So generieren Sie automatisch Support-Artikel aus Bildschirmaufnahmen
Ihr Support-Team kennt bereits die Antwort auf die meisten eingehenden Tickets. Das Problem ist, dass dieses Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter, in E-Mail-Verläufen und Slack-Nachrichten gefangen ist – und nicht in Ihrem Hilfe-Center. Deshalb kommen dieselben Fragen immer wieder auf, und Ihr Team beantwortet sie eine nach der anderen.
Der effektivste Weg, diesen Kreislauf zu durchbrechen, besteht darin, jede Antwort in einen veröffentlichten Support-Artikel zu verwandeln. Der schnellste Weg dazu ist, die Antwort einmal aufzunehmen und die KI den Artikel aus der Aufnahme generieren zu lassen.
Evaluieren Sie gerade Tools? Der KI-Dokumentationsgenerator von Clevera ist genau für diesen Workflow von der Bildschirmaufnahme zum Artikel konzipiert – sehen Sie sich die Produktübersicht an, bevor Sie sich auf einen Prozess festlegen.
Warum Bildschirmaufnahmen die beste Quelle für Support-Dokumentation sind
Wenn Sie einem Kunden in einem Gespräch eine Lösung oder einen Workflow erklären, führen Sie bereits genau die Schritte aus, die jemand befolgen müsste. Sie klicken in Echtzeit durch das Produkt. Sie zeigen es, anstatt es nur zu beschreiben.
Eine Bildschirmaufnahme hält diese Demonstration präzise fest. Sie ist nicht auf das Gedächtnis angewiesen. Sie lässt keine Schritte aus. Sie zeigt die exakte Abfolge der Aktionen in der genauen Version des Produkts.
Das macht eine Bildschirmaufnahme zu einem besseren Ausgangspunkt für die Dokumentation als ein leeres Dokument, ein Transkript oder eine Zusammenfassung. Die Informationen sind bereits durch die Abfolge der Ereignisse strukturiert. Eine KI kann diese Struktur analysieren und sie wesentlich präziser in einen Schritt-für-Schritt-Artikel umwandeln, als wenn sie versuchen würde, Dokumentation aus einer Textbeschreibung zu generieren.
So generieren Sie Support-Artikel aus Aufnahmen mit Clevera
Clevera ist genau für diesen Workflow konzipiert. So funktioniert es:
Schritt 1: Antwort mit Clevera aufnehmen oder hochladen Support-Teams haben oft bereits Loom-Clips oder Ticket-Bildschirmaufnahmen. Laden Sie diese hoch oder nehmen Sie frisches Material mit der Clevera-Desktop-App (Mac oder Windows) oder der Chrome-Erweiterung für webbasierte Abläufe auf. Gehen Sie die Lösung für das Support-Problem, den Einrichtungsschritt, den Konfigurationsprozess oder das Thema des Tickets durch. Sie müssen währenddessen nicht sprechen. Die KI von Clevera generiert die Erklärung aus den beobachteten Aktionen.
Schritt 2: KI generiert den Support-Artikel Nach der Aufnahme oder dem Upload analysiert die KI von Clevera die Abfolge der Interaktionen, kontextbezogene Aktionen und den Bildschirminhalt. Ein Schreib-Agent erstellt einen strukturierten Hilfe-Artikel mit nummerierten Schritten, Abschnittsüberschriften und automatisch aus der Aufnahme ausgewählten Inline-Screenshots.
Schritt 3: Überprüfen und bei Bedarf bearbeiten Die meisten generierten Artikel benötigen nur minimale Änderungen. Öffnen Sie den Notion-ähnlichen Editor, scannen Sie den Inhalt, fügen Sie Kontext hinzu, den die Aufnahme nicht erfasst hat (z. B. was zu tun ist, wenn eine bestimmte Option nicht erscheint), und passen Sie bei Bedarf den Tonfall an.
Schritt 4: In Ihrem Hilfe-Center veröffentlichen Exportieren Sie den Artikel als Markdown oder HTML und veröffentlichen Sie ihn auf HelpScout, Notion, Confluence oder einer anderen Plattform, die Ihr Team nutzt. Das kommentierte Tutorial-Video wird automatisch oben im Artikel eingebettet.
So sieht der generierte Support-Artikel aus
Ein Support-Artikel aus einer Bildschirmaufnahme in Clevera enthält:
- Einen Titel und eine kurze Einleitung, die erklärt, was der Artikel behandelt und für wen er bestimmt ist
- Nummerierte Schritte mit vollständigen, instruktiven Sätzen
- Automatisch ausgewählte Screenshots an jedem wichtigen Schritt, mit Bildunterschriften
- Zwischenüberschriften, die längere Prozesse in Phasen unterteilen
- Ein eingebettetes Tutorial-Video am Anfang für Nutzer, die lieber zuschauen
Der Artikel liest sich, als wäre er von einem technischen Redakteur geschrieben worden, der den Prozess selbst durchlaufen hat, da die KI darauf trainiert wurde, instruktive Inhalte zu erstellen und nicht nur zu transkribieren.
Der Kreislauf: Support-Artikel aus Bildschirmaufnahmen
Der wertvollste Teil dieses Workflows ist, wie er die Standardreaktion Ihres Teams auf wiederkehrende Fragen verändert.
Alter Standard: Ticket beantworten, zum nächsten übergehen. Neuer Standard: Ticket beantworten, die Lösung aufnehmen, den Artikel veröffentlichen, ihn in der Ticket-Antwort verlinken.
Die zweite Person, die dieselbe Frage stellt, findet den Artikel in Ihrem Hilfe-Center und eröffnet gar kein Ticket. Die dritte Person tut dasselbe. Mit der Zeit werden die häufigsten Probleme zur Selbsthilfe, und das Ticket-Volumen Ihres Teams sinkt für die Kategorien, die Sie abgedeckt haben.
Die LiveSync-Funktion von Clevera verstärkt diesen Kreislauf. Wenn sich die Benutzeroberfläche des Produkts ändert und die Schritte in einem Artikel veraltet sind, nehmen Sie den aktualisierten Ablauf einfach neu auf und veröffentlichen eine neue Version. Das eingebettete Video wird überall dort aktualisiert, wo es veröffentlicht wurde – ohne dass ein erneuter Export erforderlich ist.
Skalierung der Produktion von Support-Artikeln
Eine Person in Ihrem Support-Team kann mit diesem Workflow 5–10 Support-Artikel pro Tag produzieren. Das ist keine Prognose. Das ist der praktische Output, wenn die Aufnahme 5–10 Minuten dauert und die Artikelgenerierung automatisch erfolgt.
Für Teams, die ihr Hilfe-Center bisher mit einem Tempo von 2–3 Artikeln pro Woche aufgebaut haben, ist dies eine bedeutende Veränderung. Ein gut gepflegtes Hilfe-Center, das 80 % der häufigsten Probleme abdeckt, entsteht nicht dadurch, dass man Artikel einzeln schreibt. Es entsteht, indem man die Artikelproduktion zu einem normalen Bestandteil der Ticketbearbeitung Ihres Teams macht.
Für einen breiteren Überblick über die Automatisierung der Dokumentation aus Bildschirmaufnahmen für Ihr gesamtes Produkt deckt dieser Leitfaden die vollständige Strategie ab. Für Teams, die sich speziell auf die Nutzung des KI-Dokumentationsgenerators für externe Hilfeinhalte konzentrieren, enthält die Funktionsübersicht alle Details zu den Möglichkeiten.
Ihr Team generiert bereits die Antworten. Die einzige Frage ist, ob diese Antworten in Ihrem Hilfe-Center landen oder in Ihrer Ticket-Historie verschwinden.
