เครื่องมือสร้างคู่มือการใช้งานฟรี

คู่มือการใช้งานคืออะไร?

คู่มือการใช้งานคือคำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับผลิตภัณฑ์ที่อธิบายว่าผลิตภัณฑ์ทำอะไร วิธีเริ่มต้นใช้งาน และวิธีใช้แต่ละฟีเจอร์ ทั้งหมดรวมอยู่ในเอกสารเดียว เครื่องมือสร้างคู่มือการใช้งานจะร่างโครงสร้างนั้นจากคำอธิบายผลิตภัณฑ์ของคุณ เพื่อให้คุณเริ่มต้นด้วยโครงสร้างที่ครบถ้วนและเติมรายละเอียดแทนที่จะต้องเริ่มจากหน้าว่าง

คุณอาจได้ยินชื่อเรียกอื่น เช่น คู่มือผู้ใช้ คู่มือแนะนำ หรือเอกสารผลิตภัณฑ์ แม้ชื่อจะต่างกัน แต่หน้าที่เหมือนกันคือช่วยให้ผู้คนใช้งานผลิตภัณฑ์ได้โดยไม่ต้องสอบถามคุณ

สิ่งที่คู่มือการใช้งานควรรวมไว้

เครื่องมือนี้จะสร้างตามโครงสร้างที่คู่มือส่วนใหญ่ใช้:

• บทนำ: ผลิตภัณฑ์คืออะไร เหมาะกับใคร และทำอะไรได้บ้าง
• เริ่มต้นใช้งาน: ข้อกำหนด การตั้งค่า หรือการเข้าสู่ระบบครั้งแรก และสิ่งแรกที่ควรทำ โดยแบ่งเป็นขั้นตอนที่มีหมายเลข
• ส่วนประกอบตามฟีเจอร์: ตามลำดับที่ผู้ใช้ใหม่จะได้พบ พร้อมชื่อเรียกบนอินเทอร์เฟซที่เป็นตัวหนา
• การตั้งค่าและบัญชี: บทบาท การเรียกเก็บเงิน และการตั้งค่าส่วนตัว หากผลิตภัณฑ์ของคุณมีฟีเจอร์เหล่านี้
• การแก้ไขปัญหา: ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้ไขสำหรับแต่ละปัญหา
• คำถามที่พบบ่อยและอภิธานศัพท์: คำตอบสั้นๆ และคำอธิบายศัพท์เฉพาะของผลิตภัณฑ์

คุณต้องการเอกสารรูปแบบใด?

หลายทีมเลือกใช้ร่วมกัน: คู่มือสำหรับภาพรวมทั้งหมด แบ่งเป็นบทความในศูนย์ช่วยเหลือ พร้อมวิดีโอสั้นๆ สำหรับงานที่อธิบายด้วยภาพได้ง่ายกว่า

ตัวอย่างคู่มือการใช้งานสั้นๆ

สำหรับแอปติดตามเวลา ส่วนเริ่มต้นใช้งานของคู่มือที่สร้างขึ้นอาจมีเนื้อหาดังนี้:

เริ่มต้นใช้งาน

1. เปิดอีเมลคำเชิญจากผู้ดูแลระบบของคุณแล้วคลิก เข้าร่วมพื้นที่ทำงาน.
2. ตั้งรหัสผ่านและเข้าสู่ระบบ
3. คลิก เริ่มจับเวลาจากนั้นเลือกลูกค้าและโปรเจกต์
4. คลิก หยุด เมื่อคุณทำเสร็จ รายการจะปรากฏบนตารางเวลาประจำสัปดาห์ของคุณ

ในจุดที่คำอธิบายของคุณไม่มีรายละเอียด เช่น ชื่อเมนูที่แน่นอนหรือ URL เครื่องมือจะเขียนตัวยึดตำแหน่งไว้ให้คุณเติมข้อมูลแทนการคาดเดา

วิธีอธิบายผลิตภัณฑ์เพื่อให้ได้คู่มือที่ดีขึ้น

เครื่องมือสร้างคู่มือการใช้งานจะอธิบายเฉพาะฟีเจอร์ที่ระบุในข้อความของคุณ ดังนั้นคุณภาพจึงขึ้นอยู่กับคำอธิบายของคุณ ระบุฟีเจอร์หลักตามลำดับที่ผู้ใช้ใหม่จะได้พบ ตั้งชื่อหน้าจอและปุ่มตามที่ปรากฏในอินเทอร์เฟซ และระบุบทบาท การตั้งค่า และการเรียกเก็บเงินหากมี เพิ่มปัญหาที่ลูกค้ามักพบเพื่อให้ส่วนการแก้ไขปัญหามีประโยชน์ อย่าลืมระบุกลุ่มเป้าหมายด้วย: คู่มือสำหรับผู้ดูแลระบบอาจสั้นกระชับ ในขณะที่คู่มือสำหรับผู้ใช้ใหม่ต้องมีทุกขั้นตอน

วิธีเขียนคู่มือการใช้งานที่ผู้คนอยากอ่าน

จัดระเบียบตามงาน ไม่ใช่ตามหน้าจอ

ผู้อ่านมีเป้าหมาย เช่น “ส่งใบแจ้งหนี้”, “เพิ่มเพื่อนร่วมทีม” ให้ตั้งชื่อส่วนตามเป้าหมายเหล่านั้น ไม่ใช่ตามโครงสร้างเมนูของคุณ

เขียนสำหรับผู้อ่านที่ไม่มีประสบการณ์มากที่สุด

นิยามคำศัพท์เมื่อใช้ครั้งแรกและอย่าข้ามขั้นตอนที่ดูเหมือนชัดเจนสำหรับคุณ

แสดงอินเทอร์เฟซ

ภาพหน้าจอของแต่ละขั้นตอนสำคัญ หรือวิดีโอสั้นๆ ช่วยตอบคำถาม “อยู่ตรงไหน?” ได้เร็วกว่าคำอธิบายใดๆ

ปฏิบัติเสมือนเป็นเอกสารที่มีชีวิต

ทุกการอัปเดตอาจทำให้เนื้อหาบางส่วนผิดพลาดได้ กำหนดผู้รับผิดชอบและตรวจสอบหน้าเว็บที่เกี่ยวข้องทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการทำคู่มือการใช้งาน

• อธิบายทุกปุ่มแทนที่จะอธิบายวิธีทำงานให้สำเร็จ
• ใช้ชื่อเรียกภายในที่ไม่ตรงกับอินเทอร์เฟซ
• ทำเป็นไฟล์ PDF ขนาดใหญ่ที่ค้นหาไม่ได้ แทนที่จะเป็นหน้าเว็บที่เชื่อมโยงกันได้
• ละเลยส่วนการแก้ไขปัญหา ซึ่งเป็นส่วนที่ผู้คนมองหามากที่สุดเมื่อติดปัญหา

เครื่องมือนี้ทำงานจากคำอธิบายของคุณ ไม่ใช่จากตัวผลิตภัณฑ์จริง ดังนั้นโปรดตรวจสอบทุกขั้นตอนและแทนที่ตัวยึดตำแหน่งแต่ละจุดก่อนเผยแพร่