วิธีออนบอร์ดพนักงานทางไกลด้วยวิดีโอคู่มือการใช้งาน

การออนบอร์ดแบบทางไกลมีข้อเสียเชิงโครงสร้างเมื่อเทียบกับการออนบอร์ดแบบเจอหน้ากัน คือพนักงานใหม่ไม่สามารถซึมซับบริบทผ่านการอยู่ใกล้ชิดกันได้ พวกเขาไม่สามารถแอบฟังการโทรขายงาน ดูวิธีที่หัวหน้าทีมจัดการประชุมสแตนด์อัพ หรือถามคำถามสั้นๆ กับคนที่นั่งโต๊ะข้างๆ ได้ ทุกสิ่งที่พวกเขาเรียนรู้จะต้องถูกถ่ายทอดอย่างตั้งใจ ผ่านการโทร เอกสาร หรือประสบการณ์ที่จัดเตรียมไว้ในตัวผลิตภัณฑ์

โปรแกรมออนบอร์ดทางไกลส่วนใหญ่จัดการส่วนการโทรได้ค่อนข้างดี แต่ส่วนเอกสารกลับทำได้ไม่ดีนัก ผลลัพธ์คือพนักงานใหม่ต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นอีก 30-60 วันกว่าจะเริ่มทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสมาชิกในทีมอาวุโสต้องเสียเวลาไปกับการอธิบายเรื่องเดิมซ้ำๆ มากเกินความจำเป็น

วิดีโอคู่มือการใช้งานคือส่วนสำคัญของระบบออนบอร์ดที่จะเข้ามาอุดช่องว่างนี้ นี่คือวิธีสร้างมันขึ้นมา

ทำไมเอกสารออนบอร์ดทางไกลมักจะล้มเหลว#

การออนบอร์ดที่เน้นเอกสารมักล้มเหลวในรูปแบบที่คาดเดาได้:

เต็มไปด้วยข้อความสำหรับเนื้อหาที่ควรเป็นภาพ พนักงานใหม่ที่ต้องเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือภายใน การใช้งาน CRM หรือทำความเข้าใจสถาปัตยกรรมของผลิตภัณฑ์ ไม่สามารถเรียนรู้ได้ดีจากเอกสาร Notion ยาว 40 หน้า พวกเขาจำเป็นต้องเห็นวิธีการทำจริง

ทึกทักเอาเองว่าพนักงานใหม่มีบริบทอยู่แล้ว คำสั่งอย่าง "ตั้งค่าสภาพแวดล้อมในเครื่องตามวิกิของทีมวิศวกร" เป็นคำสั่งที่สมเหตุสมผลสำหรับคนที่รู้อยู่แล้วว่าวิกิอยู่ที่ไหน "สภาพแวดล้อมในเครื่อง" หมายถึงอะไรในระบบของเรา และ "การตั้งค่า" เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง แต่พนักงานใหม่อาจไม่รู้เรื่องเหล่านี้เลย

ข้อมูลล้าสมัยและไม่มีใครอัปเดต พนักงานใหม่ที่พบขั้นตอนที่ไม่ตรงกับผลิตภัณฑ์ เครื่องมือ หรือกระบวนการปัจจุบัน จะสูญเสียความเชื่อมั่นในเอกสารส่วนที่เหลือทันที เอกสารออนบอร์ดที่ล้าสมัยทำให้พนักงานใหม่ต้องไปถามเพื่อนร่วมงาน ซึ่งเป็นการทำลายจุดประสงค์หลักของการมีเอกสาร

ต้องพึ่งพาการสื่อสารแบบเรียลไทม์ เมื่อเอกสารออนบอร์ดอ่อนแอ พนักงานใหม่จะชดเชยด้วยการนัดประชุม 1-on-1 มากขึ้น สำหรับทีมทางไกลที่อยู่คนละเขตเวลา ภาระในการจัดตารางเวลาจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

วิดีโอคู่มือการใช้งานสำหรับการออนบอร์ดทางไกลควรมีอะไรบ้าง#

คลังวิดีโอสำหรับการออนบอร์ดพนักงานทางไกลที่สมบูรณ์ควรครอบคลุม 5 ด้าน:

1. บริบทและวัฒนธรรมองค์กร#

ไม่ใช่คู่มือพนักงาน แต่เป็นการพาชมแบบบรรยาย วิดีโอความยาว 10-15 นาทีจากผู้ก่อตั้งหรือผู้บริหารที่เล่าถึงประวัติบริษัท การวางตำแหน่งทางการตลาด วิธีการตัดสินใจ และวัฒนธรรมทีมในทางปฏิบัติ สิ่งนี้มีผลกระทบมากกว่าสไลด์นำเสนอเพราะสามารถถ่ายทอดน้ำเสียง ลำดับความสำคัญ และบุคลิกภาพในแบบที่ข้อความทำไม่ได้

2. การแนะนำเครื่องมือและระบบต่างๆ#

ทุกเครื่องมือที่พนักงานใหม่ต้องใช้ในช่วง 30 วันแรกจำเป็นต้องมีวิดีโอแนะนำ ไม่ว่าจะเป็นระบบจัดการโปรเจกต์ เครื่องมือสื่อสาร ตัวผลิตภัณฑ์ แดชบอร์ดภายใน หรือเครื่องมือเฉพาะของบริษัท นี่คือวิดีโอที่จะช่วยลดคำถามซ้ำซากได้มากที่สุด

รูปแบบ: การบันทึกหน้าจอที่แสดงการนำทาง เวิร์กโฟลว์หลัก และงานทั่วไปในแต่ละเครื่องมือ โดยไม่ต้องทึกทักว่าพนักงานมีความรู้มาก่อน การใช้ AI บรรยายประกอบการบันทึกหน้าจอทำได้ดีมากในส่วนนี้ เพราะให้เสียงบรรยายที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายโดยไม่ต้องให้ใครมานั่งพูดไปคลิกไปพร้อมกัน

3. เอกสารเวิร์กโฟลว์เฉพาะตำแหน่งงาน#

นอกเหนือจากเครื่องมือส่วนกลาง แต่ละตำแหน่งยังมีเวิร์กโฟลว์เฉพาะหน้าที่ พนักงานขายต้องเห็นวิธีจัดการเวิร์กโฟลว์การหาลูกค้าใน CRM พนักงานดูแลลูกค้าต้องเห็นวิธีตั้งค่าและจัดการ QBR วิศวกรต้องเห็นการตั้งค่าสภาพแวดล้อมการพัฒนา เวิร์กโฟลว์ PR และวิธี Deploy งาน

นี่คือวิดีโอที่แยกการออนบอร์ดเฉพาะตำแหน่งออกจากแบบทั่วไป และยังเป็นวิดีโอที่ประหยัดเวลาได้มากที่สุด พนักงานขายอาวุโสที่เคยเสียเวลา 3 ชั่วโมงในการออนบอร์ดพนักงานใหม่แต่ละคน สามารถบันทึกวิดีโอเหล่านี้ไว้ครั้งเดียวและไม่ต้องพูดซ้ำอีก

4. ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์#

โดยเฉพาะสำหรับตำแหน่งที่ต้องพบปะลูกค้า การเข้าใจผลิตภัณฑ์อย่างลึกซึ้งเป็นส่วนหนึ่งของการออนบอร์ด คลังวิดีโอแนะนำผลิตภัณฑ์ที่แสดงว่าแต่ละฟีเจอร์ทำอะไร ทำงานอย่างไร และลูกค้าใช้งานอย่างไร จะช่วยเร่งเวลาในการเรียนรู้ได้เร็วกว่าการจัดอบรมผลิตภัณฑ์

นี่คือจุดที่คลังวิดีโอสอนการใช้งานสำหรับลูกค้าที่มีอยู่แล้วสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ วิดีโอเดียวกันกับที่ลูกค้าดูเพื่อเรียนรู้ฟีเจอร์ พนักงานขายหรือพนักงานดูแลลูกค้าใหม่ก็สามารถดูเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่จะขายหรือสนับสนุนได้เช่นกัน

5. เอกสาร "ใครรับผิดชอบเรื่องอะไร"#

ส่วนที่สับสนที่สุดอย่างหนึ่งของการออนบอร์ดทางไกลคือการไม่รู้ว่าใครดูแลเรื่องไหน การบันทึกภาพรวมโครงสร้างทีม เช่น ใครดูแลส่วนไหนของผลิตภัณฑ์ ใครที่ต้องถามเรื่องการจัดซื้อ ใครดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้ารายนี้ จะช่วยให้พนักงานใหม่ไม่ต้องเดาและลดภาระของผู้ที่ต้องคอยตอบคำถามที่ผิดคน

การจัดระเบียบคลังวิดีโอออนบอร์ดเพื่อการเรียนรู้ด้วยตนเอง#

วิดีโอเหล่านี้มีไว้เพื่อลดการพึ่งพาเวลาของสมาชิกทีมอาวุโส เป้าหมายนี้จะสำเร็จก็ต่อเมื่อพนักงานใหม่สามารถค้นหาและดูวิดีโอที่ถูกต้องได้โดยไม่ต้องถามว่าอยู่ที่ไหน

จัดกลุ่มตามระยะเวลา ไม่ใช่ตามหัวข้อ พนักงานใหม่ยังไม่รู้หัวข้อต่างๆ แต่พวกเขารู้ว่าตัวเองอยู่ในสัปดาห์ที่ 1, สัปดาห์ที่ 2 หรือกำลังจะเริ่มโทรหาลูกค้าครั้งแรก คลังวิดีโอที่จัดเป็น "สิ่งที่ต้องรู้ในสัปดาห์ที่ 1", "สัปดาห์ที่ 2: ตำแหน่งงานของคุณ", "สัปดาห์ที่ 3: เครื่องมือขั้นสูง" จะใช้งานได้ง่ายกว่าโฟลเดอร์วิดีโอที่รวมกันไว้เฉยๆ

จับคู่วิดีโอทุกรายการกับสรุปที่เป็นข้อความ วิดีโอช่วยถ่ายทอดประสบการณ์ ส่วนสรุปที่เป็นข้อความคือข้อมูลอ้างอิงที่พนักงานใหม่จะกลับมาดูเมื่อต้องการตรวจสอบขั้นตอนเฉพาะในอีก 3 สัปดาห์ข้างหน้า เครื่องมือเอกสาร AI สามารถสร้างทั้งสองอย่างจากการบันทึกครั้งเดียว ทำให้วิดีโอและบทความถูกสร้างขึ้นพร้อมกันโดยไม่ต้องลงแรงเพิ่ม

กำหนดความคาดหวังในการเรียนรู้ให้ชัดเจน "ดูวิดีโอ 8 รายการนี้ก่อนการประชุม 1-on-1 ครั้งแรกกับหัวหน้า" เป็นงานที่ชัดเจนสำหรับพนักงานใหม่ แต่คลังวิดีโอ 40 รายการที่ไม่มีป้ายกำกับจะสร้างความวิตกกังวลให้พวกเขา

รวมจุดตรวจสอบ แบบทดสอบสั้นๆ หรือรายการสิ่งที่ต้องทำหลังจบแต่ละช่วง จะช่วยยืนยันว่าพนักงานใหม่เข้าใจเนื้อหาจริง และช่วยเผยให้เห็นความเข้าใจผิดก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

การรักษาเอกสารออนบอร์ดทางไกลให้เป็นปัจจุบัน#

คลังวิดีโอออนบอร์ดทางไกลเสื่อมสภาพเร็วกว่าที่ทีมคาดคิด เครื่องมือเปลี่ยนไป กระบวนการถูกปรับปรุง ผลิตภัณฑ์มีการพัฒนา พนักงานใหม่ในเดือนที่ 12 ที่ทำตามคู่มือที่เขียนขึ้นในเดือนที่ 1 กำลังเดินตามแผนที่ที่ล้าสมัยไปบางส่วนแล้ว

สองแนวทางปฏิบัติที่จะป้องกันเรื่องนี้:

สร้างตัวกระตุ้นการอัปเดตในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง เมื่อเครื่องมือมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ เมื่อเวิร์กโฟลว์ถูกปรับโครงสร้าง หรือเมื่อผลิตภัณฑ์มีการอัปเดตใหญ่ เอกสารออนบอร์ดสำหรับส่วนนั้นจะต้องถูกทำเครื่องหมายเพื่อบันทึกใหม่ สิ่งนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อการบันทึกนั้นรวดเร็วพอที่จะไม่เป็นภาระ

ให้พนักงานใหม่แต่ละคนรายงานสิ่งที่ล้าสมัยหรือสับสน พนักงานใหม่คือกลไกการตรวจสอบที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารออนบอร์ด แบบฟอร์มง่ายๆ อย่าง "นี่คือสิ่งที่ฉันเจอไม่ตรงกับในเอกสาร" ในช่วงท้ายของสัปดาห์ออนบอร์ดที่ 1 จะช่วยจับปัญหาเนื้อหาที่ล้าสมัยได้โดยไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบเอกสารทั้งหมด

เวิร์กโฟลว์การผลิต: การบันทึกให้รวดเร็ว#

คลังวิดีโอออนบอร์ดทางไกลที่ครอบคลุมและทันสมัยต้องอาศัยการบันทึกที่รวดเร็ว หากการผลิตหรืออัปเดตวิดีโอใช้เวลา 3-4 ชั่วโมง คลังวิดีโอจะสะสมหนี้ทางเทคนิคเพิ่มขึ้นทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์หรืออัปเดตกระบวนการ

เครื่องมือบันทึกหน้าจอด้วย AI จะเข้ามาแก้ปัญหานี้ สมาชิกทีมที่มีประสบการณ์เพียงแค่บันทึกหน้าจอขณะทำเวิร์กโฟลว์โดยไม่ต้องพูด ไม่ต้องเขียนสคริปต์ ไม่ต้องบรรยาย AI จะสร้างสคริปต์บรรยายที่อธิบายบริบทในแต่ละขั้นตอน สร้างเสียงพากย์ และสร้างสรุปที่เป็นข้อความไปพร้อมๆ กัน

สำหรับการสร้างคลังข้อมูลการสอนงานตามตำแหน่งงานแบบครบวงจรจำนวน 10-15 รายการ นี่ถือเป็นการลงทุนลงแรงเพียงครั้งเดียวในช่วงเวลาไม่กี่วันจากสมาชิกในทีมที่เป็นเจ้าของขั้นตอนการทำงานแต่ละส่วน การอัปเดตวิดีโอแต่ละรายการใช้เวลาเพียง 20-30 นาทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน

ดูวิธีที่ Clevera สร้างวิดีโอสอนงานพร้อมเสียงบรรยายจากการบันทึกหน้าจอ