วิธีทำเอกสารขั้นตอนการทำงานของซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ

การเขียนเอกสารขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองเป็นงานที่ทีมรู้ว่าจำเป็นต้องทำ แต่แทบไม่มีเวลาทำเลย เพราะต้องใช้ทั้งเวลา สมาธิ และความคุ้นเคยกับกระบวนการนั้นๆ เพื่อให้เขียนได้อย่างถูกต้อง กว่าที่ใครสักคนจะมานั่งเขียน SOP สำหรับขั้นตอนที่ทำอยู่ทุกวัน พวกเขาก็ลืมรายละเอียดไปหมดแล้ว

ทางเลือกใหม่คือ: บันทึกวิดีโอขณะที่คุณทำกระบวนการนั้น แล้วให้ AI เปลี่ยนการบันทึกให้เป็นเอกสาร นี่คือวิธีตั้งค่า

เอกสารขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติมีหน้าตาเป็นอย่างไร#

การทำเอกสารขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติไม่ได้หมายความว่า AI เดาสุ่มว่ากระบวนการของคุณคืออะไร แต่หมายความว่า AI สังเกตสิ่งที่คุณทำจริงบนหน้าจอและบันทึกไว้อย่างแม่นยำ

คุณทำกระบวนการนั้นในผลิตภัณฑ์, CRM, เครื่องมือภายใน หรือซอฟต์แวร์ใดๆ ที่รันบน Mac หรือ Windows ของคุณ การบันทึกจะจับภาพทุกการคลิก การกดแป้นพิมพ์ และสถานะหน้าจอ AI จะวิเคราะห์ข้อมูลที่มีโครงสร้างนั้นและสร้างเอกสารที่สะท้อนสิ่งที่คุณทำจริงตามลำดับที่ถูกต้องและใช้คำศัพท์ที่ถูกต้อง

ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่แค่การถอดความ แต่เป็นคู่มือแบบทีละขั้นตอนที่มีหมายเลขกำกับ มีภาพหน้าจอวางในจุดที่เหมาะสม มีหัวข้อสำหรับแต่ละช่วงของกระบวนการ และมีวิดีโอสอนการใช้งานแบบฝังที่แสดงให้เห็นกระบวนการขณะเคลื่อนไหว

นี่คือช่องว่างระหว่างวิธีนี้กับเครื่องมือที่คุณอาจใช้อยู่ Notion และ Confluence เป็นที่เก็บเอกสารที่ดี แต่ไม่ได้ช่วยเขียนให้ Loom บันทึกวิดีโอได้แต่ทิ้งภาระการเขียนคู่มือไว้ที่คุณ แต่เครื่องมือทำเอกสารขั้นตอนการทำงานที่ทำงานจากการบันทึกจะสร้างให้ทั้งสองอย่าง

ทีละขั้นตอน: การทำเอกสารขั้นตอนการทำงานของซอฟต์แวร์ด้วย Clevera#

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Clevera และเริ่มบันทึก\nเปิดแอปเดสก์ท็อป Clevera บน Mac (macOS 12.3 หรือใหม่กว่า) หรือ Windows (10 Build 20348 หรือใหม่กว่า) คลิกบันทึกก่อนเริ่มกระบวนการ หากมีวิดีโอบันทึกกระบวนการอยู่แล้ว สามารถอัปโหลดได้เลย

ขั้นตอนที่ 2: ทำกระบวนการตามปกติ\nทำตามขั้นตอนการทำงานด้วยความเร็วปกติ คลิกเมนู กรอกข้อมูล นำทางระหว่างหน้าจอ คุณไม่จำเป็นต้องทำช้าๆ หรืออธิบายอะไรขณะทำ Clevera จะบันทึกทุกอย่างไว้ให้เอง

ขั้นตอนที่ 3: หยุดบันทึกเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น\nคลิกหยุด Clevera จะส่งข้อมูลที่บันทึกไว้ รวมถึงการโต้ตอบบนหน้าจอ การเคลื่อนไหวของเมาส์ และบริบทของแอปพลิเคชัน ไปยังระบบประมวลผล AI

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบเอกสารที่ AI สร้างขึ้น\nภายในไม่กี่นาที Clevera จะสร้างผลลัพธ์สองอย่าง:

• วิดีโอสอนการใช้งานพร้อมเสียงบรรยายจาก AI ที่ซิงค์กับทุกขั้นตอน
• คู่มือแบบเขียนที่มีโครงสร้างพร้อมหมายเลขขั้นตอน ภาพหน้าจอที่เลือกให้อัตโนมัติ และหัวข้อแบ่งส่วน

ตรวจสอบทั้งสองอย่างได้ในโปรแกรมแก้ไขของ Clevera วิดีโอจะเล่นในตัวแก้ไขไทม์ไลน์ ส่วนบทความจะเปิดในตัวแก้ไขบล็อกแบบ Notion

ขั้นตอนที่ 5: แก้ไขตามความจำเป็น\nเอกสารที่สร้างขึ้นมักจะถูกต้องอยู่แล้ว แต่คุณควรตรวจสอบอีกครั้ง เพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในขั้นตอนที่ 4 ปรับแก้ขั้นตอนที่กำกวมเล็กน้อย หรือสั่งให้ AI เพิ่มคำเตือนสำหรับการกระทำที่อาจส่งผลเสีย การแก้ไขเหล่านี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที

ขั้นตอนที่ 6: เผยแพร่\nเผยแพร่ไปยังศูนย์ช่วยเหลือของ Clevera ส่งออกเป็น Markdown หรือ HTML หรือสำหรับแผน Pro ขึ้นไป สามารถเผยแพร่ไปยัง Notion, Confluence, GitHub, Help Scout Docs และแพลตฟอร์มอื่นๆ ได้ วิดีโอจะถูกฝังไว้ที่ด้านบนของบทความ

กระบวนการซอฟต์แวร์ประเภทใดที่เหมาะกับวิธีนี้ที่สุด#

ขั้นตอนการทำงานหลายขั้นตอนในผลิตภัณฑ์ SaaS เช่น การตั้งค่าการเชื่อมต่อ การกำหนดค่าสิทธิ์ผู้ใช้ การสร้างและเผยแพร่เนื้อหา การรันรายงาน อะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับลำดับขั้นตอนใน UI

กระบวนการด้านแอดมินและไอที เช่น การจัดสรรบัญชีผู้ใช้ การกำหนดค่าระบบ การบำรุงรักษา งานเหล่านี้มักไม่ค่อยมีเอกสารเพราะทำนานๆ ครั้ง ทำให้เป็นกระบวนการที่ได้รับประโยชน์จากการทำเอกสารมากที่สุด

ขั้นตอนการต้อนรับลูกค้า (Onboarding) บันทึกขั้นตอนที่ลูกค้าใหม่ต้องทำเพื่อให้ได้รับประโยชน์จากผลิตภัณฑ์ของคุณ รักษาเอกสารให้เป็นปัจจุบันโดยการบันทึกใหม่เมื่อขั้นตอนเปลี่ยนไป

กระบวนการภายในทีม เช่น ขั้นตอน HR การอนุมัติทางการเงิน กระบวนการขายใน CRM ของคุณ หรือกระบวนการซอฟต์แวร์ใดๆ ที่สมาชิกใหม่ในทีมจำเป็นต้องเรียนรู้

การรักษาเอกสารขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติให้เป็นปัจจุบัน#

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของการทำเอกสารจากการบันทึกไม่ใช่แค่การสร้างครั้งแรก แต่คือความง่ายในการอัปเดต

ด้วยเอกสารแบบเดิม การอัปเดตหมายถึงการเปิดบทความ ค้นหาขั้นตอนที่เปลี่ยนไป เขียนใหม่ ถ่ายภาพหน้าจอใหม่ แทนที่ภาพเก่า และเผยแพร่ แต่ด้วย Clevera การอัปเดตหมายถึงการบันทึกขั้นตอนที่เปลี่ยนไปใหม่ ซึ่งใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที จากนั้นสร้างเอกสารใหม่และเผยแพร่

ฟีเจอร์ LiveSync ของ Clevera จะจัดการการกระจายข้อมูล วิดีโอที่อัปเดตจะปรากฏทุกที่ที่ฝังไว้โดยไม่ต้องเปลี่ยนไฟล์ด้วยตนเอง หากไม่มีอะไรเปลี่ยนบนหน้าจอ เช่น แค่เพิ่มหมายเหตุหรือบริบทเพิ่มเติม คุณสามารถแก้ไขเสียงบรรยายและข้อความในบทความได้โดยไม่ต้องบันทึกใหม่

สิ่งนี้ทำให้การรักษา SOP และคู่มือขั้นตอนการทำงานให้เป็นปัจจุบันตามการอัปเดตผลิตภัณฑ์ทุกครั้งเป็นเรื่องที่เป็นไปได้จริง ไม่ใช่แค่เฉพาะการอัปเดตใหญ่ๆ เท่านั้น

ทำไมการบันทึกถึงดีกว่าการเขียนสำหรับเอกสารขั้นตอนการทำงาน#

การเขียนขั้นตอนจากความจำนั้นช้าและแม่นยำน้อยกว่าการบันทึก คุณอาจลืมขั้นตอนหนึ่งไป หรือข้ามขั้นตอนที่ดูเหมือนชัดเจนไป หรือใช้คำศัพท์ที่ต่างจากที่ปรากฏบนหน้าจอเล็กน้อย

การบันทึกจะจับภาพสิ่งที่เกิดขึ้นจริง เอกสารขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติที่สร้างจากการบันทึกจึงแม่นยำกว่าเอกสารที่เขียนด้วยมือ เพราะไม่ได้ขึ้นอยู่กับความจำหรือการตีความของใคร

เช่นเดียวกับการถาม AI แชททั่วไปให้เขียน SOP มันจะเขียนจากคำอธิบายของคุณ รวมถึงขั้นตอนที่คุณละไว้เพราะรู้สึกว่าชัดเจนดีแล้ว ซึ่งนั่นคือขั้นตอนที่พนักงานใหม่มักจะติดขัด

สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือทำเอกสารขั้นตอนการทำงาน#

• เรียนรู้จากหน้าจอของคุณ ไม่ใช่จากคำอธิบาย การบันทึกภาพดีกว่าการพิมพ์ขั้นตอน
• ผลลัพธ์ที่มีโครงสร้าง มีหมายเลขขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอ ไม่ใช่แค่การถอดความหรือข้อความยาวเหยียด
• วิดีโอและคู่มือแบบเขียนจากการบันทึกครั้งเดียว บางคนชอบดู บางคนชอบอ่าน การทำแยกกันทำให้งานเพิ่มขึ้นสองเท่า
• การแก้ไขที่แท้จริง คุณจะต้องเพิ่มคำเตือน ปรับแก้ขั้นตอน และแก้ไขคำศัพท์ในโปรแกรมแก้ไขที่เหมาะสม
• เผยแพร่ไปยังที่ที่ทีมของคุณอ่าน ตรวจสอบว่ารองรับการเผยแพร่ไปยังแพลตฟอร์มใดบ้าง และอยู่ในแผนใด
• ช่องทางการอัปเดตที่รวดเร็ว เมื่อกระบวนการเปลี่ยนไป การทำคู่มือใหม่ควรใช้เวลาพอๆ กับการบันทึกครั้งแรก ไม่ใช่ใช้เวลานานกว่า

สำหรับทีมที่ต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ AI SOP generator แบบเต็มรูปแบบ รวมถึงการควบคุมเวอร์ชัน การตรวจสอบโดยทีม และการเผยแพร่หลายภาษา เนื้อหานั้นครอบคลุมภาพรวมทั้งหมด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ best AI SOP software ที่มีอยู่ในปัจจุบัน บทสรุปนั้นจะเปรียบเทียบตัวเลือกหลักๆ ให้คุณ

เริ่มต้นด้วยกระบวนการที่ทีมของคุณถูกถามถึงบ่อยที่สุด บันทึกไว้ครั้งเดียว ให้ Clevera ทำเอกสารให้ แล้วเผยแพร่ก่อนหมดวัน