: [role]   Version: [1.0]   Next review: [YYYY-MM-DD]

PURPOSE: [One sentence: the outcome this protects]

PREREQUISITES:
- [Access or role needed]
- [Records or inputs that must exist]

STEPS:
1. [Where on screen] + [action, UI label in bold]. Expected result: [...]
2. ...

REVISION HISTORY:
Version | Date | Author | What changed

檢查清單版 SOP 範本#

CHECKLIST: [Task name]
Owner: [role]   Next review: [YYYY-MM-DD]

[ ] [Check or action 1]
[ ] [Check or action 2]
[ ] [Check or action 3]
[ ] Done: [what to record, and where]

影片版 SOP#

影片版 SOP 透過螢幕錄影與旁白展示相同步驟。它無法取代書面 SOP：人們需要搜尋、瀏覽並從文字中複製數值，稽核人員也需要文件。請將兩者結合使用。

影片版 SOP 範例：Clevera 從虛構會計應用程式的螢幕錄影製作的逐步教學，展示如何將銀行交易與發票進行配對。

許多人偏好透過觀看來學習任務。在 TechSmith 2024 年的影片觀眾研究中，83% 的受訪者表示他們偏好透過影片來獲取教學或資訊性內容，相較之下，偏好閱讀文字者為 41%，偏好查看圖片者為 40%（此為針對六個國家中，過去 30 天內曾觀看過工作相關教學影片的 929 人所進行的供應商調查；受訪者可複選）(TechSmith)。由於受訪者可以複選，這些數據顯示我們應提供兩者，而非以影片取代文字。

如何調整模板以製作影片：

1. 將書面 SOP 作為唯一事實來源。 影片應遵循程序步驟，並使用相同的步驟名稱。
2. 一支影片對應一個程序。 從進入點開始，並在預期的輸出結果處結束。
3. 講述「為什麼」，而不僅僅是「點擊哪裡」。 「根據合約設定截止日期，因為提醒郵件會使用此日期」比「點擊截止日期」更好。
4. 放大關鍵欄位。 在全螢幕錄製中，小的表單欄位會難以閱讀。
5. 雙向連結。 將影片放入「相關文件」中，並在影片頁面連結至該 SOP。
6. 當畫面變更時重新錄製。 影片中過時的畫面看起來缺乏公信力且會造成誤導。

如果您不想在鏡頭前講述或使用自己的聲音，在不露臉的情況下製作教學影片 一文涵蓋了 AI 配音與僅錄製螢幕的選項。

多久審閱一次 SOP#

沒人審閱的 SOP 會逐漸過時，而對於軟體 SOP 來說，畫面會隨著每次發布而變更。針對軟體程序，請將審閱與事件掛鉤，而不僅僅是依賴行事曆；至於行事曆部分，Asana 建議將年度審閱作為準則，而在變動快速的產業中則建議每季審閱 (Asana)。

將下一次審閱日期放在頁首，並在修訂記錄中記錄每次變更及其原因。

使用 Clevera 從螢幕錄影製作 SOP#

手寫 SOP 意味著必須執行任務、截圖並標記每個步驟，然後再撰寫出來。Clevera 是一個 AI 平台，能將螢幕錄影轉換為帶有旁白的教學影片、逐步說明文章，以及託管在您說明中心內的頁面，並支援 74 種語言。其中一種文章類型即為 SOP。

運作方式：

1. 錄製一次任務。 使用適用於 Mac、Windows 或 Linux 的 Clevera 桌面應用程式（可錄製桌面應用程式及瀏覽器分頁）、Clevera Chrome 擴充功能，或上傳您現有的錄影檔。若是公開的網頁應用程式，使用 AI 錄製功能可為您自動點擊操作。
2. 選擇「文章」，然後選擇「SOP」。 SOP 類型會自動撰寫「目的與範圍」、「先決條件」、「預期產出」、「編號步驟」、「品質檢查」，以及在錄影支援的情況下，包含「例外處理」與「紀錄保存與交接」章節，並可選擇加入常見問題 (FAQ)。步驟會標註 UI 標籤，並從錄影中擷取螢幕截圖。每項設定皆詳述於說明文章 將錄影轉為文章 中。
3. 點擊「生成文章」。 一篇文章通常消耗 5–15 個點數。當錄影來自桌面應用程式時，系統會在每次點擊前擷取螢幕截圖，並標示出點擊位置。
4. 審閱與編輯。 在區塊編輯器中修正任何步驟，或使用 Ask AI 進行重寫或翻譯。所有變更皆會保留在修訂紀錄中。
5. 發布或下載。 將 SOP 下載為 PDF、Word、HTML、Markdown、OpenDocument 或 EPUB，或發布至您的託管說明中心。

同一段錄影也可以變成帶有旁白的影片版本，讓文字與影片呈現相同的步驟。當應用程式變更時，只需編輯該影片，無需重新製作：重寫變更步驟的旁白，Clevera 會重新錄製，或者在變更後的螢幕新畫面上方加入旁白。該影片的所有分享連結與嵌入內容都會自動播放新版本；已下載的 MP4 檔案則保持原樣。在書面 SOP 中，只需在編輯器中替換變更後的截圖即可。

方案，如 clevera.ai/pricing 於 2026-11-04 所列（美金價格）：

• 免費版（$0，無需信用卡）： 每月 100 點數，錄影長度最長 3 分鐘，包含文章與翻譯，一個託管說明中心。影片透過連結或嵌入分享；免費版不提供 MP4 下載。
• 入門版（$36/月，或年繳 $29/月）： 900 點數，最高 2K 的 MP4 下載，說明中心自訂網域。
• 專業版（$124/月，供 2 位創作者使用，或年繳 $86.80/月）： 增加發布至 Notion、Confluence、Google Docs、GitBook 與其他工具的功能，以及私人說明中心。

Clevera 並非適用於所有 SOP。它根據螢幕上的操作進行撰寫，因此實體流程（如打包訂單、清潔機器）仍需人工撰寫。如果您只需要單頁檢查清單，上述範本會更快。如果您只需要瀏覽器中的逐點截圖指南，Scribe 或 Tango 的瀏覽器擴充功能在捕捉每個點擊截圖時會更快。Clevera 的 Chrome 擴充功能 是錄製影片，而非捕捉每個點擊。Scribe 的付費方案也支援將指南匯出為 Word（請參閱 Scribe 與 Tango 的比較，或 Clevera 與 Scribe 的比較）。

針對螢幕操作類 SOP，AI SOP 生成器 頁面展示了更多範例，完整方法請見 如何使用 AI 建立 SOP。若想先從簡短描述草擬純文字 SOP，請嘗試 免費 SOP 生成器。正在比較工具？請參閱 最佳 AI SOP 軟體。

常見問題#

SOP 的主要章節有哪些？ 頁首（標題、ID、負責人、版本、生效日期與審閱日期）、目的、範圍、角色與職責、先決條件、程序步驟、品質檢查、例外情況以及修訂記錄。簡單的任務可以省略其中部分內容；受規範的任務通常會增加定義與核准簽名。

有 Google Docs 或 Word 格式的 SOP 模板嗎？ 使用上述模板。將其貼上至空白的 Google Doc 或 Word 文件中，對章節名稱套用「標題 1」與「標題 2」樣式，並將其儲存為您團隊的標準副本。

SOP 有哪些格式類型？ 檢查清單、簡單逐步說明、詳細逐步說明、階層式（階段與子步驟）與流程圖，以及軟體任務適用的文字搭配影片。例行任務可能適合單頁檢查清單；涉及多系統與核准的任務則可能長達數頁。請參閱 格式表格。

SOP 應該多久審閱一次？ 至少每年一次，若軟體更新頻繁，則建議每 6 個月審閱一次。此外，每當流程、軟體或規則發生變更時，也應進行審閱，最好在會改變 SOP 畫面截圖的發布更新前完成。

AI 可以透過螢幕錄影撰寫 SOP 嗎？ 可以，針對螢幕操作類型的任務沒問題。像 Clevera 這類工具能根據 UI 標籤撰寫步驟，並自動加入錄影中的截圖。不過，仍建議由熟悉該流程的人員審閱草稿。