免費步驟說明產生器

什麼是步驟說明？

步驟說明是一組簡短的編號指令，引導使用者從任務開始到獲得明確的最終結果，一次執行一個動作。步驟說明產生器會根據您對任務的簡單描述來撰寫清單，讓您從草稿開始，而非從空白頁面著手。

這類指南旨在回答「我該如何……？」的問題：例如如何匯出報表、重設密碼或設定樞紐分析表。它們比操作手冊更精簡，也比標準作業程序 (SOP) 更不正式。一份指南，一個任務。

優質操作指南包含的要素

無論您是使用操作指南產生器還是自行撰寫，以下要素都能讓說明更易於遵循：

• 以任務為導向的標題： 「在 Google Sheets 中建立樞紐分析表」，而非「樞紐分析表」。
• 一行背景說明： 讀者完成後會得到什麼，以及指南的目標對象。
• 開始之前： 他們首先需要的存取權限、檔案或設定。
• 編號步驟： 每個步驟僅包含一個動作，按發生順序排列，並明確指出按鈕或選單名稱。
• 預期結果： 執行會改變螢幕畫面的步驟後，他們應該看到的內容。
• 提示與修正： 一兩個常見的問題及其解決方法。

步驟說明、SOP 還是使用者手冊？

根據涵蓋範圍選擇文件類型。

簡短的步驟說明範例

針對「在 Google Sheets 中建立一個按地區加總銷售額的樞紐分析表」，步驟說明產生器可以寫出：

1. 選取銷售資料中的任一儲存格。
2. 點擊 插入 然後點擊 樞紐分析表.
3. 選擇 新工作表 並點擊 建立.
4. 在編輯器中，將 地區 加入至 列.
5. 將 銷售額 加入至 加入至 值 並保留SUM (加總)。現在每個地區都會顯示其總計。

如何從產生器獲得更好的步驟說明

您的描述越具體，草稿就越貼近實際任務。請註明起點（「從銷售工作表開始」）、最終結果（「按月份排序，最佳月份在最上方」）以及讀者沿途需要做的任何選擇。填寫軟體欄位，以便步驟使用該應用程式的選單名稱；填寫受眾欄位，讓用語更貼切：給新進員工的指南應比給管理員的指南說明得更詳細。如果初稿太籠統，請補充細節並重新產生。

如何撰寫易於遵循的說明

每個步驟都以動詞開頭

「點擊」、「選擇」、「輸入」、「儲存」。開頭的動詞能精確告訴讀者要做什麼，並使清單易於掃視。

使用介面本身的用語

按鈕與選單名稱應與螢幕顯示完全一致，並以粗體標示。如果標籤顯示「樞紐分析表」，請勿寫成「摘要表」。

保持單一任務

如果指南超過十到十二個步驟，通常代表包含兩個任務。請將其拆分並互相連結。

為軟體任務加入視覺輔助

一張截圖或一段簡短的螢幕錄影，能在讀者開口詢問前就回答「那個按鈕在哪裡？」。

步驟說明中的常見錯誤

• 憑記憶撰寫，導致遺漏點擊或設定步驟。
• 將多個動作塞進同一個步驟，例如「開啟設定、啟用同步並儲存」。
• 跳過讀者應看到的內容，導致他們無法判斷步驟是否成功。
• 軟體更新選單後，未及時更新指南。

產生器無法看到您的螢幕，因此請將其產生的步驟視為草稿：親自操作一次任務，並修正您軟體版本中與草稿不同的標籤或步驟。