วิธีสร้างบทความช่วยเหลือด้วย AI: ตั้งแต่การบันทึกหน้าจอไปจนถึงการเผยแพร่เอกสาร

การเขียนบทความช่วยเหลือด้วยตนเองเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลามากที่สุดในกระบวนการทำเอกสาร คุณต้องเปิดเอกสาร อธิบายขั้นตอนจากความจำ เพิ่มภาพหน้าจอทีละภาพ จัดรูปแบบทุกอย่าง และตรวจสอบก่อนเผยแพร่ สำหรับบทความเดียวอาจใช้เวลาเป็นชั่วโมงหรือมากกว่านั้น และสำหรับศูนย์ช่วยเหลือที่ครอบคลุมทุกฟีเจอร์และขั้นตอนการทำงาน มันคือโปรเจกต์ที่ต้องใช้เวลาหลายเดือน ซึ่งเป็นสิ่งที่ทีมส่วนใหญ่ทำไม่เคยสำเร็จ

บทความช่วยเหลือที่สร้างโดย AI จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง แทนที่จะต้องมานั่งเขียนเอกสาร คุณเพียงแค่สาธิตขั้นตอนบนหน้าจอแล้วปล่อยให้ AI สร้างบทความจากสิ่งที่มันเห็น หากคุณกำลังเลือกซอฟต์แวร์ก่อนเริ่มสร้างกระบวนการทำงาน ให้เริ่มต้นด้วยภาพรวมของ AI documentation generator จาก Clevera จากนั้นใช้คู่มือนี้เพื่อจัดโครงสร้างบทความในระดับสเกล

นี่คือวิธีการทำงาน หน้าตาของผลลัพธ์ และวิธีสร้างศูนย์ช่วยเหลือในระดับสเกลด้วยแนวทางนี้

สิ่งที่บทความช่วยเหลือที่ดีควรมีจริงๆ#

ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนการสร้าง เรามาทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนว่าบทความช่วยเหลือที่มีประโยชน์ควรประกอบด้วยอะไรบ้าง เพราะเนื้อหาที่สร้างโดย AI ควรมีมาตรฐานเดียวกับเนื้อหาที่เขียนด้วยมือ

ชื่อเรื่องที่ชัดเจนและตรงกับสิ่งที่ผู้ใช้ค้นหา: "วิธีเชื่อมต่อ Salesforce" จะถูกค้นพบได้ง่ายกว่า "การตั้งค่าการรวมระบบ CRM" จงเขียนชื่อเรื่องจากมุมมองของผู้ใช้ ไม่ใช่จากมุมมองของผลิตภัณฑ์

บทนำสั้นๆ ที่กำหนดบริบท: 1-2 ประโยคที่อธิบายว่าบทความนี้ครอบคลุมเรื่องอะไรและผู้ใช้จะต้องการมันเมื่อไหร่ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้ยืนยันได้ว่าพวกเขามาถูกที่แล้วก่อนจะอ่านต่อไป

คำแนะนำทีละขั้นตอนแบบมีหมายเลข: แต่ละขั้นตอนควรเป็นการกระทำเดียว ไม่ใช่ "กำหนดค่าการตั้งค่าของคุณและบันทึก" แต่ควรเป็น "คลิกไอคอนฟันเฟืองที่มุมขวาบน" ตามด้วย "เลือก Notifications จากเมนูด้านซ้าย" หนึ่งขั้นตอน หนึ่งการกระทำ

แทรกภาพหน้าจอในจังหวะที่เหมาะสม: ภาพหน้าจอควรแสดงสถานะ UI ที่ผู้ใช้จะพบในแต่ละขั้นตอนสำคัญ ไม่ใช่ภาพหน้าจอต่อการกระทำ แต่เป็นภาพหน้าจอในจุดที่ต้องมีการจดจำหรือตรวจสอบสิ่งที่อยู่บนหน้าจอ

บริบทภายในแต่ละขั้นตอน: คำอธิบายขั้นตอนที่อธิบายว่าไม่เพียงแค่ต้องคลิกอะไร แต่ต้องคลิกทำไม "เลือก Owner เพื่อกำหนดดีลให้กับตัวแทนที่รับผิดชอบบัญชีนั้น" จะช่วยให้ผู้ใช้มีบริบทที่จำเป็นในการตัดสินใจที่ถูกต้อง ไม่ใช่แค่ทำตามคำแนะนำไปเรื่อยๆ

จุดสิ้นสุดที่ชัดเจน: บทความควรจบลงเมื่อทำงานเสร็จสิ้น พร้อมการยืนยันว่าผู้ใช้ทำอะไรสำเร็จแล้ว เช่น "การเชื่อมต่อของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ข้อมูลจะซิงค์ทุกๆ 15 นาที"

ลิงก์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้อง: หากเกี่ยวข้อง ให้ลิงก์ไปยังขั้นตอนถัดไปที่สมเหตุสมผลหรือภารกิจที่เกี่ยวข้อง เช่น "เมื่อคุณเชื่อมต่อ Salesforce แล้ว มาดูวิธีตั้งค่าการซิงค์กันต่อ"

การสร้างด้วย AI จะสร้างองค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมดโดยอัตโนมัติเมื่อการบันทึกต้นฉบับมีความชัดเจน

วิธีที่ AI สร้างบทความช่วยเหลือจากการบันทึกหน้าจอ#

กระบวนการเริ่มต้นด้วยการบันทึกหน้าจอของขั้นตอนการทำงานที่คุณต้องการทำเอกสาร คุณทำภารกิจบนหน้าจอ — คลิกผ่านผลิตภัณฑ์ ทำตามขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ — ในขณะที่เครื่องมือเฉพาะทางจะบันทึกทุกอย่างไว้

หลังจากบันทึกเสร็จ AI จะวิเคราะห์ฟุตเทจนั้น:

1. ระบุการกระทำที่มีความหมาย: ทุกการคลิก การนำทาง การกรอกข้อมูล และการเปลี่ยนสถานะที่สำคัญ ส่วนความลังเลเล็กน้อยหรือการกระทำที่ไม่ได้ตั้งใจจะถูกกรองออกไป

2. ตีความบริบท: AI ไม่ได้แค่เห็นว่า "มีการคลิกเกิดขึ้นที่นี่" แต่มันเข้าใจว่าคุณอยู่ในแอปพลิเคชันไหน องค์ประกอบ UI เรียกว่าอะไร และแต่ละการกระทำส่งผลอย่างไรในบริบทของขั้นตอนการทำงานโดยรวม

3. เขียนคำอธิบายขั้นตอน: แต่ละขั้นตอนจะได้รับคำอธิบายที่อธิบายการกระทำและวัตถุประสงค์ ไม่ใช่แค่การถอดความการเคลื่อนไหวของเมาส์ แต่เป็นเอกสารที่ผู้ใช้สามารถทำตามได้ด้วยตนเอง

4. เลือกและแทรกภาพหน้าจอ: ภาพหน้าจอที่เกี่ยวข้องจะถูกจับจากบันทึกในจังหวะที่มีประโยชน์ที่สุด เช่น เมื่อหน้าจอใหม่ปรากฏขึ้น เมื่อต้องระบุองค์ประกอบ UI ที่สำคัญ หรือเมื่อการยืนยันการกระทำมีความสำคัญ

5. จัดโครงสร้างบทความ: หัวข้อ ขั้นตอนที่มีหมายเลข บทนำ และการจัดรูปแบบจะถูกนำมาใช้โดยอัตโนมัติ ทำให้ได้บทความที่พร้อมสำหรับศูนย์ช่วยเหลือของคุณโดยไม่ต้องจัดโครงสร้างใหม่ด้วยตนเอง

การสร้างบทความช่วยเหลือด้วย Clevera#

Clevera คือ AI documentation generator สำหรับ Mac และ Windows ที่สร้างทั้งวิดีโอสอนการใช้งานพร้อมเสียงบรรยายและบทความช่วยเหลือที่มีโครงสร้างจากการบันทึกหน้าจอเพียงครั้งเดียว การสร้างบทความจะเป็นไปโดยอัตโนมัติและพร้อมกันกับวิดีโอ คุณไม่ต้องรันกระบวนการแยกสำหรับแต่ละรูปแบบ

กระบวนการทำงานเต็มรูปแบบ:

บันทึก: เปิด Clevera และเริ่มบันทึกหน้าจอ ทำตามฟีเจอร์หรือขั้นตอนการทำงานที่คุณต้องการทำเอกสาร เคลื่อนไหวด้วยความเร็วที่เป็นธรรมชาติ ตั้งแต่จุดเริ่มต้นของภารกิจจนถึงจุดสิ้นสุด คุณไม่จำเป็นต้องบรรยาย เพราะ AI จะเขียนบทความและเสียงบรรยายจากสิ่งที่เห็นบนหน้าจอ

สร้าง: หยุดการบันทึก Clevera จะประมวลผลฟุตเทจบนคลาวด์ AI จะสร้างวิดีโอสอนการใช้งานและบทความช่วยเหลือพร้อมกัน ไม่กี่นาทีหลังจากที่คุณหยุดบันทึก ทั้งสองสินทรัพย์จะพร้อมใช้งานในตัวแก้ไข

ตรวจสอบ: เปิดบทความในตัวแก้ไขสไตล์ Notion ของ Clevera อ่านขั้นตอนต่างๆ และตรวจสอบความถูกต้อง ในกรณีส่วนใหญ่ ผลลัพธ์จะใกล้เคียงกับความพร้อมในการเผยแพร่ คุณสามารถแก้ไขคำอธิบายขั้นตอนได้โดยตรง เพิ่มกล่องข้อความสำหรับคำเตือนหรือเคล็ดลับ แทรกบล็อกโค้ด ปรับโทนเสียง (ให้เป็นทางการมากขึ้นหรือเป็นกันเองมากขึ้น) หรือขอให้ AI ขยายความหรือทำให้ส่วนที่เฉพาะเจาะจงง่ายขึ้น เพิ่มหรือลบภาพหน้าจอได้ตามต้องการ

เผยแพร่: ส่งออกไปยังศูนย์ช่วยเหลือหรือแพลตฟอร์มเอกสารของคุณโดยตรง สำหรับรุ่น Pro ขึ้นไป Clevera สามารถเผยแพร่ไปยัง Notion, Confluence, GitHub, HelpScout, Gitbook, ClickUp, Readme, Bitbucket และอื่นๆ วิดีโอสอนการใช้งานจะถูกฝังเป็น HTML ที่ด้านบนของหน้า โดยมีบทความที่เป็นข้อความอยู่ด้านล่าง ผู้ใช้ของคุณจะได้รับทั้งการสาธิตแบบเห็นภาพและข้อความที่พวกเขาสามารถอ่านผ่านๆ ได้ในระหว่างทำงาน

การสร้างคู่มือทีละขั้นตอนสำหรับทุกส่วนของผลิตภัณฑ์ของคุณ#

คุณค่าของบทความช่วยเหลือที่สร้างโดย AI จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อคลังข้อมูลเติบโตขึ้น เมื่อการสร้างบทความแต่ละชิ้นใช้เวลาหลายชั่วโมง การสร้างศูนย์ช่วยเหลือที่ครอบคลุมทุกฟีเจอร์และขั้นตอนการทำงานจึงเป็นโปรเจกต์ที่ใช้เวลาเป็นปี แต่เมื่อการสร้างบทความใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ศูนย์ช่วยเหลือที่สมบูรณ์แบบเดียวกันนี้ก็สามารถสำเร็จได้ในเวลาไม่กี่สัปดาห์

สำหรับทีมที่มุ่งมั่นกับแนวทางนี้ กระบวนการทำงานจะกลายเป็น: ฟีเจอร์ใหม่เปิดตัว → สมาชิกในทีมบันทึกขั้นตอนการทำงาน → Clevera สร้างบทความช่วยเหลือ → ตรวจสอบ → เผยแพร่ เอกสารจะทันสมัยตามผลิตภัณฑ์อยู่เสมอ แทนที่จะล้าหลังไปตลอดกาล

สิ่งที่ควรสร้างก่อน:

บทความช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือบทความที่ตอบคำถามสนับสนุนที่พบบ่อยที่สุด ตรวจสอบกล่องจดหมายสนับสนุนหรือระบบตั๋วของคุณ คำถาม 10-20 อันดับแรกจะบอกคุณอย่างชัดเจนว่าขั้นตอนการทำงานใดที่ผู้ใช้ของคุณต้องการเอกสาร สร้างบทความเหล่านั้นก่อน เพราะมันมีคุณค่าในการลดจำนวนตั๋วสนับสนุนได้ทันที

จากนั้นค่อยๆ สร้างอย่างเป็นระบบ: ทุกฟีเจอร์หลัก ทุกตัวเลือกการตั้งค่า ทุกขั้นตอนการทำงานทั่วไป เป้าหมายคือศูนย์ช่วยเหลือที่ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่ชัดเจนและเป็นปัจจุบันสำหรับทุกสิ่งที่พวกเขาต้องทำในผลิตภัณฑ์ของคุณ

การรักษาบทความช่วยเหลือที่สร้างขึ้นให้เป็นปัจจุบัน#

บทความช่วยเหลือที่บันทึกผลิตภัณฑ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงจะล้าสมัย บทความที่แสดง UI เก่าหลังจากการออกแบบใหม่นั้นแย่ยิ่งกว่าการไม่มีบทความเสียอีก เพราะมันทำให้ผู้ใช้สับสนและลดความเชื่อมั่นในเอกสารของคุณ

สองปัจจัยที่ทำให้บทความที่สร้างโดย AI ดูแลให้เป็นปัจจุบันได้ง่ายกว่าบทความที่เขียนด้วยมือ:

การสร้างใหม่ทำได้รวดเร็วพอๆ กับการสร้างครั้งแรก: เมื่อขั้นตอนการทำงานเปลี่ยนไป คุณเพียงแค่บันทึกขั้นตอนที่อัปเดตใหม่และสร้างบทความใหม่ เวลาในการสร้างใหม่จะเท่ากับเวลาในการสร้างครั้งแรก ไม่มี "ภาระงานอัปเดต" ที่ทำให้การบำรุงรักษาช้ากว่าการสร้างครั้งแรก

LiveSync สำหรับส่วนประกอบวิดีโอ: วิดีโอสอนการใช้งานที่ฝังอยู่ด้านบนของบทความแต่ละบทจะอัปเดตแบบเรียลไทม์หลังจากเผยแพร่ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนเสียงบรรยาย การอัปเดตสไตล์ภาพ หรือการปรับแต่งคำบรรยาย ทั้งหมดจะถูกนำไปใช้กับทุกจุดที่ฝังวิดีโอไว้ทันทีเมื่อคุณกดเผยแพร่จากโปรแกรมแก้ไขของ Clevera สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่จำเป็นต้องใช้ฟุตเทจใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกวิดีโอใหม่เลยด้วยซ้ำ

คลังเอกสารที่ทันสมัยอยู่เสมอคือคลังที่มีต้นทุนการดูแลรักษาต่ำพอที่ทีมจะทำได้จริง การสร้างเนื้อหาด้วย AI ช่วยลดต้นทุนลงจนถึงระดับที่การมีเอกสารที่เป็นปัจจุบันเป็นเรื่องที่ทำได้จริง ไม่ใช่แค่ความคาดหวัง

แล้วบทความที่ไม่ได้เริ่มจากการบันทึกหน้าจอล่ะ?#

ไม่ใช่ทุกบทความช่วยเหลือที่จะต้องอธิบายขั้นตอนการทำงานบนหน้าจอ บางบทความอาจเป็นคำอธิบายเชิงแนวคิด คำถามที่พบบ่อย คู่มือการแก้ไขปัญหา หรือเนื้อหาอ้างอิงที่ไม่มีการสาธิตแบบทีละขั้นตอน สำหรับเนื้อหาประเภทนี้ โปรแกรมแก้ไขที่ใช้งานง่ายเหมือน Notion ของ Clevera ช่วยให้คุณสร้างบทความตั้งแต่ต้นหรือใช้ AI ช่วยร่างและจัดโครงสร้างเนื้อหาได้

ขั้นตอนการบันทึกหน้าจอเป็นวิธีที่เร็วที่สุดสำหรับเนื้อหาที่เป็นขั้นตอน ส่วนเนื้อหาประเภทอื่น โปรแกรมแก้ไขของเราจะช่วยให้คุณมีจุดเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนการบันทึก