如何自動記錄軟體流程

手動編寫流程文件是團隊明知必須做，卻鮮少有時間完成的工作之一。這需要時間、專注力，以及對流程足夠熟悉才能精確撰寫。當有人終於坐下來為日常工作流程編寫 SOP 時，他們的心思往往早已轉移到其他事務上。

替代方案是：錄下您執行流程的過程，並讓 AI 將錄影轉化為文件。以下是設定方式。

自動化流程文件是什麼樣子的#

自動化流程文件並不代表 AI 在猜測您的流程。這意味著 AI 會觀察您在螢幕上的實際操作，並精確地記錄下來。

您可以在產品、CRM、內部工具或任何在 Mac 或 Windows 電腦上執行的軟體中執行流程。錄影會捕捉每一次點擊、按鍵與螢幕狀態。AI 會分析這些結構化數據，並產出精確反映您操作內容的文件，且順序正確、術語無誤。

產出的內容並非逐字稿。它是一份包含編號步驟的逐步書面指南，在適當位置附上螢幕截圖，為流程的每個階段加上章節標題，並嵌入一段展示流程動態的教學影片。

這就是它與您現有工具之間的差距。Notion 和 Confluence 是儲存文件的好地方，但它們不會自動撰寫。Loom 可以錄製影片，但書面指南仍需您自行處理。而能從錄影中運作的流程文件工具，兩者皆能產出。

逐步指南：使用 Clevera 記錄軟體流程#

第 1 步：開啟 Clevera 並開始錄製 在 Mac (macOS 12.3 或更高版本) 或 Windows (10 Build 20348 或更高版本) 上啟動 Clevera 桌面應用程式。在開始流程前點擊錄製。已經有流程錄影了嗎？直接上傳即可。

第 2 步：正常執行流程 以正常速度操作工作流程。點擊選單、填寫欄位、在螢幕間切換。您不需要放慢速度或邊做邊解釋。Clevera 會捕捉所有細節。

第 3 步：流程完成後停止錄製 點擊停止。Clevera 會將錄製的數據（包括您的螢幕互動、滑鼠移動與應用程式上下文）傳送到其 AI 處理管線。

第 4 步：審閱 AI 生成的文件 幾分鐘後，Clevera 會產出兩項輸出：

• 一段配有 AI 生成旁白並與每個步驟同步的教學影片
• 一份包含編號步驟、自動選取螢幕截圖與章節標題的結構化書面指南

在 Clevera 的編輯器中審閱兩者。影片會在時間軸編輯器中播放，文章則會在類似 Notion 的區塊編輯器中開啟。

第 5 步：視需要進行編輯 生成的文件通常很準確，但您仍會想要審閱。在第 4 步加入關於常見錯誤的註記。重寫語意稍顯模糊的步驟。告訴 AI 為破壞性操作加入警告提示。這些編輯只需幾分鐘。

第 6 步：發布 發布到您的 Clevera 說明中心，匯出為 Markdown 或 HTML，或者在 Pro 及以上方案中，一鍵發布至 Notion、Confluence、GitHub、Help Scout Docs 等平台。影片會嵌入在文章頂部。

此工具最適合哪些類型的軟體流程#

SaaS 產品中的多步驟工作流程。 設定整合、配置使用者權限、建立並發布內容、執行報告。任何涉及 UI 步驟序列的操作皆適用。

管理與 IT 流程。 開通使用者帳號、配置系統設定、執行維護任務。這些流程往往因為不常執行而缺乏文件，這正是最能從自動化文件中受益的流程類型。

面向客戶的入職流程。 記錄新客戶從您的產品中獲得價值所需的步驟。當流程變更時，只需重新錄製即可保持文件更新。

內部團隊流程。 人資工作流程、財務審核、CRM 中的銷售流程。任何新進團隊成員需要學習的軟體相關流程。

保持自動化流程文件更新#

以錄影為基礎的文件，其最大優勢不僅在於初始建立，更在於更新變得多麼容易。

傳統文件更新意味著要開啟文章、找到變更的步驟、重寫內容、重新截圖、替換舊圖並重新發布。使用 Clevera，更新只需重新錄製變更的步驟（只需幾分鐘）、生成新文件並發布即可。

Clevera 的 LiveSync 功能可處理分發。更新後的影片會出現在所有嵌入的地方，無需手動替換檔案。如果螢幕畫面沒有變更（例如只是修改政策說明或補充背景資訊），您可以在不重新錄製的情況下編輯旁白與文章內容。

這使得在每次產品更新（而不僅僅是重大更新）時，保持 SOP 與流程指南的最新狀態變得切實可行。

為什麼錄製比撰寫更適合流程文件#

憑記憶撰寫流程既緩慢又不準確。您會遺漏步驟、跳過看似顯而易見的環節，或使用與螢幕上顯示不符的術語。

錄影能捕捉實際發生的情況。由錄影生成的自動化流程文件比手動撰寫的文件更準確，因為它不依賴任何人的記憶或詮釋。

要求通用 AI 聊天機器人撰寫 SOP 也是一樣。它是根據您的描述來撰寫，包括那些因為您覺得「顯而易見」而被遺漏的步驟。而這些正是新進員工最容易卡住的地方。

選擇流程文件工具時應注意什麼#

• 它從您的螢幕學習，而非從您的描述。 捕捉勝過手動輸入步驟。
• 結構化輸出。 包含螢幕截圖的編號步驟，而非逐字稿或大段文字牆。
• 單次錄影即可產出影片與書面指南。 有些人喜歡看影片，有些人喜歡快速瀏覽；分開製作會讓工作量加倍。
• 真正的編輯功能。 您會需要在專業編輯器中加入警告、重寫步驟並修正術語。
• 發布到團隊閱讀的地方。 檢查它支援發布到哪些平台，以及適用於哪些方案。
• 快速更新路徑。 當流程變更時，重新製作指南的時間應與首次錄製時一樣快，甚至更快。

對於尋求建立完整 AI SOP 生成器 工作流程（包含版本控制、團隊審閱與多語言發布）的團隊來說，該支柱涵蓋了全貌。若想了解更多目前可用的 最佳 AI SOP 軟體，該彙整比較了主要選項。

從團隊最常被詢問的流程開始。錄製一次。讓 Clevera 記錄它。在當天結束前發布。