מחולל מדריכים שלב-אחר-שלב בחינם

מהו מדריך שלב-אחר-שלב?

מדריך שלב-אחר-שלב הוא רצף קצר של הוראות ממוספרות שמוביל אדם מתחילת משימה ועד לתוצאה סופית ברורה, פעולה אחת בכל פעם. מחולל מדריכים שלב-אחר-שלב כותב עבורכם את הרשימה הזו מתוך תיאור פשוט של המשימה, כך שאתם מתחילים מטיוטה במקום מדף חלק.

מדריכים כאלה עונים על שאלות "איך אני...?": איך לייצא דוח, לאפס סיסמה או להגדיר טבלת ציר (Pivot Table). הם ממוקדים יותר ממדריך למשתמש ופחות רשמיים מנוהל עבודה (SOP). מדריך אחד, משימה אחת.

מה כולל מדריך הדרכה טוב

בין אם אתם משתמשים במחולל מדריכים או כותבים בעצמכם, אותם מרכיבים הופכים הוראות לקלות למעקב:

• כותרת מבוססת משימה: “יצירת טבלת ציר ב-Google Sheets”, לא “טבלאות ציר”.
• שורה אחת של הקשר: מה יהיה למשתמש בסיום, ועבור מי המדריך.
• לפני שמתחילים: הגישה, הקבצים או ההגדרות הדרושים תחילה.
• שלבים ממוספרים: פעולה אחת בכל שלב, לפי הסדר, עם ציון הכפתור או התפריט המדויק.
• תוצאות צפויות: מה המשתמש אמור לראות אחרי שלב שמשנה את המסך.
• טיפים ופתרונות: דבר או שניים שנוטים להשתבש, ומה לעשות במקרה כזה.

מדריך שלב-אחר-שלב, SOP או מדריך למשתמש?

בחרו את המסמך לפי היקף הנושא שהוא מכסה.

דוגמה קצרה לשלב-אחר-שלב

עבור “יצירת טבלת ציר שמסכמת מכירות לפי אזור ב-Google Sheets”, מחולל הוראות שלב-אחר-שלב יכול לכתוב:

1. בחרו כל תא בתוך נתוני המכירות שלכם.
2. לחצו על הוספה ולאחר מכן על טבלת ציר.
3. בחרו ב- גיליון חדש ולחצו על יצירה.
4. בעורך, הוסיפו את אזור תחת שורות.
5. הוסיפו את מכירות תחת ערכים ושמרו על SUM. כל אזור מציג כעת את הסיכום שלו.

איך לקבל שלבים טובים יותר מהמחולל

ככל שהתיאור שלכם ספציפי יותר, הטיוטה תהיה קרובה יותר למשימה האמיתית. ציינו את נקודת ההתחלה (“מתוך גיליון המכירות”), את התוצאה הסופית (“ממוין כך שהחודש הטוב ביותר למעלה”) וכל בחירה שהמשתמש צריך לעשות בדרך. מלאו את שדה התוכנה כדי שהשלבים ישתמשו בתפריטים של אותה אפליקציה, ואת שדה קהל היעד כדי שהניסוח יתאים: מדריך לעובדים חדשים מפרט יותר מאשר מדריך למנהלי מערכת. אם הטיוטה הראשונה כללית מדי, הוסיפו פרט והריצו שוב.

איך לכתוב הוראות שאנשים יכולים לעקוב אחריהן

התחילו כל שלב בפועל

“לחצו”, “בחרו”, “הקלידו”, “שמרו”. פועל בתחילת המשפט אומר לקורא בדיוק מה לעשות והופך את הרשימה לקלה לסריקה.

השתמשו במילים של הממשק עצמו

ציינו כפתורים ותפריטים בדיוק כפי שהם מופיעים על המסך, והדגישו אותם בכתב מודגש. אם התווית אומרת “טבלת ציר”, אל תכתבו “טבלת סיכום”.

היצמדו למשימה אחת

אם מדריך גדל מעבר לעשרה או שנים-עשר שלבים, בדרך כלל מדובר בשתי משימות. פצלו אותו וקשרו בין המדריכים.

הוסיפו ויזואליה למשימות תוכנה

צילום מסך או סרטון קצר של המסך האמיתי עונים על השאלה “איפה הכפתור הזה?” לפני שמישהו צריך לשאול.

טעויות נפוצות במדריכי שלב-אחר-שלב

• כתיבה מהזיכרון, כך שלחיצה או הגדרה הולכות לאיבוד.
• דחיסת מספר פעולות לשלב אחד, כמו “פתחו הגדרות, הפעילו סנכרון ושמרו”.
• דילוג על מה שהמשתמש אמור לראות, כך שהוא לא יכול לדעת אם שלב הצליח.
• הזנחת המדריך לאחר שהתוכנה משנה את התפריטים שלה.

המחולל לא רואה את המסך שלכם, לכן התייחסו לשלבים שלו כטיוטה: עברו על המשימה פעם אחת ותקנו כל תווית או שלב ששונים בגרסה שלכם של התוכנה.