ขั้นตอนการสร้างคู่มือผู้ใช้ด้วย AI

สำหรับขั้นตอนการทำงานเดียวที่มี 5 ถึง 15 ขั้นตอน ทีมส่วนใหญ่สามารถทำตั้งแต่การบันทึกจนถึงบทความที่เผยแพร่ได้ในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง เวลาส่วนใหญ่จะอยู่ที่การตรวจสอบความถูกต้องและการแก้ไขเพื่อให้ตรงกับน้ำเสียงของแบรนด์ ส่วนร่างเนื้อหาจาก AI ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที

ไม่จำเป็น เครื่องมือ AI จะจัดการการสร้างเนื้อหา โครงสร้าง และการจัดรูปแบบ สิ่งที่คุณต้องการคือคนที่รู้จักผลิตภัณฑ์ดีพอที่จะตรวจสอบความถูกต้อง และคนที่สามารถตัดสินใจเรื่องน้ำเสียงและขอบเขตได้ ซึ่งมักจะเป็น PM, หัวหน้าฝ่าย CS หรือผู้ก่อตั้ง

ได้ หากคุณมีเอกสาร บันทึกย่อ หรือแม้แต่การตอบกลับฝ่ายสนับสนุนแบบยาว คุณสามารถป้อนข้อมูลนั้นลงใน AI เพื่อให้มันจัดโครงสร้างและเขียนใหม่เป็นคู่มือการใช้งานที่เหมาะสมได้ ผลลัพธ์จะสะอาดและสอดคล้องกันมากกว่าเอกสารที่เขียนด้วยมือส่วนใหญ่

ในทางปฏิบัติมีความแตกต่างกันน้อยมาก บทความช่วยเหลือมักจะสั้นกว่าและครอบคลุมงานเดียว ในขณะที่คู่มือการใช้งานอาจครอบคลุมผลิตภัณฑ์หรือส่วนของฟีเจอร์ทั้งหมด สำหรับกรณีการใช้งาน SaaS ส่วนใหญ่ การรวบรวมบทความช่วยเหลือที่มีโครงสร้างดีจะมีประโยชน์มากกว่าคู่มือยาวๆ เพียงฉบับเดียว

วิธีที่ง่ายที่สุด: แท็กบทความแต่ละฉบับด้วยเวอร์ชันที่ครอบคลุม เพิ่มวันที่ "อัปเดตล่าสุด" และทบทวนเมื่อใดก็ตามที่คุณปล่อยการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อขั้นตอนการทำงาน การฝังวิดีโอแบบสด (เช่น LiveSync ของ Clevera) จะช่วยลดขั้นตอนการเผยแพร่ซ้ำ แต่ก็ยังต้องมีคนบันทึกขั้นตอนที่เปลี่ยนใหม่ สำหรับส่วนอื่นๆ ให้ถือว่าการอัปเดตเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปล่อยผลิตภัณฑ์ของคุณ

ไม่จริงถ้าคุณแก้ไขมัน ผลลัพธ์จาก AI แบบดิบๆ อาจดูแข็งทื่อหรือเป็นทางการเกินไป การปรับแก้เพียงรอบเดียว ไม่ว่าจะเป็นการอ่านออกเสียง ตัดคำฟุ่มเฟือย หรือปรับโทนให้เข้ากับแบรนด์ของคุณ ก็สร้างความแตกต่างได้อย่างมาก เป้าหมายคือการใช้ AI ช่วยในเรื่องโครงสร้างและไวยากรณ์ แล้วใส่ความเป็นตัวคุณลงไป

ได้ เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่รองรับการแปลหรือสามารถสร้างเนื้อหาในภาษาเป้าหมายได้ตั้งแต่ต้น แต่คุณภาพอาจแตกต่างกันไป สำหรับเอกสารสำคัญ ควรให้เจ้าของภาษาตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนเผยแพร่