مولد أدلة الخطوات التفصيلية المجاني

ما هو دليل الخطوات التفصيلية؟

دليل الخطوات التفصيلية هو مجموعة قصيرة من التعليمات المرقمة التي تأخذ الشخص من بداية المهمة إلى نتيجة نهائية واضحة، خطوة واحدة في كل مرة. يقوم مولد أدلة الخطوات التفصيلية بكتابة هذه القائمة لك بناءً على وصف بسيط للمهمة، لتبدأ بمسودة بدلاً من صفحة فارغة.

تجيب الأدلة مثل هذه على أسئلة "كيف أقوم بـ...؟": كيفية تصدير تقرير، أو إعادة تعيين كلمة مرور، أو إعداد جدول محوري. وهي أكثر تركيزاً من الدليل الشامل وأقل رسمية من إجراءات التشغيل القياسية (SOP). دليل واحد، مهمة واحدة.

ما الذي يتضمنه دليل الإرشادات الجيد

سواء كنت تستخدم مولد أدلة إرشادية أو تكتبه بنفسك، فإن العناصر نفسها تجعل التعليمات سهلة المتابعة:

• عنوان قائم على المهمة: "إنشاء جدول محوري في جداول بيانات Google"، وليس "الجداول المحورية".
• سطر واحد من السياق: ما الذي سيحصل عليه القارئ عند الانتهاء، ولمن هذا الدليل.
• قبل البدء: الوصول أو الملفات أو الإعدادات التي يحتاجونها أولاً.
• خطوات مرقمة: إجراء واحد لكل خطوة، بالترتيب الذي تحدث به، مع تسمية الزر أو القائمة بدقة.
• النتائج المتوقعة: ما يجب أن يروه بعد خطوة تغير الشاشة.
• نصائح وإصلاحات: الأمر أو الأمران اللذان يسببان مشاكل عادةً، وما يجب فعله.

دليل خطوات تفصيلية، أم إجراء تشغيل قياسي (SOP)، أم دليل مستخدم؟

اختر المستند بناءً على حجم المحتوى الذي يجب تغطيته.

مثال قصير للخطوات التفصيلية

من "إنشاء جدول محوري يجمع المبيعات حسب المنطقة في جداول بيانات Google"، يمكن لمولد التعليمات التفصيلية كتابة:

1. حدد أي خلية داخل بيانات المبيعات الخاصة بك.
2. انقر على إدراج ثم جدول محوري.
3. اختر ورقة جديدة وانقر على إنشاء.
4. في المحرر، أضف المنطقة تحت الصفوف.
5. أضف المبيعات تحت القيم وحافظ على المجموع (SUM). تظهر الآن كل منطقة إجمالي مبيعاتها.

كيفية الحصول على خطوات أفضل من المولد

كلما كان وصفك أكثر تحديداً، كانت المسودة أقرب للمهمة الحقيقية. حدد نقطة البداية ("من ورقة المبيعات")، والنتيجة النهائية ("مرتبة بحيث يكون الشهر الأفضل في الأعلى") وأي خيار يجب على القارئ اتخاذه. املأ حقل البرنامج حتى تستخدم الخطوات قوائم ذلك التطبيق، وحقل الجمهور حتى تناسب الصياغة المستخدمين: الدليل الموجه للموظفين الجدد يشرح تفاصيل أكثر من الموجه للمديرين. إذا كانت المسودة الأولى عامة جداً، أضف تفصيلاً وأعد المحاولة.

كيفية كتابة تعليمات يمكن للناس اتباعها

ابدأ كل خطوة بفعل

"انقر"، "حدد"، "اكتب"، "احفظ". الفعل في البداية يخبر القارئ بالضبط بما يجب فعله ويجعل القائمة سهلة القراءة.

استخدم كلمات الواجهة نفسها

سمِّ الأزرار والقوائم تماماً كما تظهر على الشاشة، واجعلها بخط عريض. إذا كانت التسمية تقول "جدول محوري"، لا تكتب "جدول ملخص".

التزم بمهمة واحدة

إذا زاد الدليل عن عشر أو اثنتي عشرة خطوة، فهو عادةً مهمتان. قسمه واربط الأدلة ببعضها البعض.

أضف مرئيات لمهام البرامج

لقطة شاشة أو فيديو قصير للشاشة الحقيقية يجيب على سؤال "أين ذلك الزر؟" قبل أن يضطر أحد للسؤال.

الأخطاء الشائعة في أدلة الخطوات التفصيلية

• الكتابة من الذاكرة، مما يؤدي إلى فقدان نقرة أو إعداد.
• حشر عدة إجراءات في خطوة واحدة، مثل "افتح الإعدادات، وقم بتمكين المزامنة، واحفظ".
• تخطي ما يجب أن يراه القارئ، بحيث لا يمكنهم معرفة ما إذا كانت الخطوة قد نجحت.
• ترك الدليل قديماً بعد تغيير البرنامج لقوائمه.

المولد لا يرى شاشتك، لذا تعامل مع خطواته كمسودة: نفذ المهمة مرة واحدة وأصلح أي تسمية أو خطوة تختلف في إصدار البرنامج الخاص بك.