AI 說明中心內容自動化：它是什麼，以及它實際自動化了什麼

「自動化」說明中心內容聽起來像是為一個不需要修復的問題提供解決方案。說明中心文章理應準確、具體且經過精心撰寫。自動化在其中扮演什麼角色？

事實證明，它扮演的角色相當吃重。大多數說明中心的瓶頸不在於品質控管，而在於產出。文章寫不出來是因為撰寫太耗時；文章過時是因為更新所需的時間幾乎與創作一樣長。AI 說明中心內容自動化解決了這些產出問題，同時仍由專人審核讀者所看到的內容。

AI 說明中心內容自動化的實際意義#

讓我們具體說明。「自動化說明中心內容」可以指幾種不同的事情：

1. AI 輔助描述寫作。 您以文字描述流程，AI 隨即產生文章草稿。Notion AI 或 ChatGPT 等工具皆可做到。自動化處理了格式與寫作速度，但準確性完全取決於您描述流程的精確度。

2. 從螢幕錄製產生文件。 您錄製自己執行工作流程的過程，AI 則根據觀察到的內容產生文章。Clevera 即具備此功能。自動化處理了寫作、截圖、結構與旁白。由於 AI 觀察的是實際流程，準確度更高。

3. 發布並保持嵌入內容同步。 當您發布文章時，它們會傳送至您的說明中心平台（Help Scout、Notion、Confluence），且嵌入的影片會在您編輯時即時更新。Clevera 透過其託管的說明中心、單向發布整合以及用於嵌入影片的 LiveSync 來實現此功能。

4. 從客戶問題中找出缺口。 AI 會查看客戶詢問或搜尋的內容，並針對缺失的部分草擬文章。部分支援平台在企業版提供此功能；在 Clevera 中，這是一項 Autopilot 配方。

5. 發布驅動的維護。 AI 會監控您的產品發布內容，並找出因版本更新而導致錯誤的影片與文章。這是最新的一種方式，也是最能節省維護時間的方法。

大多數團隊能從第 2、3 和 5 項中獲益最多。基於錄製的生成方式是建立內容最準確的方式，發布功能消除了工具間的複製貼上，而發布驅動的維護則能捕捉那些原本會悄悄過時的文章。

Clevera 如何自動化說明中心內容創作#

Clevera 是一個 AI 平台，能將螢幕錄製內容轉換為帶有旁白的教學影片、逐步說明文章，以及託管說明中心頁面，並支援 74 種語言。其自動化功能貫穿整個內容管道：

從錄製到文章。 您在 Clevera 桌面應用程式中錄製螢幕操作。AI 會產生一份結構完整的說明文章，包含編號步驟、截圖與標題。您只需審核、編輯並發布。產出時間可從每篇文章 2-3 小時縮短至 20-30 分鐘。

從錄製到影片。 同一份錄製內容會產生一部帶有旁白的教學影片。您只需一個工作流程，即可同時獲得文章與影片。

翻譯。 將文章與影片翻譯成 74 種語言。無需額外的在地化工作流程。

發布。 在任何方案（包含免費版）中發布至您的 Clevera 託管說明中心。在 Pro 與 Custom 方案中，您還可以將文章發布至 Help Scout Docs、Notion、Confluence、GitHub 與其他工具。發布為單向：在 Clevera 中編輯文章，然後再次發布以更新內容。

LiveSync。 當您更新影片時，所有顯示該影片的分享連結、嵌入內容與說明中心頁面都會播放新版本。無需替換檔案，無需重新上傳。已下載的 MP4 檔案與貼上的副本則維持原樣。

Autopilot 如何自動化維護工作#

撰寫文章是一項工作，但在每次發布後確保上百篇文章內容正確，才是通常會被擱置的工作。Clevera Autopilot 在 Pro 與 Custom 方案中承擔了這項任務。

您可以用簡單的文字為 Autopilot 指派任務，或從 12 種配方中選擇，例如：

• 在我們發布時保持說明中心更新。 它會讀取來自 GitHub、GitLab 或 Bitbucket 的每次發布（唯讀、發布或合併的 PR，每小時檢查一次），或是您的更新日誌頁面，或是您以文字描述的變更。針對發布內容影響到的每一部影片與文章，它會決定：沒問題、需要文字修正，或是需要重新錄製。
• 從我的應用程式建立說明中心。 它會學習您的品牌、探索您的應用程式並錄製教學影片，每個步驟皆需經您核准。
• 將客戶問題轉化為說明文章 以及 每週填補說明中心的缺口，這會針對讀者搜尋但未找到結果的內容撰寫文章。
• 探索我的應用程式並記錄缺失內容、一次編輯一批影片、翻譯新影片，或是 您的自訂任務 以處理其他任何需求。

審核機制讓交辦過程安全無虞：

• 在您按下執行前，什麼都不會發生。 計劃中的每一行都會說明它將製作什麼、原因以及預估點數。取消勾選您不需要的項目。
• 說明文章以草稿形式送達。 由您發布。重新錄製會以應用程式的新版本再次錄製影片，並在相同連結處進行替換，因此嵌入內容會自動更新；舊版本會保留在您的媒體庫中，且 復原 功能可將其找回。
• 重複性工作設有預算。 像「填補缺口」這類工作可以每週執行，設定為 先詢問我 或 製作草稿，由我發布，並設有每月預算。達到預算時，它會暫停並通知您。擁有者與管理員也可以為整個工作區設定每月點數上限。
• 您會收到收據。 規劃與研究是免費的，每個項目都會在收費項目旁顯示預估值，失敗的步驟則會退還點數。

Autopilot 發表文章 逐步介紹了從設定到收據的任務流程。

將內容匯入 Zendesk 說明中心#

Clevera 沒有 Zendesk 發布整合。使用 Zendesk 的團隊可將 Clevera 的文章匯出為 Markdown 或 HTML，並貼上至其說明中心。影片則以 Clevera 播放器的 HTML 嵌入方式呈現。

當工作流程變更時，在 Clevera 中重新錄製變更的部分，產生更新後的內容，並將新的文章文字貼上至 Zendesk。如果您僅變更了影片，則無需動到 Zendesk：嵌入的 Clevera 播放器會透過 LiveSync 播放新版本。您貼上的文章文字以及直接上傳至 Zendesk 的任何影片檔案，在您替換前都會維持原樣。

如果您想從 Zendesk 遷移出來，Clevera 在所有方案中皆可將 Zendesk Guide 說明中心匯入至其託管的說明中心。

自動化 Help Scout Docs 內容#

Help Scout Docs 是一個簡潔、設計優良的說明中心，與 Help Scout 的支援收件匣緊密整合。在 Pro 與 Custom 方案中，Clevera 可將文章直接發布至 Help Scout Docs，讓您的客戶服務團隊能製作 Clevera 錄製內容、審核產出的文章，並直接發布至說明中心，無需複製貼上。只要影片的分享連結已開啟，文章中的 Clevera 影片將以嵌入播放器形式呈現。

發布為單向。當您在 Clevera 中編輯文章並再次發布時，選擇更新現有的 Help Scout 文章；在 Help Scout 中所做的編輯不會回傳至 Clevera。

對於使用 Help Scout Beacon（應用程式內說明小工具）的團隊，發布至 Help Scout Docs 的文章會顯示在 Beacon 搜尋中。來自 Clevera 的影片優先文章為客戶提供了更多找到答案的方式。

為文件團隊自動化 Notion 匯出#

許多團隊使用 Notion 管理內部與外部文件。在 Pro 與 Custom 方案中，Clevera 可將文章發布為 Notion 頁面，無論是放在工作區頂層、特定頁面之下，或是作為資料庫的新項目，截圖也會一併上傳至 Notion。發布時會傳送文章內容：嵌入的 Clevera 影片會以播放器連結形式呈現，您也可以自行將播放器嵌入頁面中。

對於將 Notion 作為發布至客戶端平台前暫存環境的團隊而言，這能建立一套簡潔的審核與核准流程：在 Clevera 生成、在 Notion 審核、最後發布至目標平台。如同所有發布整合功能，此為單向同步，因此請在 Clevera 進行編輯後再次發布。

AI 說明中心內容自動化的侷限#

AI 自動化能處理製作流程，並透過 Autopilot 等工具指出內容缺口：例如說明中心無法回答的問題、沒有對應文章的新影片，或是因產品更新而過時的文章。但它無法處理策略層面。它不知道哪些工作流程對您的重要客戶最關鍵、下一季即將推出哪些產品變更，或是何時該刪除文章而非進行修正。

這些決策仍需由人工判斷，核准流程亦然：優秀的自動化工具負責規劃與草擬，而由人員決定內容何時上線。AI 說明中心內容自動化賦予您的優勢，在於能快速執行這些決策。識別缺口、錄製解答、審核草稿、發布。這就是整個循環。

若想了解關於文件如何大規模減少支援票務的更廣泛背景，該核心內容涵蓋了完整策略。對於正積極建立知識庫的團隊，關於利用 AI 建立知識庫的指南則深入探討了製作流程。

目標是打造一個能隨產品同步成長的說明中心，且無需龐大的文件團隊來維護。這正是 AI 說明中心內容自動化所能實現的願景。