Wie Sie die Erstellung von Schulungsunterlagen automatisieren
Schulungsunterlagen sind eines dieser Dinge, von denen jedes Team weiß, dass es sie braucht, bei denen die meisten Teams jedoch chronisch im Rückstand sind. Der Grund ist fast immer derselbe: Die Erstellung dauert zu lange. Das Aufzeichnen, Schreiben, Bearbeiten, Formatieren und Veröffentlichen eines einzigen Schulungsmoduls kann einen ganzen Tag in Anspruch nehmen. Bei diesem Tempo hält die Dokumentation niemals mit dem Produkt Schritt.
Die Automatisierung der Erstellung von Schulungsunterlagen ändert die Rechnung. Anstatt Stunden mit der Produktion eines Moduls zu verbringen, zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf und überlassen den Rest der KI. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert und worauf Sie bei KI-Software für Schulungsunterlagen achten sollten.
Warum Schulungsunterlagen immer ins Hintertreffen geraten
Das Problem ist nicht die Motivation. Die meisten Teams verstehen, warum gute Schulungsunterlagen wichtig sind. Das Problem ist der Produktionsprozess.
Traditionelle Schulungsunterlagen erfordern mehrere Schritte: Planung der Inhalte, Schreiben eines Skripts, Aufzeichnen eines Bildschirm-Walkthroughs, Vertonung (oder Beauftragung einer Person dafür), Bearbeitung des Videos, Schreiben des begleitenden Artikels, Hinzufügen von Screenshots, Formatierung für die Zielplattform und Veröffentlichung. Jeder Schritt erfordert eine Übergabe. Jede Übergabe verursacht eine Verzögerung.
Wenn Ihr Produkt alle paar Wochen neue Funktionen veröffentlicht, kann dieser Prozess nicht mithalten. Das Ergebnis ist eine Wissensdatenbank voller veralteter Inhalte oder eine Wissensdatenbank, die kaum existiert, weil niemand Zeit hatte, sie aufzubauen.
Die Automatisierung von Schulungsunterlagen durch KI ersetzt das meiste davon durch einen einzigen Schritt: Zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf.
Wie die automatisierte Erstellung von Schulungsunterlagen aussieht
Moderne Software zur Automatisierung von Schulungsunterlagen arbeitet auf Basis von Bildschirmaufzeichnungen. Sie führen die Aufgabe aus, die Sie dokumentieren möchten, während eine dedizierte App Ihren Bildschirm, Ihre Mausbewegungen und den Kontext der Anwendungen, in denen Sie arbeiten, erfasst.
Nachdem Sie die Aufnahme beendet haben, übernimmt die KI:
- Sie analysiert jede Aktion auf dem Bildschirm und identifiziert die wesentlichen Schritte
- Sie entfernt versehentliche Klicks, Pausen und Rückschritte
- Sie schreibt ein kontextbezogenes Skript, das jeden Schritt erklärt – nicht nur, was angeklickt wurde, sondern warum es wichtig ist
- Sie vertont das Skript mit einer natürlich klingenden KI-Stimme, die mit dem Video synchronisiert ist
- Sie wendet visuelle Verbesserungen an: intelligenter Zoom auf wichtige Momente, flüssige Cursorbewegungen, klare Hervorhebung von Klicks
- Sie generiert einen schriftlichen Schulungsartikel mit nummerierten Schritten, eingebetteten Screenshots, Bildunterschriften und Überschriften
Das Ergebnis ist ein vertontes Schulungsvideo und ein Schritt-für-Schritt-Artikel, die beide bereit zur Veröffentlichung sind. Eine Aufnahme, 2 Ausgaben.
Die Rolle der KI bei der Aktualisierung von Schulungsunterlagen
Schulungsunterlagen einmalig zu erstellen, ist der einfache Teil. Sie aktuell zu halten, ist der Punkt, an dem die meisten Teams scheitern.
Wenn sich Ihre Benutzeroberfläche ändert, werden Ihre Schulungsunterlagen falsch. Wenn Prozesse aktualisiert werden, zeigen die Videos den alten Weg. Teams lassen die Unterlagen entweder veralten (schlecht für die Benutzer) oder versuchen hektisch, alles manuell zu aktualisieren (schlecht für das Team).
Hier entfaltet KI-Software für Schulungsunterlagen ihren Wert über die anfängliche Erstellung hinaus. Da der gesamte Workflow automatisiert ist, dauert die Neuerstellung eines Schulungsdokuments bei Änderungen Minuten, nicht Tage. Zeichnen Sie den aktualisierten Ablauf auf, generieren Sie den neuen Inhalt und veröffentlichen Sie ihn. Die alte Version wird ersetzt.
Clevera geht mit LiveSync noch einen Schritt weiter: Sobald ein Schulungsvideo veröffentlicht ist, können Sie die Vertonung, die Visuals oder den Stil jederzeit aktualisieren, und die Änderungen werden sofort auf alle Einbettungen angewendet. Für Aktualisierungen, die keine Änderung der Benutzeroberfläche beinhalten (Richtlinienänderungen, Anpassungen des Tons, zusätzlicher Kontext), müssen Sie nicht einmal neu aufnehmen.
So generieren Sie Schulungsunterlagen automatisch mit Clevera
Clevera ist eine KI-gestützte Mac- und Windows-App, die die Erstellung von Tutorial-Videos und Schulungsartikeln automatisiert basierend auf Bildschirmaufzeichnungen. So sieht der Workflow in der Praxis aus:
Aufzeichnen: Öffnen Sie Clevera, starten Sie die Aufnahme und führen Sie den Prozess aus, den Sie dokumentieren möchten. Sie müssen während der Aufnahme nicht sprechen. Die KI schreibt das Skript basierend auf dem, was sie auf dem Bildschirm sieht.
Generieren: Wenn Sie die Aufnahme stoppen, verarbeitet Clevera das Material in der Cloud. Wenige Minuten später sind Ihr Schulungsvideo und der schriftliche Artikel im Editor bereit.
Überprüfen: Lesen Sie den Artikel durch und sehen Sie sich das Video an. Bearbeiten Sie alles, was angepasst werden muss, im Notion-ähnlichen Artikel-Editor oder im Video-Timeline-Editor. Die meisten Schulungsmodule erfordern nur minimale Änderungen.
Veröffentlichen: Exportieren Sie direkt auf Ihre Dokumentationsplattform: Notion, Confluence, GitHub, HelpScout, Gitbook, ClickUp und mehr. Das Video wird als HTML oben eingebettet, mit dem Schulungsartikel darunter.
Das Ergebnis sind veröffentlichungsreife Schulungsinhalte aus einer einzigen Bildschirmaufzeichnung.
Wer profitiert am meisten von der Automatisierung von Schulungsunterlagen
SaaS-Customer-Success-Teams: Die Dokumentation von Produktfunktionen für Kunden ist eine kontinuierliche Aufgabe. Jede Funktionsveröffentlichung benötigt eine Anleitung. KI-Automatisierung ermöglicht es, mit dem Veröffentlichungsplan Schritt zu halten, ohne ein dediziertes Dokumentationsteam.
Onboarding-Teams für Mitarbeiter: Interne Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter, die Systeme, Prozesse und Tools abdecken, eignen sich hervorragend für die auf Bildschirmaufzeichnungen basierende Automatisierung. Neuer Prozess? Einmal aufzeichnen. Jeder zukünftige Mitarbeiter erhält die gleiche Schulung.
Produktteams: Produktmanager und Product-Marketing-Manager können die Dokumentation für die von ihnen veröffentlichten Funktionen selbst erstellen, ohne technische Redakteure oder Videoeditoren einzubeziehen. Die Qualität bleibt konsistent, unabhängig davon, wer die Aufnahme macht.
Support-Teams: Support-Mitarbeiter verbringen Zeit damit, dieselben Prozesse in Tickets wiederholt zu erklären. KI-generierte Schulungsunterlagen bieten Benutzern Antworten zur Selbsthilfe und reduzieren das Ticketvolumen.
Worauf Sie bei KI-Software für Schulungsunterlagen achten sollten
Bildschirmaufzeichnung, keine manuelle Eingabe: Tools, bei denen Sie Prozesse manuell beschreiben oder Schritte eintippen müssen, automatisieren die Erstellung nicht. Suchen Sie nach Tools, die Ihre Bildschirmaktivität direkt erfassen.
Sowohl Video- als auch schriftliche Ausgabe: Schulungsunterlagen, die beide Formate enthalten, erreichen mehr Lernende. Manche Menschen lesen lieber, andere schauen lieber zu. Ihre Tools sollten beides aus einer einzigen Aufnahme produzieren.
Minimaler Bearbeitungsaufwand: Gute KI-Software für Schulungsunterlagen produziert Ergebnisse, die nahezu veröffentlichungsreif sind. Wenn jedes generierte Dokument eine Stunde Nachbearbeitung erfordert, liefert die Automatisierung keinen Mehrwert.
Wartungs-Workflow: Wie aktualisieren Sie Schulungsunterlagen, wenn sich Dinge ändern? Die besten Tools machen die Neuerstellung so schnell wie die anfängliche Erstellung.
Teams, die Schulungsunterlagen als kontinuierlichen Prozess und nicht als Projekt betrachten, verfügen in der Regel über vollständigere, aktuellere und nützlichere Wissensdatenbanken. Automatisierung ist das, was diesen kontinuierlichen Prozess nachhaltig macht.
