كيفية توثيق عمليات البرمجيات تلقائياً

تعد كتابة وثائق العمليات يدوياً إحدى المهام التي تدرك الفرق أهميتها ولكن نادراً ما تجد الوقت للقيام بها. فهي تتطلب وقتاً وتركيزاً وإلماماً كافياً بالعملية لكتابتها بدقة. وبحلول الوقت الذي يجلس فيه شخص ما لكتابة إجراء تشغيل قياسي (SOP) لسير عمل يقوم به يومياً، يكون قد تجاوز ذلك ذهنياً.

البديل هو: سجل نفسك أثناء تنفيذ العملية، واترك الذكاء الاصطناعي يحول التسجيل إلى وثائق. إليك كيفية إعداد ذلك.

كيف يبدو التوثيق التلقائي للعمليات#

التوثيق التلقائي للعمليات لا يعني أن الذكاء الاصطناعي يخمن ماهية عمليتك. بل يعني أن الذكاء الاصطناعي يراقب ما تفعله فعلياً على الشاشة ويوثقه بدقة.

أنت تنفذ العملية في منتجك، أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو أداتك الداخلية، أو أي برنامج يعمل على جهاز Mac أو Windows الخاص بك. يلتقط التسجيل كل نقرة، وضغطة مفتاح، وحالة للشاشة. يحلل الذكاء الاصطناعي تلك البيانات المنظمة وينتج وثائق تعكس بالضبط ما قمت به، بالترتيب الصحيح، وبالمصطلحات الصحيحة.

المخرجات ليست مجرد نص مكتوب. بل هي دليل مكتوب خطوة بخطوة مع خطوات مرقمة، ولقطات شاشة موضوعة في الأماكن الصحيحة، وعناوين أقسام لكل مرحلة من مراحل العملية، وفيديو تعليمي مضمن يوضح العملية أثناء تنفيذها.

هذا هو الفارق بين هذا وبين الأدوات التي قد تستخدمها بالفعل. Notion وConfluence أماكن جيدة لتخزين الوثائق، لكنهما لا يكتبانها. Loom يلتقط الفيديو ويترك لك مهمة كتابة الدليل. أداة توثيق العمليات التي تعمل من خلال التسجيل تنتج كلاهما.

خطوة بخطوة: توثيق عملية برمجية باستخدام Clevera#

الخطوة 1: افتح Clevera وابدأ التسجيل قم بتشغيل تطبيق سطح المكتب Clevera على نظام Mac (macOS 12.3 أو أحدث) أو Windows (10 Build 20348 أو أحدث). انقر على تسجيل قبل أن تبدأ العملية. هل لديك بالفعل تسجيل للعملية؟ قم برفعه بدلاً من ذلك.

الخطوة 2: نفذ العملية بشكل طبيعي قم بتنفيذ سير العمل بوتيرة طبيعية. تنقل عبر القوائم، واملأ الحقول، وتجول بين الشاشات. لا تحتاج إلى الإبطاء أو شرح أي شيء أثناء قيامك بذلك. Clevera يلتقط كل شيء.

الخطوة 3: أوقف التسجيل عند اكتمال العملية انقر على إيقاف. يرسل Clevera البيانات المسجلة، بما في ذلك تفاعلات الشاشة، وحركات الماوس، وسياق التطبيق، إلى خط معالجة الذكاء الاصطناعي الخاص به.

الخطوة 4: راجع الوثائق التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي في غضون دقائق قليلة، ينتج Clevera مخرجين:

• فيديو تعليمي مروي مع تعليق صوتي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي ومتزامن مع كل خطوة
• دليل مكتوب ومنظم يحتوي على خطوات مرقمة، ولقطات شاشة تم اختيارها تلقائياً، وعناوين للأقسام

راجع كلاهما في محرر Clevera. يتم تشغيل الفيديو في محرر المخطط الزمني. وتفتح المقالة في محرر الكتل الشبيه بـ Notion.

الخطوة 5: قم بالتحرير عند الحاجة عادة ما تكون الوثائق التي تم إنشاؤها دقيقة، لكنك سترغب في مراجعتها. أضف ملاحظة حول خطأ شائع في الخطوة 4. أعد صياغة خطوة غامضة قليلاً. اطلب من الذكاء الاصطناعي إضافة تنبيه لإجراء قد يكون مدمراً. هذه التعديلات تستغرق دقائق.

الخطوة 6: النشر انشر إلى مركز مساعدة Clevera، أو قم بالتصدير إلى Markdown أو HTML، أو في خطة Pro وما فوق، انشر مباشرة إلى Notion، وConfluence، وGitHub، وHelp Scout Docs ومنصات أخرى. يتم تضمين الفيديو في أعلى المقالة.

أنواع عمليات البرمجيات التي تناسبها هذه الأداة بشكل أفضل#

سير العمل متعدد الخطوات في منتجات SaaS. إعداد عمليات التكامل، وتكوين أذونات المستخدم، وإنشاء المحتوى ونشره، وتشغيل التقارير. أي شيء يتضمن سلسلة من الخطوات في واجهة المستخدم.

عمليات الإدارة وتكنولوجيا المعلومات. توفير حسابات المستخدمين، وتكوين إعدادات النظام، وتنفيذ مهام الصيانة. غالباً ما تكون هذه العمليات غير موثقة بشكل كافٍ لأنها تتم فقط في بعض الأحيان، مما يجعلها بالضبط نوع العمليات التي تستفيد أكثر من التوثيق.

تدفقات تأهيل العملاء. وثق الخطوات التي يحتاج العميل الجديد لاتخاذها للحصول على قيمة من منتجك. حافظ على تحديث الوثائق عن طريق إعادة التسجيل عند تغير التدفق.

عمليات الفريق الداخلي. سير عمل الموارد البشرية، وموافقات المالية، وعمليات المبيعات في نظام CRM الخاص بك. أي عملية تعتمد على البرمجيات يحتاج عضو الفريق الجديد إلى تعلمها.

الحفاظ على تحديث وثائق العمليات التلقائية#

أكبر ميزة للتوثيق القائم على التسجيل ليست مجرد الإنشاء الأولي. بل مدى سهولة التحديث.

مع التوثيق التقليدي، يعني التحديث فتح المقالة، والعثور على الخطوات التي تغيرت، وإعادة كتابتها، والتقاط لقطات شاشة جديدة، واستبدال القديمة، والنشر. مع Clevera، يعني التحديث إعادة تسجيل الخطوات المتغيرة، وهو ما يستغرق بضع دقائق، ثم إنشاء الوثائق الجديدة، والنشر.

تتولى ميزة LiveSync في Clevera عملية التوزيع. تظهر مقاطع الفيديو المحدثة في كل مكان تم تضمينها فيه، دون الحاجة إلى استبدال الملفات يدوياً. إذا لم يتغير شيء على الشاشة، مثل ملاحظة سياسة أو سياق إضافي، يمكنك تعديل التعليق الصوتي ونص المقالة دون إعادة التسجيل.

هذا يجعل من الواقعي الحفاظ على إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) وأدلة العمليات الخاصة بك محدثة مع كل تحديث للمنتج، وليس فقط التحديثات الرئيسية.

لماذا يتفوق التسجيل على الكتابة في توثيق العمليات#

كتابة عملية من الذاكرة أبطأ وأقل دقة من تسجيلها. ستنسى خطوة ما. ستتخطى خطوة بدت واضحة. ستستخدم مصطلحات مختلفة قليلاً عما يظهر على الشاشة.

يلتقط التسجيل ما يحدث فعلياً. التوثيق التلقائي للعمليات المبني من التسجيلات أكثر دقة من الوثائق المكتوبة يدوياً لأنه لا يعتمد على ذاكرة أي شخص أو تفسيره.

وينطبق الشيء نفسه على طلب كتابة إجراء تشغيل قياسي (SOP) من ذكاء اصطناعي عام. فهو يكتب بناءً على وصفك، بما في ذلك الخطوات التي تركتها لأنها بدت واضحة. تلك هي بالضبط الخطوات التي يعلق عندها الموظف الجديد.

ما الذي يجب البحث عنه في أداة توثيق العمليات#

• تتعلم من شاشتك، لا من وصفك. الالتقاط يتفوق على كتابة الخطوات.
• مخرجات منظمة. خطوات مرقمة مع لقطات شاشة، وليس نصاً أو جداراً من الفقرات.
• فيديو ودليل مكتوب من تسجيل واحد. بعض الناس يشاهدون، والبعض يقرأون بسرعة؛ القيام بهما بشكل منفصل يضاعف العمل.
• تحرير حقيقي. سترغب في إضافة تحذيرات، وإعادة صياغة الخطوات، وتصحيح المصطلحات في محرر مناسب.
• النشر حيث يقرأ فريقك. تحقق من المنصات التي تنشر إليها، وعلى أي خطة.
• مسار تحديث سريع. عندما تتغير العملية، يجب أن تستغرق إعادة إنشاء الدليل نفس وقت تسجيله في المرة الأولى، وليس أطول.

بالنسبة للفرق التي تتطلع إلى بناء سير عمل كامل لـ مولد SOP بالذكاء الاصطناعي، بما في ذلك التحكم في الإصدار، ومراجعة الفريق، والنشر بلغات متعددة، يغطي هذا الركن الصورة الكاملة. لمزيد من المعلومات حول أفضل برامج SOP بالذكاء الاصطناعي المتاحة حالياً، تقارن تلك القائمة الخيارات الرئيسية.

ابدأ بالعملية التي يُسأل عنها فريقك أكثر من غيرها. سجلها مرة واحدة. دع Clevera يوثقها. انشرها قبل نهاية اليوم.